Правильная снаружи и внутри: что сопоставят налоговики, когда будут изучать вашу первичку
- 1Инспекторы сверят первичку с документами контрагентов
- К чему могут привести противоречия
- 2Нелогичные оплошности в первичных документах подведут компанию
- К чему инспекторы однозначно прицепятся
- 3Налоговики свяжутся с другими контролерами
- О чем будут спрашивать, если им не нравится первичка компании
- 4Законы физики помогают налоговикам доказывать, что первичке нельзя доверять
- Примеры, как физика подвела компанию при проверке
Будьте готовы к тому, что инспекторы проверят первичку не только на внутренние противоречия, но и на внешние. Документы должны соответствовать друг другу, логике и законам физики. Из свежей судебной практики мы выбрали примеры, когда налоговики ловили компании на нестыковках. Рассказываем, где их будут искать.
Документы компании и контрагентов
Инспекторы сверяют первичку с регистрами, данными контрагентов, условиями договоров. Противоречия дают основания считать сделку нереальной.
Так, налоговики проверили у одной организации сводный регистр по перемещению товара. Оказалось, что компания списывала материалы в июле и августе. Но эти же материалы, по данным складского учета, она приняла только в сентябре. Формы КС-2 и документы складского учета противоречили друг другу. Поставка товара вызвала сомнение (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 01.09.2023 № Ф10-3515/2023).
В другом деле налоговики обвинили организацию в учете фиктивных работ. Инспекторы сопоставили формы КС-2 и обнаружили, что объемы работ в актах у заказчика и его контрагента не сходятся (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2023 по делу № 09АП-45785/2023).
Инспекторы заподозрят, что сделка фиктивная, и снимут расходы, если в товарных, товарно-транспортных накладных и счетах-фактурах окажутся разные грузоотправители и получатели товаров (определение Верховного суда от 09.04.2018 № 304-КГ18-1288).
Количество и стоимость товаров в товарной накладной должны совпадать с данными в счете-фактуре и транспортной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная (решение Арбитражного суда Кемеровской области от 09.01.2018 по делу № А27-21304/2017).
Хронология событий и даты в первичке
Чаще всего инспекторы находят несовпадения дат. Ведь составлять документы нужно в определенной последовательности. Например, сначала договор на работы, а потом акт. Если даты не сходятся, заподозрят, что первичку подгоняли.
Так, налоговики обратили внимание, что подрядчик подписал договор с субподрядчиком раньше, чем с заказчиком. Кроме того, договор с субподрядчиком на выполнение работ на объекте заключили уже после того, как этот объект приняла комиссия. Суд решил, что спорные работы субподрядчик вообще не выполнял (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда по делу № 09АП-45785/2023).
Информация в первичке и сведения из других ведомств
Инспекторы сопоставляют между собой данные из первички, регистров и внешних баз. Как минимум сравнивают информацию с базами банков, Росреестра, ГИБДД, Гостехнадзора, ЗАГС, таможни.
Так, после инвентаризации оказалось, что у компании исчезли ГСМ на 12 млн руб. Она заявила, что произошла утечка топлива. Однако у госорганов информации об утечке не было. Но такой разлив — это ЧП. О нем нельзя не сообщить. Тогда организация объяснила, что произошла разгерметизация трубопровода из-за морозов. Но компанию подвела метеослужба. В период, когда якобы произошел разлив ГСМ, морозов не было. В результате суд признал исчезновение ГСМ скрытой реализацией (определение Верховного суда от 11.01.2023 № 310-ЭС22-25803).
Еще одну компанию обвинили в использовании техничек. Одним из аргументов был адрес погрузки сырья. В документах значился один адрес, но в ЕГРЮЛ была запись, что он недостоверен. Допрос водителей показал, что спорное сырье они загружали совсем в другом месте (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2023 по делу № 12АП-5992/2023).
Показатели в первичке и технические показатели
Когда заполняют липовую первичку, нередко игнорируют технические параметры. Такое инспекторы не пропускают.
Еще по этой теме
Сложность с документами на машину, из-за которой рискуете переплатить транспортный налог.
Налоговики обращают внимание на технические характеристики автомобилей и проверяют, способны ли они выполнить заявленные перевозки. Например, инспекторы установили по путевым листам номера машин, которые якобы оказывали услуги по подъему и перемещению грузов с применением грузоподъемной спецтехники. Но эти же автомобили при проверке оказались легковыми. А их собственники на допросах сообщили, что никому никаких услуг не оказывали (решение Арбитражного суда города Москвы от 21.06.2023 по делу № А40-233201/22-154-3164).
Еще в одном деле суд посчитал товарно-транспортные накладные недостоверными из-за противоречия. Вес якобы доставленного груза оказался больше грузоподъемности автомобиля (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 01.09.2023 № Ф10-3515/2023). Автомобиль, которым перевозили товар, должен выдерживать массу груза. Грузоподъемность автомобиля инспекторы определяют по ПТС как разницу между максимальной массой и массой без нагрузки (письмо Минфина от 04.02.2021 № 03-11-11/7286).
Кроме этого, налоговики проверяют местонахождение участников сделки. Например, инспекторы не верят, что водитель одновременно мог принимать груз в Перми и находиться в командировке в Москве (определение Верховного суда от 23.07.2018 № 309-КГ18-9740). В другом деле субподрядчик по документам одновременно работал в двух отдаленных городах при численности сотрудников компании два человека (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда по делу № 09АП-45785/2023).
Приняли расходы по дате документа, хотя подписали первичку позже. Расходы снимут?
Чем рискуете: если документ подписали и приняли к учету в одном отчетном периоде, то рисков нет. А если периоды разные, тогда есть вероятность, что налоговики потребуют перенести расходы в тот период, когда было фактическое поступление товара.
Компания заключила договор поставки канцтоваров для внутреннего пользования. Менеджер должен был принять покупку и расписаться в первичке как грузополучатель. В компанию канцтовары с документами пришли 15 сентября. На товарной накладной дата выписки документа та же — 15 сентября. Канцтовары приняли, но в документах менеджер расписался позднее. Например, 29 сентября.
Бухгалтер приняла товары к учету по дате документа. Есть ли вероятность, что налоговики придерутся к расходам на покупку канцелярки?
Даты учета первички в бухгалтерском и налоговом учете могут различаться. В бухучете операцию всегда отражают в периоде, когда ее совершили, даже при отсутствии документа. В налоговом учете расходы без документа учесть нельзя.
Для налога на прибыль при методе начисления расходы и доходы учитывают в том периоде, к которому они относятся. Как правило, первичный документ оформляют в этом же периоде. В том числе подписывают, ведь подпись — обязательный реквизит первички (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Бухгалтеру следовало принять расходы на покупку канцелярки к налоговому учету на момент, когда менеджер подписал товарную накладную. Бухгалтерия поторопилась, но это не страшно в рамках одного отчетного периода. Расходы все равно относятся к 3-му кварталу, значит, бухгалтер покажет их в декларации по прибыли за 9 месяцев.
Если бы первичка поступила с опозданием, например в октябре, несмотря на то, что товары привезли в сентябре, тогда расходы пришлось бы списывать только в том периоде, когда компания получила документ. То есть уже в 4-м квартале. Ведь первичка — основание для признания расходов в налоговом учете. Торопиться не стоит, иначе налоговики могут отказать в принятии расходов, доначислить налог на прибыль, потребовать пени и штраф (ст. 122 НК).
Есть и исключения. Например, расходы на покупку сырья и материалов можно учесть только после их отпуска в производство (п. 2 ст. 272, п. 5 ст. 254 НК).
Сотрудник приложил к авансовому отчету чек с пометкой «Копия». Что делать?
Что сделать: попросите сотрудника принести оригинал чека или найдите его сами в приложении ФНС «Проверка чеков». Распечатанный из приложения электронный чек приравнивается в оригиналу, его можно принять к учету.
Сотрудник за свои деньги купил воду для кулера в офис, составил авансовый отчет и приложил к нему кассовый чек. Когда бухгалтер стала проверять документы, она заметила на чеке надпись: «Внимание! Копия чека!». Можно ли принять авансовый отчет с таким чеком к учету и компенсировать сотруднику расходы?
Авансовый отчет принять можно и с копией чека. Нет запрета и на то, чтобы возместить сотруднику затраты, если руководитель не против. А вот для списания таких расходов при расчете налога на прибыль понадобится подлинник чека. По копиям принимать расходы к налоговому учету нельзя (письмо Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986). Попросите сотрудника принести в бухгалтерию оригинал.
Если получить подлинный чек от сотрудника не удалось, есть другой способ. Вы можете сами проверить копию чека через мобильное приложение ФНС «Проверка чека». Найдете его в магазине приложений своего смартфона. Скачайте приложение на телефон, отсканируйте QR-код на копии и получите всю информацию о покупке. Если чек действительный, приложение его покажет. Такой чек можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Распечатанный электронный чек приравнивают к оригиналу. Его можно принять к учету как подтверждающий документ и списать по нему расходы.
На заметку
Достаточно ли чека ККТ, чтобы списать расходы по авансовому отчету
Кассовый чек, который содержит все обязательные реквизиты, позволяет идентифицировать покупку, продавца и покупателя, хотя и не является первичкой. Значит, таким чеком можно подтвердить расходы. Так сейчас считают в Минфине (письмо от 18.11.2019 № 03-03-07/88709). Если опасаетесь споров с отдельными налоговиками на местах, пусть сотрудники требуют от продавцов в дополнение к чекам товарные чеки или накладные. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первички (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
за правильный ответ
