Кому нужно срочно оформить МЧД для сотрудников, а кто может повременить

Правила обязательного перехода на МЧД снова поменяли. В августе сотрудники могут не бежать в удостоверяющие центры за новыми электронными подписями, которые надо использовать с МЧД. Им разрешили и дальше применять подписи, выданные по доверенности от юрлица. Кто еще год сможет обойтись без машиночитаемых доверенностей, а кому лучше поспешить и, забыв про послабления, внедрить МЧД в компании, расскажем в статье.

августа —

до этой даты сотрудники смогут получить электронные подписи с реквизитами компании в УЦ

Можно ли работать без МЧД после 1 сентября

С 1 сентября 2023 года коммерческие удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты КЭП с реквизитами юрлиц. Вместо них сотрудник получит сертификат физлица, использовать который надо с машиночитаемой доверенностью.

Весь год нас готовили к тому, что в сентябре все выданные ранее сотрудникам сертификаты КЭП с данными компаний перестанут действовать. Но бизнес попросил об отсрочке, и законодатели в очередной раз смягчили переход на МЧД.

В законодательство об электронной подписи внесли поправки (Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ). Срок действия квалифицированных сертификатов ЭП, которыми владеют сотрудники компаний, продлили еще на год. Поэтому после 1 сентября 2023 года сертификаты электронной подписи сотрудников продолжат действовать. Использовать их можно до конца срока действия, но не дольше 31 августа 2024 года.

Если уже начали переводить сотрудников на МЧД, не останавливайте этот процесс. Во-первых, перейти на новые правила рано или поздно все равно придется. Кроме того, МЧД может потребоваться в самый неподходящий момент. В каких ситуациях с этим столкнетесь, читайте ниже.

Во-вторых, сотрудники теперь вправе подписывать документы следующим образом: сертификат физлица и МЧД применять в сервисах, которые работают по новым правилам, а сертификат сотрудника с данными компании использовать на остальных площадках. Во втором случае главное не забыть проверить срок действия старого сертификата КЭП.

Как перейти на МЧД: пошаговая инструкция

Шаг 1. Получите сертификат КЭП физлица. Закажите сертификат по тарифу для сотрудника: для торгов и для отчетности. Получить такую КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Шаг 2. Определите, для чего нужна МЧД. Это может быть отчетность, ЭДО с контрагентами, участие в торгах или представление интересов компании на различных площадках.

Шаг 3. Подберите сервис для создания МЧД. Если доверенность нужна для ЭДО с контрагентами, можно сформировать ее в сервисе своего спецоператора. Если для отчетности в ФНС, то сформировать МЧД можно как на площадке спецоператора, так и на сайте ФНС в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме» →servis.nalog.ru/dover. Можно создать собственную систему, которая будет формировать и хранить МЧД. Но при этом важно учесть все нюансы, ведь система должна будет формировать электронную доверенность по установленному формату.

Шаг 4. Заполните форму МЧД. Укажите ограничения в полномочиях в МЧД. В доверенности можно фиксировать любые полномочия и ограничивать их при необходимости. К примеру, закрепите, что сотрудник вправе подписывать только акты оказанных услуг или выполненных работ, сумма по которым не превышает определенных значений.

Важная деталь

Если директор передоверил право подписи главбуху, то подписанные им МЧД надо заверить у нотариуса.

Шаг 5. Подпишите МЧД. Сделать это вправе руководитель своим сертификатом электронной подписи, его заместитель или главбух, если они наделены правом передоверия. Например, руководитель выпускает МЧД с передоверием на финансового директора компании, а тот может перепоручить свои полномочия по подписанию документов бухгалтеру, если выдаст на него доверенность в порядке передоверия. Однако в этом случае доверенность нужно заверять у нотариуса.

Шаг 6. Начните использовать МЧД. Каким образом это можно делать, читайте далее.

На заметку

Две опасные ситуации, с которыми столкнетесь, если отложите переход на МЧД

Начните применять МЧД заранее, чтобы подстраховать себя от непредвиденных ситуаций. К примеру, может случиться, что в компанию после 1 сентября 2023 года будет принят новый сотрудник. Если окажется, что в его обязанности входит подписание документов или сдача отчетности от лица компании, то ему понадобится электронная подпись. Получить подпись от имени организации он уже не сможет. А значит, компания будет срочно осваивать принципы работы с МЧД. Конечно, глобально перестраивать бизнес-процессы не потребуется, но некоторое время на это может уйти.

Второй случай, когда придется осваивать сервисы и переводить свои программы на МЧД, — это изменение состава представителей, которые вправе подписывать документы от лица компании. К примеру, из-за увеличения производства и штата сотрудников будет принято решение наделить начальника отдела кадров правом самостоятельно визировать кадровые документы. Раньше этим занимался главбух, но в компании решили его разгрузить. В таком случае тоже придется оформлять МЧД, а вместе с ней и сертификат КЭП, оформленный на базе машиночитаемой доверенности.

Как использовать МЧД после 1 сентября

Когда сотрудник будет отправлять отчетность или электронные документы, он удостоверит их собственной КЭП и приложит к пакету файл МЧД.

Можно упростить работу сотрудника. Чтобы он каждый раз не подгружал файл с доверенностью, загрузите МЧД в блокчейн-платформу ФНС. Она работает по технологии распределенного реестра. При хранении МЧД в распределенном реестре сотрудник сможет отправлять не документ электронной доверенности, а лишь ее реквизиты. Этих данных будет достаточно контрагенту. По ним он проверит электронную доверенность в онлайн-режиме.

МЧД нельзя передоверить. Поэтому, если сотрудник уволился или его полномочия передали коллеге, директор должен выпустить новую МЧД. При этом доверенность уволенного или сменившего должность сотрудника надо отозвать.

Для отзыва доверенности отправляют специальное уведомление в информационную систему, где хранится документ. Рекомендуемый формат заявления установлен письмом ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534. После отзыва доверенность перестает действовать.

Еще три ключевых изменения в работе с электронными подписями

Суть изменения	Подробнее
ЭДО с иностранными контрагентами стал проще	Долгое время документы с иностранной подписью на территории России имели слабую юридическую силу. С 1 сентября 2023 года законность иностранной подписи смогут признавать участники сделки: компании-контрагенты между собой или непосредственно с оператором ЭДО. После подписания соглашения третья сторона должна будет подтвердить, что подпись соответствует условиям договоренности
Руководители филиалов иностранных компаний смогут получить КЭП	Руководители филиалов зарубежных компаний не могли получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) в ФНС. Они, соответственно, не могли подписывать и выдавать МЧД сотрудникам. С 1 сентября сертификаты КЭП руководители российских филиалов зарубежных компаний смогут получать в удостоверяющем центре ФНС. У них теперь будет право выдавать машиночитаемые доверенности, используя полученный сертификат
Увеличили срок действия сертификатов КЭП	Удостоверяющие центры смогут выдавать сертификаты сроком действия на 12 лет. Их смогут выпускать удостоверяющие центры с капиталом от 1 млрд руб.