В какие отчеты включать физлиц‑подрядчиков и что им выдавать при расторжении договора
С 1 января физлиц, с которыми компания работает по ГПД, во многом приравняли к работникам. Судите сами. СФР ждет от вас данные по каждому договору на выполнение работ или оказание услуг. А при расторжении договора им надо выдавать почти тот же комплект документов, что и штатникам. О том, как по-новому выстроить документооборот вокруг работы с подрядчиками-физлицами, узнаете из статьи.
Форма ЕФС-1 для подрядчиков
Еще по этой теме
Один из разделов отчета ЕФС-1 заменил форму СЗВ-ТД (постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Заполнять ЕФС-1 нужно и на подрядчиков, после того как подпишете или расторгнете договор. Отчитайтесь не позже следующего рабочего дня после подписания договора или его окончания (письмо СФР от 07.02.2023 № 19-02/11195л). Потребуется заполнить титульный лист, раздел 1 с персональными данными и подраздел 1.1 со сведениями о договоре.
Как в подразделе 1.1 ЕФС-1 показать заключение договора ГПХ. В графе 2 укажите дату начала периода работы по договору ГПХ. В графе 3 — код «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ». Графу 5 не заполняйте. В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ. Когда подбираете код для исполнителей по договору ГПХ, ищите должность, обязанности по которой аналогичны работам или услугам исполнителя. После кода ОКЗ в графе 6 укажите код договора. Можете его взять из таблицы ниже.
В графе 8 укажите наименование договора ГПХ. В графе 9 — дату заключения договора в формате ДД.ММ.ГГГГ. В графе 10 приведите номер договора ГПХ, знак «№» не указывайте. Образец 1 ниже.
Как в подразделе 1.1 ЕФС-1 показать окончание договора ГПХ. В графе 2 приведите дату окончания периода работы по договору. В графе 3 — код «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ и код из таблицы. Графу 7 не заполняйте. В графу 8 впишите наименование договора, а в графе 9 укажите дату его прекращения в формате ДД.ММ.ГГГГ. Образец 2 ниже.
Если договор ГПХ подписали в 2022-м, а прекратили в 2023 году, подайте в СФР только сведения о прекращении договора. Дополнительно сообщать о заключении таких договоров не потребуется.
Коды видов договора ГПХ
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
| ДАВТ | Договор авторского заказа |
| ДОИП | Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | Издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе |
Отчет в ФНС вместо СЗВ-М
Включите в ежемесячный отчет сведения о каждом сотруднике, который работал в компании в отчетном месяце (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878). Это физлица, с которыми заключили в том числе гражданско-правовой договор. Покажите в отчете физлиц, с которыми подписали договоры ГПХ:
— о выполнении работ или об оказании услуг;
— авторского заказа;
— об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
— лицензионные.
Если в отчетном месяце подрядчику ничего не начисляли, в отчет его все равно включите. В этом случае в строке 070 в электронном документе проставьте 0 (п. 1.14 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878). Не показывайте в этой строке в том числе и предоплату по договору, ведь она не облагается взносами (письмо Минфина от 23.06.2020 № 03-04-05/54027).
Не включайте в отчет сведения о физлицах, с которыми заключили только договоры купли-продажи, аренды, мены, найма жилого помещения, займа, дарения. Такие физлица не относятся к застрахованным.
На заметку
Как подать отчет ЕФС-1 по работнику, с которым заключили еще и договор ГПХ
В отчете ЕФС-1 отражайте все кадровые мероприятия, которые произойдут с сотрудником в период работы в организации. Например, сотрудника приняли, перевели на другую должность или уволили либо сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой книжки. Если кадровых изменений не было, то форму на этого сотрудника в отчетном месяце не подавайте. Также подайте ЕФС-1, если со штатным работником заключили или прекратили договор ГПХ.
Что выдавать при расторжении ГПД
При прекращении ГПД выдавайте сотрудникам персонифицированные сведения, а также данные о заработке и стаже. Полный список — в таблице ниже.
Какие документы нужно выдать подрядчикам по окончании ГПД
| Документ | Пояснение | Основание |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1 | Подготовьте выписку с реквизитами договоров и периодах работы | Подп. 5 п. 2, п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Подраздел 1.2 раздела 1 отчета ЕФС-1 | Не выдавайте | Подп. 3 п. 2, п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ |
| Раздел 3 отчета РСВ | Подготовьте выписку с данными о подрядчике. Не выдавайте выписки за те периоды, за которые вы уже отчитались | П. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ |
| Персонифицированные сведения для ФНС | Ни в Законе № 27-ФЗ, ни в НК нет прямого требования выдавать этот документ. Безопаснее оформить выписку по подрядчику за тот месяц, за который вы еще не отчитались | П. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 7 ст. 431 НК |
Раздел 3 РСВ. Подготовьте данные только по подрядчику, с которым завершили договор. При этом не выдавайте выписки за те периоды, за которые вы уже отчитались.
Подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1. Выдайте подрядчику сведения о реквизитах договора, а также периодах выполнения работ или оказания услуг (п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Подраздел 1.2 раздела 1 отчета ЕФС1. Подрядчикам выписку из этого подраздела не выдавайте. Подраздел ввели взамен формы СЗВ-СТАЖ, он включает сведения о страховом стаже сотрудников (подп. 3 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Но теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Например, «вредникам», призывникам, тем, кто был в простое или отпуске без сохранения зарплаты (п. 1.6 Порядка, утв. постановлением № 245п).
Персонифицированные сведения. Речь о документе, который формируют вместо СЗВ-М. До 2023 года подрядчикам в день прекращения договора выдавали выписку из СЗВ-М (ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Теперь этот отчет отменили, а новый перенесли из Закона № 27-ФЗ в НК (п. 7 ст. 431 НК). Вопрос, выдавать ли новый документ в 2023 году, до сих пор остается открытым. В Роструде советуют обращаться в ФНС (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 175574 от 01.02.2023). В налоговой службе нам разъяснили, что в НК нет требования выдавать этот документ при увольнении. Мы отправили официальный запрос. Пока вопрос окончательно не прояснится, безопаснее выдавать подрядчику выписку из этого документа.
На заметку
Включать ли в отчеты самозанятых
Отражать в персонифицированных отчетах самозанятых не нужно. Отчеты подают на застрахованных лиц (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878). Самозанятые к ним не относятся, выплаты им по договорам ГПХ взносами не облагаются. На этом же основании не заполняйте по самозанятым подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
