Электронная первичка: как составлять и когда списывать расходы

ЭММА ФОРШТРЕТЕР — действительный член ИПБ России, аттестованный преподаватель Минфина в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам, юрист по трудовому праву.

Чем электронные документы отличаются от бумажных

Электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Главное правильно их оформить и подписать. Любая компания вправе выбрать, будет ли она пользоваться бумажными документами или переведет их в электронный формат. Никаких запретов для этого нет. Есть лишь два документа, которые могут быть только электронными: счета-фактуры и УПД по прослеживаемым товарам (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК). В остальных случаях решайте сами, работать с бумажной или электронной первичкой.

Для ряда операций ФНС предложила унифицированные формы документов. Компания может применять их как есть, доработать под себя или утвердить собственные бланки. Но, как и в любом бумажном документе, в электронном должны быть обязательные реквизиты.Кроме того, он должен быть подписан особой подписью — электронной (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Какую подпись ставить на электронной первичке

Какой вид электронной подписи применять для подписания первички, организация или предприниматель выбирают сами. Варианта три: простая, усиленные неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи.

Если решите подписывать документы простой или усиленной неквалифицированной ЭП, заключите с контрагентом соответствующее соглашение. В нем зафиксируйте перечень, условия и каналы передачи документов, а также правила подписания и проверки подписи (ст. 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, п. 1.3 Методических рекомендаций ФНС от 17.06.2021, п. 17 ФСБУ 27/2021). Иначе юридической силы у такой первички не будет и для подтверждения расходов она не подойдет. Если же для электронной первички выбрали усиленную квалифицированную подпись, соглашение заключать не нужно (ст. 5, 6 Закона № 63-ФЗ, ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, письмо Минфина от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82037).

Когда признавать расходы по электронной первичке

Прежде всего необходимо определить дату составления первичного документа. Это тот день, когда все ответственные лица поставили свои подписи (абз. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). Дата подписания документов, в том числе электронных, важна для определения момента учета расходов и принятия НДС к вычету. Это позволяет компаниям и предпринимателям точно установить период отражения финансовых операций и соблюсти требования законодательства. При ЭДО подписание первички происходит практически так же, как и на бумаге, но с участием третьего лица — оператора.

Разберем порядок действий при формировании электронного документа. Так вы сможете лучше понять, как определить дату признания расходов. Организация формирует в бухгалтерской программе файл, заверенный электронной подписью, и отправляет его через оператора. Каждый контрагент визирует его своей ЭП. После того как последняя сторона подпишет документ и вернет его, программа поставит соответствующую отметку. Именно эта дата и будет датой составления документа. На дату подписания акта, например, все участники сделки подтверждают факт выполнения работ. От нее и отталкивайтесь при определении периода признания расходов.

В бухгалтерском учете расходы по электронной первичке признавайте на дату фактического оказания услуг, выполнения работ или поставки товара (п. 6 ПБУ 9/99, п. 18 ПБУ 10/99, ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В налоговом учете — в порядке, аналогичном бумажной первичке (письма Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 22.04.2020 № 03-03-06/1/33778).

Как хранить электронные документы

Бухгалтерские документы, составленные в электронной форме, распечатывать не нужно. Это может понадобиться только в том случае, если документацию запрашивают налоговики, а она составлена не по форматам, утвержденным ФНС. В таком случае ФНС разрешает направить подписанный документ неформализованно в формате PDF, заверив электронной подписью.

Храните электронные документы на серверах оператора или в специализированных электронных архивах. Так вы сможете оперативно найти документы и переслать их в инспекцию в электронном виде. Срок хранения для бумажных и электронных документов одинаковый.

Если у вас документооборот бумажный, но вы для удобства пользования сканируете оригиналы, то не торопитесь уничтожать бумагу. По крайней мере, пока не истечет срок хранения. Скан-копия не заменяет бумажный документ. Если ФНС запросит оригинал с «живыми» подписями, которого уже нет, расходы, скорее всего, снимут. Придется восстанавливать документ у контрагента.