Посмотрите на подотчет глазами налоговиков и оцените риски

ЮЛИЯ ГЛАДЫШЕВА — партнер компании Energy Consulting. Консультирует бизнес по налогам и бухучету. Участвовала в разработке новых стандартов бухгалтерского учета. Помогала бухгалтерам внедрить в работу сложные правила стандарта ФСБУ 6/2020 «Основные средства».

Динамика подотчетных сумм

Налоговики обращают внимание на динамику подотчетных денег. Крупные движения на счетах расчетов с подотчетниками их, как правило, не смущают. А вот существенное, систематическое сальдо в расчетах с подотчетниками может вызвать подозрение. Когда есть большие остатки невозвращенных подотчетных, да еще и тенденция к их увеличению, инспекторы проверят направления расходования подотчетных сумм. Цель — выяснить, не кредитует ли компания сотрудников за счет подотчетов. А возможно, подотчетников используют, чтобы выводить деньги из оборота и отправлять их на отвлеченные цели. Например, замдиректора решил прикупить для компании парочку новеньких телевизоров, а документов нет.

Направления расходования подотчетных денег

Расчеты с подотчетниками потенциально связаны с движением наличных. Организация может использовать деньги, выданные подотчетникам, для целей, где неинтересно расплачиваться безналом. Налоговики об этом давно знают, а потому стараются отслеживать подобные злоупотребления со стороны компаний. Чтобы претензий к компании не было, важно использовать наличные с умом, экономически обоснованно и прилагать к авансовому отчету подтверждающие документы.

К примеру, компания оказывает услуги как автомастерская и вдруг директор начал активно закупать бытовую технику за наличку. Налоговики наверняка поинтересуются, зачем компании эта техника. Не получив объяснений, которые их устроят, могут снять расходы и доначислить налог на прибыль.

Реальность поставщиков

Оправдательных документов, которые приложены к авансовому отчету, налоговикам недостаточно. Помимо проверки реквизитов, которые должны быть в первичке, инспекторы проверят, не липовые ли перед ними документы. Ведь поставщиков поддельных справок, чеков и актов на рынке сейчас хватает. И они научились выдавать прилично оформленные бумаги.

Например, сотрудник вернулся из командировки и приложил к авансовому отчету счет и чеки из гостиницы. Налоговики проверят, существует ли такой отель в действительности и в той ли местности он находится, где проходила командировка работника. Любые нестыковки в фактах могут насторожить проверяющих и дать им повод придирчиво изучить и даже отклонить расходы. Тут у компании уже возникает риск, что расходы снимут из-за нереальности сделки.

Документальное подтверждение

Документы, которые подотчетники прилагают к авансовым отчетам, налоговики часто исследуют. Смотрят, все ли необходимые бумаги поданы, что в них указано, есть ли все реквизиты. Поэтому предупреждайте работников, что на каждую оплату подотчетными деньгами нужен правильно оформленный оправдательный документ. Это строгое правило, которому надо следовать неукоснительно. К примеру, понадобятся авиа- или железнодорожные билеты, счет или бланк строгой отчетности с именем проживающего в гостинице, билеты на посещение деловых выставок. В последнем случае налоговики дополнительно могут проверить компетенции работника относительно этой выставки: была ли необходимость его туда отправлять.

В авансовом отчете у сотрудников должны быть расписаны все расходы, которые они оплатили из подотчетных денег. И по каждому расходу нужна первичка. Если работник приобретает ТМЦ, то в качестве подтверждающих документов к авансовому отчету можно приложить кассовый или товарный чек, товарную накладную, даже счет-фактуру при наличии у работника доверенности на приобретение товаров от имени компании, чтобы организация потом могла принять НДС к вычету. Эти документы, помимо правильного оформления, должны содержать подписи уполномоченных должностных лиц с расшифровкой.