Сколько заплатить за командировку, если сотрудник потратил на поездку личное время
Работник вправе выехать в командировку вечером после работы или в выходной. Это обычная практика. Можно ли считать это время рабочим и как его оплачивать, рассказываем в статье.
В командировку после работы
Выходить на работу в день отъезда в командировку или нет, решается по договоренности с руководством (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Оплата этого дня зависит от того, полный день отработал сотрудник или только его часть. Но в любом случае сотруднику за этот день полагаются суточные.
Сотрудник отработал часть рабочего дня. За работу во время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК). У вас есть два варианта. Первый — выплатить средний заработок за весь день. Второй — разделить выплату на две части: на зарплату и средний заработок. Первый вариант проще, к тому же второй зависит от возможностей вашей бухгалтерской программы.
Сотрудник отработал весь день. Допустим, сотрудник уехал в командировку вечером, до 24 часов текущего дня, полностью отработав день. Тогда за этот день выплатите дневную часть зарплаты. Средний заработок не рассчитывайте. Аналогичным образом поступите и в случае, когда работник вышел на работу в день приезда к началу рабочего дня.
Чтобы не возникло разногласий с проверяющими и сотрудниками, правила расчета выплат для такого случая включите в положение о командировках. Образец 1.
Остается открытым вопрос: полагается ли доплата за ночные и сверхурочные часы, ведь поездка часто выходит за пределы стандартного рабочего времени? Например, сотрудник может отработать вторник и в ночь выехать в командировку, чтобы в среду уже приступить к выполнению служебного задания. Роструд позволяет не доплачивать за это время (ответ на вопрос от 14.05.2021 № 148822 →онлайнинспекция.рф). Однако тогда сотрудники могут через суд потребовать доплату, ведь они тратят на поездку свое личное свободное время. Если не хотите споров, оформить доплаты можно, например, как показано в образце 2.
Другой вариант — заложить доплаты в суточные. Но как к этому отнесутся проверяющие и судьи, предугадать невозможно.
На заметку
Сроки по командировкам подтверждайте по новым правилам
Если у сотрудника нет проездных документов, срок пребывания в командировке подтвердят документы по найму жилья. Например, если он ездил в командировку на собственном автомобиле или на попутной машине (постановление Правительства от 01.03.2023 № 329). Подтвердить проживание работник может договором, кассовым чеком или БСО (абз. 3 п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства № 749). До 1 марта в правилах подтверждения командировок фигурировали такие документы: квитанция (талон) или иной документ, который подтверждает заключение договора. Однако квитанции или талоны гостиницы не выдают с 2021 года.
В командировку в выходной
Если работник уехал в командировку или вернулся из нее в нерабочий день, этот день нужно оплатить как работу в выходной. Так считают и в Минтруде, и в Роструде (письма от 13.10.2017 № 14-2/В-921 и от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110, ответ на вопрос от 14.05.2021 № 148822 →онлайнинспекция.рф). По мнению чиновников, выезд, приезд и нахождение командированного в пути в его законный выходной приравниваются к привлечению к работе в нерабочие дни. Поскольку это время он не может использовать по своему усмотрению. Но если сотрудник просто находился в командировке в свой выходной и при этом не работал, дополнительная оплата ему не положена (ответ Роструда на вопрос от 20.04.2021 № 147795 →онлайнинспекция.рф).
Работу в выходные во время командировки чиновники предлагают оплачивать аналогично расчету зарплаты за такие дни (п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства № 749). День вылета домой, например в субботу 6 мая, нужно оплатить по правилам статьи 153 ТК. То есть как минимум в двойном размере. Как вариант — предоставить сотруднику другой день отдыха.
Позиция неоднозначная. С одной стороны, сотрудники действительно тратят на дорогу свое свободное время. С другой — в пути они не работают, а просто едут. Странно доплачивать, например, за время, когда работник спит в поезде. ТК не обязывает оплачивать выходные дни, проведенные в пути. Средний заработок полагается только за рабочие дни командировки. Поэтому самый простой вариант — включить все эти неудобства в суточные. Компания вправе предусмотреть повышенный размер суточных для дней в пути.
Однако, если дело дойдет до суда, работник может выиграть спор. Есть судебные решения, в которых судьи соглашаются с Минтрудом (определения Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 23.06.2020 по делу № 88-12493/2020, Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 18.07.2022 по делу № 88-13020/2022). Судьи указывают, что время поездки по распоряжению работодателя следует считать рабочим временем, в котором сотрудник исполняет свои обязанности, в том числе связанные с командировкой.
Если хотите этого избежать, закрепите порядок оплаты во внутреннем положении о командировках. Возможная формулировка — в образце 3.
Чтобы не приходилось спорить с командированными сотрудниками насчет оплаты, по возможности не посылайте их в служебные поездки в выходные дни, а также минимизируйте время в пути. Например, не отправляйте работника в поездку на поезде, если есть возможность взять авиабилет.
за правильный ответ
Удержали алименты дважды — возможен ли зачет?
У нас есть сотрудник-алиментщик. Произошла техническая ошибка, и мы удержали алименты из его зарплаты за апрель два раза. Теперь думаем, как исправить ситуацию. Можно ли просто не удерживать алименты из его майской зарплаты, ведь получателю эти деньги уже поступили, просто авансом?
Нет, нельзя. Во-первых, когда есть исполнительный документ, вы не вправе отказаться от удержания алиментов, других платежей или долгов работника (п. 3 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). При этом надо выдерживать ту периодичность удержания, которую приставы предусмотрели для конкретного сотрудника. Например, если они установили, что удерживать алименты из дохода работника надо ежемесячно, работодатель обязан следовать этому порядку.
Во-вторых, алименты не могут быть зачтены другими встречными требованиями (ст. 116 СК). Это означает, что у компании не получится сделать зачет алиментов за май суммой, которую излишне удержали из апрельской зарплаты работника.
Все, что вы сейчас можете и должны сделать, — это вернуть сотруднику излишне удержанную сумму, чтобы избежать трудового конфликта, разбирательств в суде и возможных претензий трудинспекции. Возвращайте лишние алименты из денег компании или взыщите деньги с виновного сотрудника (ст. 248 ТК). Например, с бухгалтера-расчетчика, который допустил ошибку при удержании алиментов, если его вина доказана.
Другой вариант — действовать через получателя алиментов. Не исключено, что этот человек согласится вернуть лишние алименты напрямую сотруднику и вопрос будет решен. Но принуждать к этому получателя нельзя: по закону он не обязан возвращать ошибочно полученные деньги (п. 3 ст. 1109 ГК).
Отпуск сотрудника вдруг сорвался: что с оплатой, НДФЛ и взносами
В статье — подсказки на случай, если сотрудник собирался в отпуск, но что-то пошло не так и отдых пришлось отложить. Как быть с сорвавшимся отпуском: продлить или перенести? А что с отпускными, НДФЛ и взносами: есть ли особенности? На эти и другие вопросы ответила эксперт по зарплате Елена Воробьева во время вебинара «Главбуха». А мы подготовили статью по ее выступлению.
ЕЛЕНА ВОРОБЬЕВА — кандидат экономических наук, налоговый консультант, член научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов. Проводит популярные вебинары и семинары по взносам, НДФЛ и зарплате. Активно сотрудничает с профессиональными изданиями, пишет статьи и книги в помощь бухгалтерам.
Что безопаснее сделать с отпуском: продлить или перенести
Бывают такие ситуации, когда оплачиваемый отпуск нужно продлить или перенести (ст. 124 ТК). Рассмотрим, какой вариант лучше выбрать и как правильно оформить.
Продление ежегодного оплачиваемого отпуска, если он по какой-то причине прервался, в приоритете. Но решение о продлении или переносе отпуска прежде всего лежит на работодателе. Именно он знает, как будет лучше для компании.
Когда отпуск продлевают. Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск, если во время него сотрудник:
— заболел;
— был направлен на военные сборы (Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ);
— работал в качестве члена избирательной комиссии (Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ);
— участвовал в судебном заседании в качестве присяжного заседателя (Федеральный закон от 20.08.2004 № 113-ФЗ).
Продление отпуска возможно и в других случаях, предусмотренных законодательством. А работодатель своим локальным актом вправе установить и иные основания для продления или переноса отпуска, но на практике это встречается редко.
Когда отпуск переносят. Может оказаться, что продление отпуска мешает производственному процессу и нормальной работе компании. В таком случае работодатель вправе перенести неиспользованную часть отпуска на другой срок. При этом решение о переносе работодатель принимает самостоятельно. Но стоит помнить, что новый срок обязательно надо согласовать с работником.
Требовать переноса отпуска вправе и работник, например, если его предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала или несвоевременно выплатили отпускные.
Сотрудник может также просить перенести даты, если во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел или исполнял государственные обязанности, но работодатель давать на это разрешение уже не обязан (ст. 124 ТК, определение Липецкого областного суда от 29.01.2014 по делу № 33-234/2014).
Перенос отпуска допустим и в других случаях, которые предусмотрены законом или локальными актами компании. Например, если сотрудник относится к льготной категории.
Не забывайте, что несовершеннолетним работникам, а также занятым на работах с вредными или опасными условиями труда отпуск должен быть предоставлен в границах их рабочего года. Отпуск других работников можно перенести и на следующий рабочий год, если это необходимо для обеспечения бесперебойной работы компании (ст. 124 ТК).
В обоих случаях — как при продлении, так и при переносе отпуска — необходимо издать приказ. В нем приведите срок продления отпуска или даты, на которые его переносите. С приказом надо ознакомить сотрудника под подпись.
На заметку
Можно ли отступить от утвержденного графика отпусков
График отпусков — локальный нормативный акт компании. Причем он обязателен как для работодателя, так и для сотрудника. График надо утвердить приказом и ознакомить с ним сотрудников не позднее чем за две недели до начала календарного года.
Есть категории работников, которые вправе уходить в отпуск и вне графика в удобное время. Это, к примеру, женщины перед декретным отпуском, сотрудники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них меньше 14 лет, несовершеннолетние работники (ст. 260, 262.2, 267 ТК). В некоторых случаях утвержденный график можно менять и по инициативе работодателя. Так делают, например, когда уход сотрудника в отпуск может привести к неблагоприятной ситуации в организации. Сейчас такая ситуация может сложиться на предприятиях оборонно-промышленного комплекса.
Порядок изменения дат отпуска в графике законодательно не закреплен. Но Минтруд рекомендует издать приказ о переносе отпуска на другой срок. Основанием будет заявление работника или уведомление работодателя с согласием сотрудника.
Как быть с НДФЛ и взносами
С 2023 года датой получения дохода для удержания НДФЛ считают день фактической выплаты денег. Ни вид дохода, ни дата его начисления роли не играют. Налог надо исчислить и удержать с каждой выплаты. Перечислить удержанный НДФЛ можно один раз в месяц — в единый для НДФЛ срок. Страховые взносы начисляют в обычном порядке — за месяц, в котором начислены сами отпускные. Период отпуска не важен, даже если он полностью или частично приходится на другой месяц.
Может случиться так, что работник заболеет после получения отпускных, но до начала отпуска. Отпуск по общему правилу надо перенести. Но удержать из зарплаты сотрудника излишне выплаченные отпускные работодатель не имеет права. В трудовом законодательстве приведен закрытый перечень оснований для удержаний, и рассматриваемый случай в него не входит (ст. 137 ТК).
Допустимы два варианта. Излишне выплаченные суммы можно зачесть в счет оплаты отпуска, который будет предоставлен в более поздний срок. Либо работник вправе подать заявление с просьбой зачесть уже полученные суммы в счет ближайшей зарплаты. Поскольку это волеизъявление работника, никаких ограничений нет.
НДФЛ и страховые взносы в любой ситуации рассчитайте и перечислите в бюджет в общеустановленном порядке — в соответствии с первоначальными датами начисления и выплаты. Ведь фактически деньги работник уже получил, и они находятся в его распоряжении.
На заметку
Сроки уплаты НДФЛ и страховых взносов с отпускных общие
НДФЛ, исчисленный и удержанный с отпускных, выплаченных с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца, надо заплатить не позднее 28-го числа текущего месяца. С 2023 года это общий срок для любого НДФЛ.
Страховые взносы подлежат уплате не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены отпускные.
