Включаем компенсации в расчет отпускных. Так можно?

Сотрудник работает курьером — доставляет товары на личном автомобиле. За разъездной характер работы компания платит ему компенсацию. Когда курьер собрался в отпуск, бухгалтер для подсчета отпускных взяла не только оклад сотрудника, но и компенсацию. Правильно ли это? Разберемся.

Для расчета среднего заработка учитываются все виды выплат, которые относятся к оплате труда (ст. 139 ТК, Положение, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). А вот те начисления, которые от результатов труда не зависят, учитывать не нужно. Это, к примеру, материальная помощь, оплата стоимости питания, коммунальных услуг, различные компенсации. К ним относится и компенсация за разъездной характер работы. Не важно, платите ее в фиксированной сумме или в размере, который подтвержден документами. В любом случае она не зависит от результативности труда сотрудника.

Выходит, что компенсацию за разъездной характер работы нельзя включать в средний заработок при расчете отпускных. Так считают и чиновники (письмо Роструда от 02.11.2023 № ПГ/22827-6-1). Иначе завысите сотруднику отпускные, а значит, налог на прибыль занизите. Если инспекторы заметят это на проверке, они могут снять расходы. Заплатите не только налог, но также пени и штраф.

Если сами заметите ошибку уже после того, как выдадите отпускные сотруднику, вернуть излишне перечисленные суммы будет проблематично. Просто так удержать переплаченные суммы из зарплаты сотрудника нельзя. Это возможно только в случае счетной ошибки или недобросовестности сотрудника. Но в рассмотренной ситуации счетной ошибки нет. Вернуть деньги сотрудник сможет только по собственной воле (ст. 1109 ГК).