Обновите регистры по НДФЛ и взносам
Рассказываем, что вам поменять в регистрах, в которых ведете учет НДФЛ и страховых взносов. Из-за изменений 2023 года формы обоих регистров теперь новые. Узнайте, что предусмотреть в документах. Помогут готовые образцы и короткие подсказки.
Новая форма регистра по НДФЛ
Важная деталь
Удерживать НДФЛ сейчас надо при каждой выдаче зарплаты, а перечислять раз в месяц до 28-го числа.
Все компании, которые выплачивают доходы физлицам, обязаны вести регистры по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК). Утвержденного бланка нет. Организации разрабатывают его самостоятельно. Налоговые регистры пригодятся вам, чтобы правильно составлять расчеты 6-НДФЛ. Вести регистры необходимо по каждому физлицу нарастающим итогом с начала года.
С января заработали новые правила по НДФЛ, из-за которых понадобится внести изменения в регистр. Налог теперь нужно платить раз в месяц по итогам расчетного периода. Причем такой период не равен календарному месяцу. Всего периодов 13: 11 интервалов с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего плюс два особых периода — с 1 по 22 января и с 23 по 31 декабря. Кроме того, удерживать налог сейчас нужно при каждой выплате зарплаты, в том числе и за первую половину месяца, то есть с аванса.
Что предусмотреть в регистре. Показывайте налог, удержанный при каждой выплате: с аванса и итоговой зарплаты. Можете больше не отражать в регистре реквизиты платежек на уплату налога. Но будет удобнее, если укажете удержанный налог. Помимо этого предусмотрите в форме регистра возможность отражать доходы, которые облагаются по разным ставкам. Например, если сотрудник получает доходы свыше 5 млн руб.
В остальном правила не поменялись. Отразите в регистре доходы физлиц по каждому коду и по каждой дате выплаты, а также вычеты, которые предоставили за месяц и нарастающим итогом с начала года. Учет вычетов ведите по каждому виду и по каждому коду.
Кроме того, отражайте реквизиты уведомлений из налоговой инспекции, на основании которых предоставили имущественный и социальные вычеты, статус налогоплательщика и суммы удержанного НДФЛ. Отдельно покажите излишне удержанный, неудержанный и возвращенный налог.
Доходы, которые не облагаются НДФЛ, в регистре отражать не обязательно. Образец регистра.
Новая форма карточки по учету взносов
Еще по этой теме
Наглядные памятки, чтобы учесть в работе все новые правила по НДФЛ.
По Налоговому кодексу все работодатели обязаны вести регистры по взносам по каждому сотруднику (п. 4 ст. 431 НК). Форму можно разработать самостоятельно. Если у вас уже есть такие карточки, из-за изменений в них понадобится внести исправления.
Теперь не надо делить взносы по видам страхования. Тариф единый — 30 процентов. Лимит по взносам тоже единый — 1 917 000 руб.Ставка взносов сверх этой суммы — 15,1 процента.
Если ваша компания малая или средняя, по полному тарифу облагайте взносами только доходы в пределах МРОТ. В 2023 году это 16 242 руб. На выплаты сверх этой суммы начисляйте взносы по тарифу 15 процентов — как в пределах лимита в 1 917 000 руб., так и на выплаты свыше этой суммы.
Что предусмотреть в карточке. Укажите личные данные работника, ИНН, СНИЛС, вид и реквизиты договора, тарифы и суммы взносов, облагаемые и необлагаемые выплаты, базу в пределах лимита и сверх него. Так вам будет удобнее заполнять отчет. Ведь в разделе 3 расчета по взносам вы отдельно показываете все эти сведения. А карточка учета как раз и нужна, чтобы корректно заполнить этот раздел расчета.
Если ваша компания относится к малым или средним, предусмотрите в карточке отдельные графы для каждого тарифа. Их будет два — 01 и 20. Также будет два кода застрахованного лица — «НР» и «МС». Первый для выплат в пределах МРОТ, второй — свыше МРОТ.
Кроме того, остаются еще взносы на страхование от несчастных случаев, которые по-прежнему не входят в общий тариф, и перечислять их нужно отдельными платежками. Их также стоит включить в общий регистр. Если решили дополнить карточку взносами на страхование на случай травматизма, добавьте строки для этих взносов. Образец карточки.
