Пять способов экономии на взносах в 2023 году: риски и безопасные решения

Способ 1. Заключать ГПД вместо трудовых договоров

Работодатель сэкономит на страховых взносах, если заключит с ИП или самозанятым гражданско-правовой договор вместо трудового. Ведь предприниматели платят взносы за себя сами. А вознаграждения самозанятых и вовсе освобождены от взносов.

В чем риск. Работать с самозанятыми и ИП не запрещено. Но инспекторы могут выявить признаки трудовых отношений и при наличии доказательств доначислить взносы.

К примеру, работодателя могут заподозрить в незаконном снижении взносов, если в крупном офисе с оборудованными рабочими местами числится небольшое количество штатных сотрудников. В этом случае доказательствами подмены трудовых отношений могут служить пропуска на территорию, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников, графики работы и отпусков.

Как безопаснее. Не используйте в гражданско-правовых договорах формулировки, которые содержат термины трудового права. Например, не пишите «работодатель» вместо «заказчик», «работник» вместо «исполнитель» или «подрядчик» и т. д.

Предусмотрите сдельную оплату и заключайте отдельные договоры на каждый вид работ или услуг. Выплачивайте вознаграждения на основании актов или отчетов. В договоры с самозанятыми включайте условие о выдаче кассовых чеков из приложения «Мой налог».

Проверяйте ИП и самозанятых в сервисе Главбух Контрагенты. Загрузите в сервис договор с самозанятым, чтобы узнать, есть ли в нем опасные формулировки. Если активно сотрудничаете с самозанятыми, изучите правила безопасных расчетов с ними в 2023 году.

Способ 2. Выдавать необлагаемые компенсации

Чтобы уменьшить сумму взносов, работодатели заменяют часть зарплаты или премии сотрудникам необлагаемыми компенсациями. Это могут быть компенсации за разъездной характер работы, за использование личного имущества, надбавка за вахтовый метод работы, суточные и др.

В чем риск. Если планируете заменять выплаты необлагаемыми компенсациями, учитывайте три важных момента, на которые налоговики обратят внимание.

Во-первых, инспекторы проверят, предусмотрена ли компенсация законодательством. Если да, то должны выполняться все условия для освобождения от страховых взносов. Иначе выплату не признают компенсацией.

Во-вторых, порядок выплаты каждой компенсации должен быть закреплен в трудовом или коллективном договоре, локальном акте. Например, для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, требуется определить размер и порядок возмещения, а также перечень работ и должностей (ч. 2 ст. 168.1 ТК).

В-третьих, инспекторы выяснят, есть ли реальные основания для выплаты компенсации. К примеру, необходимость использования личного имущества сотрудника надо будет подтвердить документами. Например, трудовым договором или должностной инструкцией. Если не очевидно, что имущество применяли в служебных целях, скорее всего, придется отстаивать свою позицию в суде.

Как безопаснее. Выдавайте сотрудникам компенсации, только если у вас есть реальные основания для выплаты этих сумм. При этом будьте готовы документально оформить компенсации и подтвердить их обоснованность.

Например, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника должна быть сопоставимой по размеру с платой за аренду подобных активов или суммой месячной амортизации. Также проверьте, чтобы ее размер соответствовал экономически обоснованным затратам по использованию имущества в трудовой деятельности (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 04.12.2019 № Ф09-8556/19).

В случае с компенсацией за разъездную работу придется доказать, что работа действительно предполагает регулярные служебные поездки сотрудника в пределах определенной территории и возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. Как правило, такую работу устанавливают курьерам, водителям, торговым представителям. О различиях командировок и разъездной работы писали здесь →"Главбух" № 17, 2022, стр. 46.

И еще: если все же заменяете часть зарплаты компенсациями, контролируйте оклады сотрудников. Их суммы не должны быть меньше минимально разумных с учетом сферы деятельности, должности и месторасположения компании. Так вы снизите риск претензий со стороны проверяющих.

Способ 3. Платить якобы за аренду личного имущества

Компании заменяют часть зарплаты или премию платой за аренду личного имущества сотрудника. Например, автомобиля, телефона, ноутбука. Ведь на выплаты физлицу по договору аренды страховые взносы не начисляют (п. 4 ст. 420 НК, письмо Минфина от 19.10.2022 № 03-04-06/101306).

В чем риск. Особые подозрения у налоговиков вызывают ситуации, когда работодатели одновременно с заключением договора аренды понижают сотруднику оклад. Кроме того, претензии у проверяющих возникнут, если сотрудник передает имущество в пользование и оказывает при этом услугу. Пример — договор аренды автомобиля с экипажем.

Если четко не разделите оплату услуг и сумму арендной платы, инспекторы признают всю стоимость договора платой за оказание услуг по управлению транспортом и доначислят взносы. И вероятнее всего, суд их поддержит (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 № Ф08-4325/2019).

Как безопаснее. Прежде чем заключать договор аренды, определите размер ежемесячных платежей. Возьмите среднюю величину по арендным ставкам на аналогичное имущество. Это обезопасит от обвинений в том, что цены не рыночные. Отклонения в стоимости аренды оправданы, если у договоров разные сроки действия.

Если оплачиваете сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, подготовьте подтверждающие документы. Когда арендуете автомобиль, фиксируйте все рабочие поездки в путевых листах. К тому же с 1 марта 2023 года путевые листы надо оформлять на обновленном бланке, вот образец →"Главбух" № 5, 2023, стр. 24.

Если в аренду берете телефон или планшет с выходом в интернет, то для признания расходов для налога на прибыль важно оформить сим-карту на организацию.

Способ 4. Выдавать заем и прощать по нему долг

Бывает, что работодатель оформляет выдачу займа вместо выплаты разовой премии сотруднику. Затем прощает долг по займу и начисленным процентам. Тогда доход физлица не облагается страховыми взносами. Ведь их начисляют только на вознаграждения в рамках трудовых отношений или ГПД на выполнение работ или оказание услуг (п. 1, 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В чем риски. ФНС разъясняла, что на сумму прощенного долга по займу не нужно начислять взносы (письма от 26.04.2017 № БС-4-11/8019, от 30.05.2018 № БС-4-11/10449). В то же время Минфин высказывал противоположную позицию: прощенный долг по займу — это выплата в рамках трудовых отношений (письмо от 18.10.2019 № 03-15-06/80212). Так что риск претензий проверяющих исключать нельзя.

Опасно систематически и массово выдавать займы, а затем прощать их. Проверяющие могут заподозрить, что фиктивный заем прикрывает выплату облагаемого дохода сотруднику. Если инспекция докажет, что займы оформили формально, суд ее поддержит (определение Верховного суда от 09.04.2019 № 307-ЭС19-5113).

Как безопаснее. Лучше не писать, что долг по займу прощаете за производственные показатели. Даже если настолько цените профессионализм сотрудника, что готовы простить ему задолженность. В этом случае у инспекторов возникнет основание приравнять прощенный долг к выплатам в рамках трудовых отношений и доначислить взносы.

Способ 5. Начислять выплаты на сотрудника, чьи доходы превышают предельную величину

Чтобы сэкономить на взносах, работодатели начисляют премии для всего коллектива на одного или нескольких сотрудников, зарплата которых превышает предельную величину для расчета взносов. Фактически же премию распределяют между всеми сотрудниками. Это позволяет применять пониженный тариф по взносам.

В чем риск. Если инспекторы подтвердят, что работники получали на руки больше, чем по документам, они доначислят взносы. Ведь неофициальные выплаты в конвертах — это прямое уклонение от уплаты налогов. Распределение зарплаты или премии через одного или нескольких сотрудников имеет все признаки умышленного ухода от налогов. А это уже уголовное преступление.

Недобросовестность работодателя могут подтвердить платежные ведомости, свидетельские показания работников, сведения на компьютерах организации, объявления о вакансиях в интернете и др.