Быстрые подсказки по декабрьским выплатам
СЕРГЕЙ ШИЛКИН — ведущий эксперт объединенной редакции «Актион Бухгалтерия» по зарплатным вопросам. Более 19 лет пишет статьи по бухгалтерской и налоговой тематике для «Главбуха» и других изданий «Актиона». До этого пять лет проработал главным бухгалтером.
Из-за праздников дата выдачи декабрьской зарплаты переносится с 5 января на 29 декабря. Но компания хочет рассчитаться с сотрудниками 28 декабря. Так можно?
Чиновники против выдачи зарплаты раньше срока. Это допустимо только из-за выходных или нерабочих праздничных дней (ответ Роструда на вопрос от 01.11.2023 № 189287 →онлайнинспекция.рф). Поэтому зарплату надо выдать 29 декабря. Кроме того, Роструд против зарплаты за неотработанное время (письмо от 30.06.2022 № ПГ/16063-6-1). Месяц 28 декабря еще не отработан. Сотрудник до конца месяца может, к примеру, заболеть, и зарплату придется пересчитывать.
Чем грозит выдача зарплаты раньше срока?
Основная претензия трудинспекторов связана с нарушением интервала выплат. Компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП, ответ Роструда на вопрос от 01.11.2023 № 189287). Ведь зарплату надо выдавать не реже чем каждые полмесяца, а из-за досрочной выплаты интервал может получиться больше (ст. 136 ТК).
А что с зарплатой, если 29 декабря — дополнительный выходной по решению директора компании?
Зарплату следует выдать не позднее 28 декабря. Работодатель вправе устанавливать свои дополнительные выходные, в том числе на 29 декабря. Однако важно, чтобы сотрудники не потеряли в деньгах из-за лишнего выходного, ведь это не отпуск за свой счет. Дополнительный выходной придется оплатить, причем исходя из среднего заработка (ст. 153 ТК).
Сроки выдачи зарплаты в компании — 8-е и 23-е число. Расчет за декабрь выдадут 29 декабря, январский аванс — 23 января 2024 года. Разница — 25 дней. Это нарушение?
Нет, ведь срок выдачи декабрьской зарплаты в данном случае переносится с 8 января на 29 декабря из-за праздников. Это требование статьи 136 ТК.
Выплата аванса по плану — 29 декабря. Компания хочет сместить этот срок на 28 декабря. Расчет за декабрь при этом будет 12 января. Так можно?
В этом случае компания планирует на 28 декабря выплату за период с 1 по 15 декабря, поэтому претензий не будет. Тем более что и интервал между выплатами не нарушается. Между 28 декабря и 12 января пройдет 16 дней, трудинспекторы считают это допустимым.
С будущего года компания планирует поменять сроки выдачи зарплаты. Сейчас — 10-е и 25-е число. Будет — 5-е и 20-е. Означает ли это, что зарплату за декабрь вместо 10 января нужно выдать 29 декабря?
Зависит от того, как компания зафиксирует переходные положения во внутренних документах. Можно установить, с какой выплаты начнут действовать изменения. Если в локальном акте будет сказано, что новые сроки действуют начиная с зарплаты за первую половину января, тогда расчет за декабрь можно выдать 10 января, а январский аванс — 19 января (перенос с субботы 20 января).
Сотрудник согласовал отпуск с 9 января будущего года. Компания оплатит отпуск 28 декабря. Включать ли декабрь в расчет отпускных?
Да, обязательно. Если сотрудник уходит в отпуск в январе, декабрьская зарплата идет в расчет отпускных. Расчетный период в данном случае — 2023 год. Не важно, что на момент выплаты он еще не закончился.
Отпускные нужно посчитать исходя из предположения, что сотрудник отработает декабрь до конца. Это самый простой способ. Но есть риск, что компания переплатит работнику, если он, например, заболеет в последние дни месяца. Более сложный вариант — посчитать сотруднику отпускные исходя из фактического заработка на дату начисления отпускных. А в январе пересчитать выплату и перечислить разницу. Так же надо поступить, если работник помимо оклада получает премии, надбавки, доплаты и компания не учла их при расчете отпускных.
Что делать с годовой премией за 2023 год при оплате январского отпуска?
Годовую премию нужно учесть при расчете отпускных независимо от даты начисления. Сотрудник идет в отпуск в 2024 году, поэтому премия за 2023 год попадет в расчет. Если работник получит выплату уже после отпуска, необходимо пересчитать ему отпускные и доплатить разницу.
Компания выдает зарплату 9-го и 24-го числа. Декабрьский аванс перечислит сотрудникам 22 декабря (перенос с воскресенья 24 декабря). Расчет за декабрь — 9 января 2024 года. Других выплат с 23 по 31 декабря не будет. Подавать ли уведомление по НДФЛ за этот период?
Нет, не нужно. За период с 23 по 31 декабря у компании нет налога к уплате. А действующее законодательство не предусматривает нулевых уведомлений. Читайте, как подать последнее уведомление по НДФЛ в 2023 году, и сохраняйте выверенный образец.
за правильный ответ
Ошибочно выплатили сотруднику больше, чем положено. Как вернуть?
Что сделать: удержите излишне выплаченную сумму, если ошибка при расчете зарплаты относится к счетной или возникла по вине сотрудника. В остальных случаях предложите ему добровольно вернуть деньги.
Важная деталь
По общему правилу из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не более 20 процентов (ч. 1 ст. 138 ТК).
Можно ли взыскать с работника излишне выплаченную зарплату, которую сотрудник уже потратил? Если да, то как? Сама ошибка произошла, например, из-за того, что бухгалтер ошибся в расчетах или неправильно заполнил платежку.
Работодатели вправе удержать излишне выплаченную сумму зарплаты. Но сделать это можно только в трех ситуациях (абз. 4 ч. 2, ч. 4 ст. 137 ТК). Первая — произошла счетная ошибка, то есть неточность в арифметических действиях. Вторая — доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое. Третья — ошибку вызвали неправомерные действия самого сотрудника. Предположим, он передал бухгалтеру некорректные документы для вычетов по НДФЛ. И этот факт подтвердили в суде.
При счетной ошибке письменно сообщите о ней работнику. Форма сообщения законодательно не утверждена. Поэтому можно составить его в свободной форме. Главное укажите срок, в течение которого сотрудник должен вернуть переплату.
Если работник не погасит долг в течение месяца со дня окончания этого срока, издайте приказ об удержании из зарплаты (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1).Ознакомьте работника с приказом. Также получите его согласие с суммой и основанием удержания (ч. 3 ст. 137 ТК). Если сотрудник отказывается подписать согласие или оспаривает сумму, придется идти в суд.
Если ваша ситуация не подпадает под указанные случаи, то удержать ошибочно выданную зарплату нельзя. К примеру, если дважды выдали зарплату из-за технической ошибки в программе. Тогда предложите сотруднику добровольно вернуть переплату. Но если он откажется, например, потому что уже потратил эти деньги, вы вряд ли сможете взыскать их даже через суд.
за правильный ответ
Последнее уведомление 2023 года: что в него включать и как не наколоться с НДФЛ
Воспользуйтесь чек-листом, чтобы перепроверить последнее декабрьское уведомление по НДФЛ. Документ вы будете заполнять по правилам, которые еще не применяли, а налог придется заплатить раньше обычного. Вам в помощь одобренный ФНС шаблон уведомления, в него можно включить не только НДФЛ, но и взносы. А еще сохраните образец платежки со статусом 02: если на ЕНП пока не перешли, в декабре она вам понадобится в последний раз.
Включите в уведомление НДФЛ за особый период
В декабре нужно подать два уведомления по НДФЛ и дважды заплатить налог. И это обязательное правило для декабря. Если подаете еще и промежуточные уведомления, то в декабре уведомлений у вас будет целых три.
До конца 2023 года вы заполняете уведомления по НДФЛ за рваные периоды: с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего. Но всего их не 12, а 13, так как в декабре появляется особый период — с 23 по 31 декабря. Включите в уведомление за период с 23 по 31 декабря налог, который вы удержали в этот период с зарплаты, отпускных, больничных, подарков и т. д.
Подать уведомление и заплатить НДФЛ за период с 23 по 31 декабря надо максимум в последний рабочий день года (п. 9 ст. 58, п. 6 ст. 226 НК). Последний рабочий день в 2023 году приходится на 29 декабря, поскольку 30 и 31 декабря — выходные дни. Поэтому завершите все расчеты с работниками не позднее 29 декабря. Или перенесите выплату на январь.
В 2024 году сроки для НДФЛ будут другими (Федеральный закон от 27.11.2023 № 539-ФЗ). Какими — смотрите ниже.
На заметку
Какие сроки будут действовать для НДФЛ в 2024 году
| Когда удержали НДФЛ | Крайний срок для подачи уведомления | Крайний срок для уплаты НДФЛ |
|---|---|---|
| С 1-го по 22-е число месяца | 25-е число текущего месяца | 28-е число текущего месяца |
| С 23-го числа по последнее число месяца включительно | 3-е число следующего месяца | 5-е число следующего месяца |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день года | Последний рабочий день года (в 2024 году — 28 декабря, рабочая суббота) |
Важная деталь
Если не удерживали НДФЛ в период с 23 по 31 декабря, нулевое уведомление не представляйте.
В уведомлении и платежке приведите специальный код периода
Перечислите декабрьский НДФЛ единым налоговым платежом с подачей уведомления либо платежкой со статусом 02. Второй вариант доступен компаниям только до конца года. Рассмотрим оба варианта.
ЕНП и уведомление. Платежку для ЕНП заполните как обычно, особенностей для нее нет. А вот в уведомление для периода с 23 по 31 декабря внесите особый код — 34/04. Памятка. Готовый образец, который одобрили в ФНС.
Платежка со статусом 02. В поле 107 для периода с 23 по 31 декабря укажите код ГД.00.2023 (письмо ФНС от 06.03.2023 № КЧ-4-8/2629). Смотрите памятку и образец платежки.
Памятка. Сроки и коды для декабрьских платежек и уведомлений
| Налог удержали | |||
|---|---|---|---|
| с 23 ноября по 22 декабря | с 23 по 31 декабря | ||
| Уведомления | |||
| Когда подавать | Не позже 25 декабря | Не позже 29 декабря | |
| Когда пополнить ЕНС | Не позже 28 декабря | Не позже 29 декабря | |
| Какой код периода указать | 34/03 | 34/04 | |
| Платежки с кодом 02 | |||
| Когда перечислить деньги | 25 декабря | 29 декабря | |
| Какой код писать в поле 107 | МС.12.2023 | ГД.00.2023 | |
Сформируйте два блока уведомления для разных КБК
Заполните два отдельных блока уведомления, если удерживали НДФЛ по разным ставкам. Когда сотрудник заработал с начала года более 5 млн руб., налог с разницы составит 15 процентов вместо обычных 13 (п. 1 ст. 224 НК). Налог по каждой из этих ставок перечисляют на свой КБК, код для ставки 13 процентов — 182 1 01 02010 01 1000 110, для ставки 15 процентов — 182 1 01 02080 01 1000 110. Поэтому сумму в уведомлении нужно разбить на две. Образец 2.
При расчете лимита учитывайте только облагаемые НДФЛ доходы на дату их получения. Для зарплаты это день ее выдачи. Если выплатите ее 29 декабря, это доход 2023 года. Учтите ее при расчете лимита этого года. А если 9 января будущего года или позднее, то это уже доход 2024 года.
Пример. Расчет НДФЛ, если доход работника превысил 5 000 000 руб. в декабре
Включите страховые взносы в уведомление, если платите их в декабре
Компаниям на упрощенке, которые хотят учесть взносы при расчете единого налога за год, нужно заплатить взносы с декабрьских начислений в декабре (письмо ФНС от 11.10.2023 № БС-4-11/13010). Компании на общей системе тоже вправе рассчитаться по взносам до конца года. Для этого:
— подайте уведомление по взносам за декабрь и пополните ЕНС на сумму взносов. Код периода — 34/03;
— направьте платежку со статусом 02. Код периода — МС.12.2023.
Оформите уведомление или платежку не позднее 28 декабря, чтобы налоговики успели зарезервировать платеж. НДФЛ и взносы можно включить в одно уведомление. Образец 3.
за правильный ответ
