Кого из физлиц выгоднее нанять. Четыре памятки и сравнительная таблица
Подготовили памятки по оформлению отношений с разными физлицами, с которыми обычно сотрудничают компании. Подсматривайте в них, когда надо решить, кого компании не хватает в данный момент: обычного сотрудника, подрядчика, самозанятого или ИП. Сравнительная таблица в конце статьи поможет быстро принять решение.
Памятка 1. Гражданско-правовой договор с физлицом
|
Расходы на исполнителя помимо вознаграждения
1. Страховые взносы: для большинства компаний — 30 процентов от дохода, если за 2023 год выплаты составили меньше 1 917 000 руб., + 15,1 процента с выплат сверх этой суммы. 2. Взносы на травматизм: если в договоре есть такая обязанность компании. 3. Оплата первых трех дней больничного. |
|
Отчеты, которые надо сдавать за исполнителя
1. Отдельные разделы ЕФС-1 в СФР. 2. РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах в ИФНС. 3. Уведомление о заключении договора с бывшим госслужащим, если цена договора выше 100 000 руб. Подавайте уведомление по месту бывшей службы исполнителя. 4. Уведомления в МВД о заключении и прекращении ГПД с иностранцем. |
|
Налоговые риски
1. Налоговики могут оштрафовать на сумму до 100 000 руб., а также доначислить взносы на травматизм, если отношения признают трудовыми. 2. Компания может получить штраф, если исполнитель находится за границей свыше 183 календарных дней в течение 12 месяцев, а организация не удерживает НДФЛ по ставке 30 процентов (п. 1 ст. 123 НК). |
Памятка 2. Трудовой договор с работником
|
|
Расходы на работника помимо оплаты труда
1. Страховые взносы: 30 процентов от дохода, если за 2023 год выплаты составили меньше 1 917 000 руб., + 15,1 процента с выплат сверх этой суммы. Для некоторых организаций действуют льготные тарифы. Например, компании из реестра МСП платят взносы по тарифу 15 процентов с суммы, которая превышает федеральный МРОТ. ИТ-компании могут применять пониженный тариф по страховым взносам — 7,6 процента. 2. Взносы на травматизм: 0,2—8,5 процента от дохода в зависимости от класса профриска компании. Для работников с инвалидностью взносы на травматизм начисляют по льготной ставке — 60 процентов от тарифа. 3. Оплата первых трех дней больничного. 4. Расходы на оборудование для работы, спецоценку рабочего места, закупку СИЗ, обучение по охране труда, профессиональную переподготовку и пр. |
|
|
Отчеты, которые надо сдавать за сотрудника
1. ЕФС-1 в СФР. 2. РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах в ИФНС. 3. Статотчетность, если работодатель попал в выборку Росстата. Перечень форм в Росстат может различаться в зависимости от деятельности компании, организационно-правовой формы, принадлежности к субъектам малого бизнеса и пр. Узнать, какие отчеты должна сдавать ваша организация, можно на сайте Росстата. 4. Отчеты в военкомат. 5. Сведения в Центр занятости о вакансиях, введении неполного рабочего времени или простое, квотах для инвалидов, банкротстве или ликвидации компании, а также о введении дистанционного режима работы, если это может повлечь массовое увольнение сотрудников. 6. Уведомление о заключении договора с бывшим госслужащим. Подавайте уведомление по месту бывшей службы сотрудника. 7. Уведомления в МВД о приеме и увольнении иностранцев. |
|
|
Налоговые риски
1. Инспекторы могут оштрафовать компанию, если выяснится, что дистанционный работник находится за границей свыше 183 календарных дней в течение 12 месяцев, а компания не удерживает НДФЛ по повышенной ставке 30 процентов (п. 1 ст. 123 НК). 2. Возможны споры об учете выплат работникам в налоговых расходах, а также о начислении взносов. |
Памятка 3. Гражданско-правовой договор с самозанятым
|
|
Расходы на самозанятого помимо вознаграждения
Компания не платит НДФЛ и взносы, если самозанятый выдал чек. |
|
|
Отчетность, которую надо сдавать за самозанятого
1. Уведомление о заключении договора с бывшим госслужащим, если цена договора выше 100 000 руб. Подавайте уведомление по месту бывшей службы самозанятого. 2. Уведомления в МВД о заключении и прекращении ГПД с иностранцем. |
|
|
Налоговые риски
1. Риск, что отношения признают трудовыми. В таком случае компании придется уплатить НДФЛ, взносы, а также пени и штрафы. 2. Налоговики могут доначислить НДФЛ и взносы, если самозанятый утратит статус, а компания об этом не узнает либо если исполнитель не выдаст чек. |
Памятка 4. Гражданско-правовой договор с предпринимателем
|
|
Расходы на ИП помимо вознаграждения
Отсутствуют. |
|
|
Отчетность, которую надо сдавать за ИП
Отсутствует. |
|
|
Налоговые риски
1. Риск, что отношения признают трудовыми. 2. Компании могут отказать в вычетах НДС, если у ИП нет ресурсов, чтобы исполнить сделку. 3. СФР переквалифицирует договор с ИП в сделку с обычным физлицом, потребует НДФЛ и взносы, если бизнесмен утратит статус ИП в период действия договора. 4. Налоговики могут доначислить налоги и взносы, если компания заключит с ИП договор на вид деятельности, которым он не занимается по ЕГРИП (письмо Минфина от 12.01.2022 № 03-04-06/824). 5. Инспекторы могут доначислить налоги, если ИП — взаимозависимое лицо с компанией, а цена договора значительно отличается от рыночной. |
С кем из физлиц выгоднее сотрудничать
| Работник | Физлицо без особого статуса | Самозанятый | ИП | |
|---|---|---|---|---|
| Налоги и взносы | Страховые взносы. Взносы на травматизм. Оплата первых трех дней больничного | Страховые взносы. Взносы на травматизм, если по ГПД есть такая обязанность. Оплата первых трех дней больничного | Не нужно платить НДФЛ и взносы, если самозанятый выдал чек | Не нужно платить НДФЛ и взносы |
| Отчетность | Отчеты в СФР, ИФНС, Росстат, Центр занятости, военкомат. Для иностранцев — уведомление в МВД. Для госслужащих — уведомление работодателю по месту бывшей службы | Отчеты в СФР и ИФНС. Для иностранцев — уведомление в МВД. Для госслужащих — уведомление работодателю по месту бывшей службы | Минимум отчетности. Только если самозанятый — иностранец или бывший госслужащий | Не нужно оформлять отчетность |
| Вознаграждение | Зарплата должна быть не ниже МРОТ. Повышенная оплата за работу сверхурочно, ночью, в выходные и праздники. Надбавки, доплаты, премии, предусмотренные трудовым договором | Нет ограничений по вознаграждению | Нет ограничений по вознаграждению | Нет ограничений по вознаграждению |
| Отпуск | Расходы на отпуск и другие гарантии по ТК | — | — | — |
| Рабочее место и охрана труда | Расходы на организацию рабочего места и охрану труда | — | — | — |
| Ответственность | Работник возмещает ущерб в размере среднего заработка, а в полном размере только в специально оговоренных в законе случаях | Исполнитель обязан возместить компании ущерб и упущенную выгоду в полном объеме, если в договоре не указано иное | Самозанятый обязан возместить компании ущерб и упущенную выгоду в полном объеме, если в договоре не указано иное | ИП обязан возместить компании ущерб и упущенную выгоду в полном объеме, если в договоре не указано иное |
| Ограничения | Нельзя заключить трудовой договор с лицами, у которых есть запрет занимать определенные должности. Например, ИП-банкрот не может занимать руководящие должности в компаниях в течение пяти лет | Договор нельзя заключать, если для деятельности по договору нужна лицензия. Лицензию могут оформить только юрлица и ИП | Договор нельзя заключить: — с экс-работником в течение двух лет после увольнения; — в случаях из части 2 статьи 4 и части 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ; — если деятельность предполагает наличие лицензии | Договор с ИП безопаснее заключать только по видам деятельности, которыми ИП занимается согласно ЕГРИП |
Ведем документы по охране труда в электронном виде. Так можно?
Чем рискуете: в электронном виде нельзя вести журналы инструктажей по охране труда. Компанию могут оштрафовать на 80 000 руб. Но риск получить такой штраф пока минимальный.
Ваши коллеги в бухгалтерских чатах интересуются: можно ли вести журнал инструктажей по охране труда в цифровом виде? При условии что у сотрудников есть электронная подпись в рамках ЭКДО. Давайте разберемся.
Еще по этой теме
Можно ли отправлять расчетные листки по электронке — мнения чиновников и юристов.
Перевести в электронный вид можно все документы по охране труда, кроме журналов инструктажей. К ним правила электронного документооборота не применяют (ч. 1, 3 ст. 22.1 ТК). Не важно, есть у сотрудников электронная подпись или нет. Поэтому фиксируйте факт того, что провели инструктаж по охране труда, записью в журнале с личными подписями инструктируемого и инструктирующего. Такого же мнения придерживаются специалисты Роструда (ответ на вопрос от 22.03.2023 № 178122 →онлайнинспекция.рф).
Все остальные документы по охране труда можно смело перевести в цифровой формат. Среди них приказы о назначении ответственных по охране труда, программы обучения, положения, инструкции и др. Работодатель подписывает такие документы усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. А сотрудник вправе подписывать их простой или усиленной ЭП (ч. 1—7 ст. 22.3 ТК).
За нарушение правил ведения журналов инструктажей по охране труда работодателю грозит административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП). Для компаний штраф составит от 50 000 до 80 000 руб., для ИП — от 2000 до 5000 руб.
Однако вероятность того, что трудинспекторы в этом году выпишут штраф, минимальна. Ведь плановые проверки касаются компаний высокого и чрезвычайно высокого риска. Внеплановые проверки проводят при угрозе причинения вреда жизни и здоровью. А при профилактическом визите проверяющие проведут беседу и попросят устранить нарушения.
за правильный ответ
Майские расчеты с работниками: что меняется из‑за праздников
- 1Правила для аванса за май стандартные, но есть особенности
- И при чем здесь ваша бухгалтерская программа
- 2При расчете аванса учтите отпуска и командировки
- Сколько приходится на аванс, а сколько на зарплату
- 3Если сотрудник работал в праздники, при расчете аванса доплату не учитывайте
- Включите эти выплаты в расчет за май
- 4Аванс новичку определяйте с даты трудоустройства
- Перечислите его в срок, который установлен в компании
В 2023 году вести учет дней, которые отработали сотрудники, стало еще важнее, поскольку фактически у компаний остался только один способ расчета аванса. Из-за этого выплата за первую половину месяца всегда разная. К этому непросто приспособиться не только работникам, но и бухгалтеру. Сориентироваться помогут наши примеры. Покажем, как майские праздники, отпуска, командировки и другие ситуации влияют на расчет аванса и зарплаты за вторую половину месяца.
Авансовый способ не запрещен, но применять его непросто
До 2023 года бухгалтеры использовали два способа расчета выплаты за первую часть месяца. Первый способ — авансовый. Работнику выплачивали, например, 50 процентов от оклада. Второй способ — расчетный. В этом случае считали именно зарплату, только за первую половину месяца, исходя из числа отработанных дней.
Важная деталь
По умолчанию первая половина месяца — это период с 1-го по 15-е число включительно.
В 2023 году по-прежнему можно применять любой из способов. Просто теперь удерживать НДФЛ надо с каждой выплаты, в том числе с суммы за первую половину месяца. Покажем разницу на цифрах.
Пример 1. Расчет аванса двумя способами
Изменения в НК не поменяли правила ТК. Аванс в размере процента от зарплаты по-прежнему не запрещен. Подвох в том, что учетные программы либо убрали процентный способ из своих настроек, либо не рекомендуют его использовать. Для расчета аванса по умолчанию предлагают расчетный способ. Поэтому далее будем показывать, как считать аванс и зарплату за май именно расчетным способом.
Сотрудник был в отпуске
Не платите аванс, если сотрудник был в отпуске всю первую половину мая. Когда отпуск занял лишь часть дней в начале месяца, то аванс считайте за оставшиеся рабочие дни. Если отпуск оплачиваемый, деньги за него сотруднику вы уже выдали в апреле. Перечислите только аванс. Объясните это все сотруднику, если он поинтересуется, почему выплата такая маленькая или ее нет вообще.
Важная деталь
В сумму аванса включите в том числе и средний заработок за время командировки.
Пример 2. Расчет зарплаты для сотрудника, который был в отпуске
Работник был в командировке
Командировочные дни оплачивают исходя из среднего заработка (ст. 167 ТК). Аванс посчитайте за минусом дней командировки, а за время поездки определите средний заработок. Выплату выдайте в тот же срок, что и зарплату за первую половину месяца, если именно на этот период пришлась служебная поездка. Иначе сотрудник потеряет в деньгах, а платить за это время обычную зарплату нельзя (ответ Роструда на вопрос от 22.03.2023 № 178152→онлайнинспекция.рф).
Пример 3. Расчет зарплаты для сотрудника, который был в командировке
Сотрудник болел
За время нетрудоспособности работнику полагается пособие, компания оплачивает первые три дня. Дни болезни исключите из расчета аванса. Посчитайте его исходя из отработанных дней. Не платите аванс вовсе, если сотрудник проболел все дни с 1-го по 15-е число месяца.
По закону пособие за первые три дня выплачивают в том же порядке, что и зарплату (ч. 1 ст. 14.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255ФЗ). Получить больничные работник может и в день выплаты аванса.
Пример 4. Расчет зарплаты для сотрудника, который болел
Сотрудник работал в праздники
Выдайте в составе зарплаты за первую половину месяца не только часть оклада, но и доплаты, надбавки, если сотрудник имеет на них право по итогам первой половины месяца и их можно посчитать. Если расчет доплат не зависит от итогов работы за месяц, учтите их при расчете аванса. Когда доплаты зависят от итогов работы за месяц, при расчете аванса их не учитывайте. В том числе это касается выплат за работу в праздники и сверхурочных (письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178). Включите их в расчет за месяц.
Осторожно
Больничные выплачивают в ближайший зарплатный день. Это может быть и день аванса.
Работник устроился не с начала месяца
При расчете аванса новому сотруднику учтите только тот период, когда он уже работал в компании. Не платите новичку полный аванс. Если он затем решит уволиться, придется удерживать лишнее, а это не всегда легко сделать на практике.
Пример 5. Расчет зарплаты для сотрудника, который пришел в компанию в первой половине месяца
Деньги новичку выдайте в срок, в который вы обычно выплачиваете зарплату за данный период. Или предусмотрите особые правила для новых сотрудников, ТК такой подход допускает. Подробнее об этом.
Какие выплаты выдавать вместе с авансом, а какие не надо
| Вид выплаты | Включать в аванс или нет |
|---|---|
| Оклад | Да |
| Компенсация за работу в ночное время | Да |
| Компенсация за работу во вредных или опасных условиях труда | Да |
| Надбавка за совмещение должностей | Да |
| Надбавка за профессиональное мастерство | Да |
| Надбавка за стаж работы | Да |
| Компенсация за работу сверхурочно | Нет |
| Компенсация за работу в выходные дни | Нет |
| Районный коэффициент за работу в особых климатических условиях | Да |
| Процентная надбавка за работу в особых климатических условиях | Да |
| Больничное пособие (за первые три дня) | Да, если посчитаете выплату к сроку аванса |
| Социальные пособия, которые работодатель выплачивает самостоятельно (например, на погребение) | Нет |
| Отпускные | Нет |
| Материальная помощь | Нет |
| Премии (ежемесячные, ежеквартальные, годовые и пр.) | Нет |
| Средний заработок (за время командировки, донорских дней, диспансеризации и пр.) | Да |
за правильный ответ
