Как провести покупки для офиса, чтобы налоговики не придрались

В кабинет директору приобретают телевизор — как обосновать покупку

Директор попросил приобрести дорогостоящий телевизор — поставит у себя в кабинете. Можно ли как-то обосновать для налоговой это приобретение?

Учет расходов при покупке бытовой техники в офис обычно вызывает вопросы у проверяющих. Но обосновать покупку при расчете налога на прибыль и для вычета НДС можно. Подтвердите, что используете технику для производственных целей (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 252 НК). Например, телевизор может быть нужен для показа рабочих презентаций, проведения видеоконференций, просмотра записей или фото.

Порядок, цели использования техники и место ее установки закрепите в локальном акте. Например, в приказе руководителя, описании технологического процесса. Имейте в виду, что инспекция вправе выехать в ваш офис для осмотра (ст. 92 НК). В ходе осмотра проверяющие определят, как именно компания использует технику: в хозяйственной деятельности или все же для личных нужд директора (определение Верховного суда от 19.03.2019 по делу № А20-456/2017).

Что с расходами, если компания тратится на продукты

Мы стали закупать еду и напитки в приемную директора для посетителей и клиентов. Можем ли учесть такие расходы при расчете налога на прибыль? И возможен ли вычет НДС, если продукты приобретают подотчетники в розничных магазинах?

Есть вариант отнести такие расходы к представительским (п. 2 ст. 264 НК). Если в офисе компании постоянно проходят деловые переговоры, то затраты на буфетное обслуживание гостей и участников этого мероприятия будут обоснованны. Но факт встречи с партнерами придется подтвердить отчетом о проведенном мероприятии. Отразите в отчете дату, место встречи, состав участников, цель мероприятия, результат переговоров, сумму расходов.

Проследите, чтобы расходы на угощение клиентов соотносились с количеством проведенных деловых встреч. Не важно, заключила компания по итогам переговоров договор или нет.

Когда компания приобретает угощения просто для посетителей, то есть вне проведения какого-то мероприятия или встречи, это уже не представительские расходы. Такие затраты принимать к налоговому учету не стоит. Безопасных вариантов, чтобы сделать это, нет. Бесполезно говорить, что среди посетителей были потенциальные партнеры, поэтому расходы связаны с коммерческой деятельностью. Если не зафиксировали факт встречи документально, то и учесть стоимость угощений нельзя (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 30.05.2023 по делу № А75-15274/2022).

Что касается НДС, то вы вправе заявить вычет по представительским расходам (п. 7 ст. 171 НК). Но есть два момента. Во-первых, принимайте к вычету налог только в той части, которая уменьшает базу по налогу на прибыль. Если превысили норматив, тогда для расчета суммы НДС к вычету надо составить пропорцию. Во-вторых, постарайтесь получить от продавцов счета-фактуры, чтобы для вычета было основание (п. 1 ст. 169 НК). Отстоять вычет по кассовому чеку реально (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 29.03.2023 по делу № А76-13765/2022). Но для этого, скорее всего, придется обращаться в суд.

Как списать расходы на защиту от сезонных ОРВИ

Наши менеджеры работают с населением. С осени участились случаи больничных в связи с гриппом и ОРВИ. Решили закупить маски и кожные антисептики. Что в таком случае с налогом на прибыль, НДС, НДФЛ, страховыми взносами?

Такие затраты для компании экономически оправданны в этом эпидемическом сезоне. Работодателям в период подъема заболеваемости гриппом и ОРВИ рекомендовано обеспечивать сотрудников, работающих с населением, масками, перчатками и антисептиками (постановление Главного государственного санитарного врача от 21.06.2023 № 9). Поэтому вы вправе учесть стоимость защитных средств в расходах по налогу на прибыль. Например, в составе материальных расходов или прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на обеспечение нормальных условий труда (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 254, подп. 7 и 49 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 27.07.2020 № 03-03-06/1/65522).

Входной НДС по гигиеническим и медицинским средствам примите к вычету в общем порядке. Обратите внимание, что реализацию медицинских масок на внутреннем рынке облагают НДС по ставке 10 процентов (п. 2 ст. 164 НК).

Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с безвозмездно переданных работникам масок и прочих защитных средств не нужно (п. 1 ст. 41, ст. 208, 209, 420 НК). Ведь экономической выгоды у сотрудников при получении масок, антисептиков и других защитных средств не возникает.