Четыре антипримера, как не надо учитывать новогодние подарки партнерам и сотрудникам

Антипример про брендированные подарки контрагентам

Чтобы поздравить партнеров с Новым годом, компания приобрела наборы со своим логотипом стоимостью 5000 руб. каждый. В налоговом учете списали только 1 процент затрат — как расходы на рекламную сувенирку. НДС с закупки сувениров приняли к вычету. Подарки раздали особо ценным партнерам по договорам дарения. Страховые взносы бухгалтер не начислял, НДФЛ не рассчитывал. Рассмотрим, что компания сделала не так.

Ошибочно учли расходы как рекламные. Компания подарила сувениры со своим логотипом партнерам — следовательно, провела рекламную акцию среди конкретных людей. А это прямо противоречит смыслу рекламы: она должна быть нацелена на неопределенный круг лиц. Значит, сувениры не имеют отношения к рекламе и расходы на подарки нельзя учесть как рекламные (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК, письмо Минфина от 27.09.2023 № 03-03-06/2/91906).

Когда сувениры точно не для широкой аудитории, учесть расходы на презенты можно так. Во-первых, провести как представительские, если подарки раздали во время официального приема партнеров. Например, на переговорах по поводу новой сделки. Лимит учета представительских расходов — 4 процента от затрат на оплату труда за отчетный период (п. 2 ст. 264 НК). Закупку презентов предусмотрите в приказе о мероприятии. Сумму расходов подтвердите отчетом о мероприятии. В дополнение к нему стоит оформить смету, приказ о расходах на представительские цели, акт о представительских расходах.

Во-вторых, можно провести подарки как безвозмездную передачу. Это безопасный вариант, но уменьшить налогооблагаемый доход на расходы не получится (п. 16 ст. 270 НК).

Не рассчитали НДФЛ. С подарков дороже 4000 руб. нужно рассчитать НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК). Это касается презентов, которые передали лично физлицам. Подарок — доход в натуральной форме, поэтому компания не сможет из него удержать НДФЛ. Если у компании нет возможности удержать налог с других выплат, например по договору ГПХ, надо сообщить об этом одаряемому и в налоговую (п. 5 ст. 226 НК). Сделайте это не позже 26 февраля 2024 года (срок — 25-е число, но это выходной).

Не начислили НДС. Бесплатная раздача подарков — это реализация (п. 1 ст. 39, п. 1 ст. 146 НК). На дату передачи подарков контрагентам нужно начислить НДС с рыночной стоимости презентов (п. 2 ст. 154, п. 1 ст. 167 НК). Из предыдущих ошибок бухгалтера выяснили, что расходы нельзя учесть как рекламные, значит, и льготой по НДС воспользоваться не получится. Напомним суть льготы: если цена единицы рекламной продукции с учетом НДС меньше 300 руб., то на ее стоимость не надо начислять НДС (подп. 25 п. 3 ст. 149 НК).

Антипример про презенты будущим клиентам

Компания изготовила и отправила светящиеся новогодние фигурки потенциальным клиентам. Каждая фигурка обошлась организации в 1500 руб. Из документов о раздаче была только ведомость, по которой отправляли подарки. Расходы бухгалтер решил учесть в качестве представительских. Давайте смотреть, где ошиблась компания и как надо было поступить.

Неправильно определили расходы. Стоимость подарков можно было отнести к представительским, если бы их вручили на официальном приеме потенциальных клиентов (п. 2 ст. 264 НК). И в виде буфетных расходов, например шампанского и конфет. Но компания такое мероприятие не проводила. Поэтому бесплатные презенты безопаснее провести как безвозмездную раздачу, а расходы в налоговом учете не отражать (п. 16 ст. 270 НК).

Не составили приказ на выдачу подарков. Даже если расходы изначально учли как представительские, нужно было составить приказ о мероприятии, на котором раздаются подарки. Но так как мероприятия не было, для подарков нужен приказ и ведомость о раздаче. В приказе отражают виды и количество подарков, их стоимость, ответственных за выдачу. А дата выдачи подтверждается ведомостью.

Ведомость нужна в первую очередь для расчета НДС. На дату безвозмездной передачи подарков начислите НДС, поскольку ее приравнивают к реализации (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 167 НК). Налог начислите по рыночной цене, определите ее по правилам главы 14.2 НК.

Антипример про подарки за заслуги работников

Компания в трудовых договорах с сотрудниками закрепила, что к концу года наградит их за рабочие достижения ценными подарками. В декабре, когда выдавали подарки, готовить приказ и ведомость о выдаче не стали. Со стоимости подарка бухгалтер начислил страховые взносы, посчитал НДФЛ и удержал его с каждого работника. Расходы на подарки учли в расходах для расчета налога на прибыль. Смотрим, чего не учла компания.

Не составили документы, которые подтвердят достижения сотрудников. Подарки в качестве стимулирования сотрудников можно включить в расчет налога на прибыль (ст. 191 ТК, п. 2 ст. 255 НК). Для этого в локальном документе, например в приказе, нужно указать, за какие конкретно достижения компания вознаграждает работников. Кроме того, надо документально зафиксировать, что сотрудник действительно выполнил условия, чтобы получить подарок. Если инспекция при проверке выяснит, что сотрудник получил награду незаслуженно, расходы, скорее всего, исключат из налогового учета (п. 16, 21 ст. 270 НК).

Не подготовили бумаги на выдачу подарков. Работодатель может заранее предусмотреть в локальных документах премирование не только деньгами, но и подарками (ст. 191 ТК). Тогда передача подарка происходит на основании такого документа. Сам факт выдачи следует зафиксировать в приказе. Можно использовать собственный бланк или форму № Т-11 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В приказе укажите всю необходимую информацию — от причины вручения до списков сотрудников и стоимости подарков. Составьте ведомость с датой раздачи подарков. День выдачи подарка будет считаться датой выдачи дохода, с которого нужно рассчитать НДФЛ, если подарок стоит дороже 4000 руб. (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Лимит стоимости подарков считают по каждому сотруднику с начала года.

Антипример про обычные новогодние презенты работникам

Салон красоты подготовил новогодние подарки для мастеров. Решение было спонтанным: в локальных документах компании нет ни слова о поощрении сотрудников. Руководство закупило 10 подарков по 5000 руб. Стоимость подарков не стали отражать в расходах, поэтому и документы о выдаче не подготовили. НДФЛ посчитали и удержали. НДС на выданные подарки не начислили. Разберем, в чем ошиблась компания.

Решили, что документы можно не составлять. Чтобы у компании было подтверждение, что подарки раздавали к празднику, а не за труд, стоит составить приказ о выдаче подарков. Это поможет не запутаться с расходами на подарки и не принять к налоговому учету лишнее. Ведомость с датой подтвердит дату получения дохода для начисления НДФЛ (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК).

Подарки стоимостью дороже 3000 руб. компания должна была передать на основании договора дарения (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК, письмо Минфина от 20.01.2017 № 03-15-06/2437). Если подарки вручают сразу большому числу работников, можно оформить многосторонний договор дарения, в котором каждый получатель поставит свою подпись (п. 1, 3 ст. 154 ГК). В документах не должно быть ссылок на трудовые заслуги работников, иначе инспекция переквалифицирует вознаграждения в зарплату (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24.03.2021 № Ф01-791/2021).

Не начислили НДС. Передачу подарков признают реализацией — значит, нужно рассчитать НДС (п. 1 ст. 146 НК). Порядок расчета зависит от того, по какой стоимости учли передаваемое имущество: без входного НДС или с учетом входного налога (ст. 572 ГК, п. 5 ст. 149 НК). Когда в стоимости подарка нет входного налога, НДС рассчитайте с рыночной стоимости выданных вещей без НДС (п. 2 ст. 154 НК). Ее нужно определить с учетом требований статьи 105.3 НК. Если же подарки приняли по стоимости с учетом НДС, налоговую базу определяйте как межценовую разницу (п. 3 ст. 154 НК). Входной НДС по подаркам можно принять к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК, письма Минфина от 16.12.2021 № 03-07-11/102497, от 15.08.2019 № 03-07-11/61750).

Чтобы правильно оформлять и учитывать при расчете налогов разные подарки, сохраните нашу памятку.

Памятка по безопасному учету подарков

Подарки к празднику
1.	Стоимость подарка в расходах не учитывайте.
2.	НДС можно принять к вычету, если начислите его при передаче подарков.
3.	Рассчитайте НДС с рыночной стоимости подарка, если вы плательщик НДС.
4.	Рассчитайте НДФЛ с подарка дороже 4000 руб., если дарите его физлицу.
5.	Взносы на стоимость подарка не начисляйте.
6.	Оформите выдачу подарка приказом на закупку подарков, актом на списание, ведомостью о раздаче, письменным договором дарения.
Сувенирка с логотипом компании
1.	Спишите в рекламные расходы — учесть можно максимум 1 процент от выручки.
2.	НДС можно принять к вычету, если начислите его при передаче сувениров.
3.	Рассчитайте НДС, если вы плательщик налога, а сувениры стоят дороже 300 руб. за штуку.
4.	Рассчитайте НДФЛ с сувенира дороже 4000 руб., если дарите его физлицу.
5.	Взносы на стоимость сувениров не начисляйте.
6.	Раздачу рекламных сувениров предусмотрите во внутреннем документе компании, составьте приказ о раздаче, убедитесь, что рекламная сувенирка предназначена для неопределенного круга лиц.
Презенты, которые раздали на официальном мероприятии
1.	Угощения, например сладости, спишите в представительские расходы в рамках буфетного обслуживания — учесть можно 4 процента от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК).
2.	НДС можно принять к вычету только с части принимаемых расходов (п. 7 ст. 171 НК).
3.	НДС со стоимости розданных презентов не начисляйте, так как нет реализации (ст. 39 НК).
4.	НДФЛ и страховые взносы не рассчитывайте.
5.	Закупку презентов для проведения встречи предусмотрите в приказе о представительском мероприятии. Сумму представительских расходов подтвердите отчетом о мероприятии. В дополнение к нему можно оформить смету, приказ о расходах на представительские цели, акт о представительских расходах.