Проблемы при переходе на электронный документооборот

Бывает, что контрагенты просят продублировать первичку, как только узнают, что компания подключилась к электронному документообороту. Иногда запрашивают документы с начала года. Аргументируют тем, что бумажные экземпляры потерялись в дороге. Бухгалтерии проще обратиться к коллегам-бухгалтерам, чем разыскивать оригиналы. Читайте, чем в таком случае рискуют компании.

Налоговики не видят противоречий в том, что стороны сделки оформили документ на бумажном носителе и в электронном виде. Но при условии, что все сведения в них идентичны. Это нам сообщили в ФНС. Но если электронный документ выставили позднее бумажного, добиться полного соответствия невозможно. Даты будут отличаться.

В ФСБУ 27/2021 теперь есть определение для термина «дата составления первичного учетного документа». Это дата, когда все ответственные лица его подписали (п. 8 ФСБУ 27/2021, утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н). Новое ФСБУ вступает в силу только в следующем году. Но таким подходом пользовались и раньше. Например, Минфин указал, что датой передачи работ или услуг считают день, когда акт подписали обе стороны договора (письмо от 07.03.2019 № 03-07-14/14948).

В акте, который выставляют по ЭДО, обычно зафиксированы все даты. В том числе и та, когда каждая из сторон подписала этот документ. С бумажными актами практика другая. На бумаге редко проставляют дату подписи. В таком случае считается, что документ подписан в день, который указан в акте. Выходит, что бумажный и электронный документы будут отличаться. В этом и заключается основная опасность.

У исполнителя может возникнуть спор с заказчиком о фактической дате приема работ или услуг. Ведь будет два документа с разными датами. Кроме того, возможны споры с налоговиками о дате признания дохода. Но основные налоговые риски ложатся на заказчика.

От даты подписания акта может зависеть момент признания расходов. Например, услуги, которые относятся к материальным расходам, признают на дату подписания акта (п. 2 ст. 272 НК). А значит, возможны споры с проверяющими.

Кроме того, акты за год, подписанные в один день, вызовут подозрения. Проверяющие могут усомниться в реальности сделки. А этот факт может стать весомым аргументом в пользу налоговиков.