На главбуха вешают небухгалтерские дела — отказать или выполнить
Смотрите, как реагировать на просьбы, с которыми приходят к вам коллеги. Есть два варианта: помочь или отказать. Решите, что вам важнее в тот момент: сэкономить время или убедить коллег, что вы незаменимый специалист. А как лучше поступить, подскажет герой нашей истории — главбух Ирина Петровна. Это вымышленный персонаж, но проблемы реальные. С ними часто сталкиваются бухгалтеры. Выбирайте подходящий вам вариант и действуйте.
«А посчитайте-ка нам НДС за 4-й квартал»
Ирина Петровна, главный бухгалтер одной из московских компаний, утром вошла в здание своей компании. В лифте встретила финдиректора, который сходу начал задавать вопросы по налогам. А еще попросил Ирину Петровну представить прогноз по НДС, который придется заплатить за 4-й квартал.
Помочь. Ирина Петровна уже знала, как выкрутиться и не отказать финдиру, поскольку прогнозировала НДС много раз. «В качестве прогнозных данных дам сведения за прошлогодний 4-й квартал. Серьезных изменений в объемах поставок и закупок не было», — мысленно рассуждала Ирина. «Нам нужен максимально точный прогноз», — услышала Ира. «Хорошо, сделаю. Но в любом случае цифры будут приблизительными и возможна погрешность», — ответила бухгалтер. А про себя подумала: «В прошлый раз в Excel разобралась с функциями “ПРЕДСКАЗ” и “ТЕНДЕНЦИЯ”. Ничего сложного: возьму данные за несколько предыдущих периодов, а программа проследит тренд и выдаст прогноз».
Отказать. Ирина Петровна не растерялась. Взяла и спросила, нет ли у финдиректора более-менее точного прогноза закупок сырья, товаров, работ или услуг на 4-й квартал 2023 года. А также поинтересовалась, будет ли соблюдаться план продаж, который намечен еще с начала года и уже как минимум три раза срывался. Только после этого она сможет дать корректный прогноз.
Ирина Петровна понимала: хотя бы частично помочь коллеге с прогнозом НДС в ее интересах. Ведь все равно придется готовить пояснения для налоговиков. Они часто запрашивают прогнозы.
Финдиректор вышел на своем этаже. Там же в лифт вбежала молодая секретарь и радостно воскликнула: «Ирина Петровна, вы-то мне и нужны!»
«Помогите контрагенту ИП правильно составить договор»
Девушка-секретарь рассказала, что ее замучил звонками один из поставщиков — ИП. Он очень просит помочь ему составить договор на оказание услуг по замене фильтров в системе кондиционирования офиса, которые заказала компания Ирины Петровны. У ИП нет бухгалтера или юриста, и он боится что-то сделать не так.
Помочь. Ирина Петровна любезно согласилась помочь, хотя и не имеет юридического образования. Но хорошо знает, на что в договорах с предпринимателями в первую очередь обращают внимание контролеры. Ведь ей же потом проводить расходы по этому договору. Если там серьезная ошибка, придется все переделывать, заново согласовывать с финдиректором и подписывать у руководства. «Мне будет спокойнее, если документы оформлю сама», — решила Ирина.
Бухгалтер взяла у секретаря все необходимые данные и пообещала в ближайшее время подготовить проект договора и первичных документов.
Отказать. «К сожалению, подготовка договоров не в моей компетенции. К тому же у меня нет юридического образования. Но могу прислать вам шаблоны договора и закрывающих первичных документов», — ответила на просьбу секретаря Ирина Петровна. «У меня сохранились шаблоны для договоров услуг. Быстро проверю их в сервисе Главбух. Контрагенты. Благо там есть возможность загрузить договор и первичку и проверить их на риски. Это займет несколько минут», — распланировала Ирина работу.
«Хватит с меня лифта», — подумала Ирина Петровна и решила продолжить путь по лестнице.
«Соберите и зарегистрируйте документы для торгов»
На лестнице Ирину Петровну нагнал молодой специалист отдела продаж. Судорожно тряся распечаткой с какого-то сайта, рассказал, что нашел нового крупного покупателя. Вот только контракт с ним можно заключить исключительно через торги. Но он в этом ничего не понимает. Может, Ирина Петровна поможет?
Помочь. Главбух не отказала. Хорошо, что на предыдущем месте работы она немного касалась темы торгов, аукционов и тендеров и поэтому в общих чертах знает об этой работе. Конечно, придется потратить несколько вечеров, чтобы вспомнить забытое. Но Ирина Петровна твердо решила: если все пройдет хорошо, обязательно обратится к руководству, чтобы ее отправили на обучение по тендерной системе и госзакупкам. Будет повод требовать прибавку к окладу.
Отказать. Главбух посочувствовала парню. Но пояснила, что для участия в тендерах нужны особые знания и навыки. Да, Ирина Петровна уже сталкивалась с этой системой. Но это было давно, да и законодательство изменилось. Наверстывать упущенное придется в нерабочее время, а она к этому не готова. К тому же отчетный период в самом разгаре.
«В тендерах и торгах много нюансов, за которыми нужно четко следить. Если напортачить, сделка сорвется, а директор потом спросит с меня. Лучше откажусь», — решила главбух.
Главбух поднялась на свой этаж. Вот уже и родная бухгалтерия. «Хоть бы там никто не приставал со своими просьбами и можно было бы заняться своими делами», — подумала Ирина.
«Определите срок полезного использования сложного оборудования»
Ирина Петровна проверила почту и увидела письмо от сотрудников технического отдела. Оно ее не порадовало. Дело в том, что недавно компания приобрела высокоточное инновационное оптическое оборудование и получила закрывающие документы. Главбух не смогла найти в них хоть какую-то зацепку, позволяющую определить срок полезного использования этого чуда техники.
Чтобы не ошибиться, Ирина написала на почту специалисту технического отдела и попросила указать хотя бы примерный срок, в течение которого компания намерена использовать новинку. Ей ответили следующее: «Ирина Петровна, со сроком возможного использования оборудования не подскажем. Для нас — как сломается, так и перестает использоваться. Может быть, назначите срок сами?»
Помочь. Ирина Петровна отчасти согласилась с технарями и попробовала решить вопрос вот как. Она предложила созвать комиссию из тех, кто владеет информацией по работе нового оборудования, и специалистов бухгалтерии. Коллегиально определиться со сроком использования оборудования будет проще. Ведь в одиночку бухгалтеру в этом не разобраться: того названия, что указано в первичке, в классификаторе ОС нет. Если комиссию не созвать, есть вероятность ошибки, а это может привести к доначислениям, штрафам и пеням по налогу на прибыль. Причина — в амортизации, которую по незнанию можно завысить.
Отказать. Ирина Петровна набрала номер технического отдела. Она напомнила коллегам, что во внутренних регламентах компании сказано: если срок полезного использования не найти в документах производителя, его определяет специально созданная комиссия. В ее состав входят специалисты организации, владеющие подобной информацией или знающие, откуда ее взять. Бухгалтерии же предоставляется лишь результат этого совещания. Ирина Петровна, в свою очередь, готова поделиться классификатором ОКОФ — может быть, он поможет коллегам определить срок. Ведь им проще найти там аналогичное оборудование.
Бухгалтер, как и другой специалист, сам выбирает, помогать коллегам или отказать. Но иногда стоит вспоминать о том, что в сутках 24 часа и в идеале восемь из них надо спать, чтобы качественно выполнять свою работу. Если вы никогда не отказываете коллегам и беретесь за дополнительную работу, возможно, вам пора учиться говорить «нет». И наоборот, если всегда отказываете, есть риск испортить отношения с руководством и сотрудниками. Разобраться, как действовать без ущерба для себя и коллектива, помогут советы психолога.
