В Росархиве ответили, как хранить документы за 2023 год
Главное изменение: документы за 2023 год архивируйте с учетом новых правил и разъяснений Росархива. Это касается и бухгалтерской документации.
Архивировать документы за 2023 год надо с учетом приказа Росархива от 31.07.2023 № 77. В Росархиве это подтвердили в ответ на запрос «Главбуха». Фактически приказ № 77 действует с 17 сентября 2023 года.
Если еще не успели перейти на новые правила хранения документов, тянуть дальше нельзя. За неправильное хранение бумаг и электронных файлов компанию могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб., а директора или ИП — на 3000—5000 руб. (ст. 13.20 КоАП).
Актуализируйте свое положение о хранении документов. К примеру, дополните положение еще одним случаем, когда нужно проводить экспертизу ценности документов. О том, как по-новому работать с архивными бумагами и электронными файлами, рассказывали в статье.
Проследите, чтобы после 17 сентября ваша компания использовала обновленные бланки для архивных папок. Чиновники подтвердили, что образцы из приказа Росархива № 77 носят рекомендательный характер. При необходимости компания вправе изменить шрифт, междустрочные интервалы документа и т. д. Также можно исключить какие-то реквизиты, которые не используете. Например, убрать реквизит «гриф утверждения» из описи дел постоянного хранения. Это не будет нарушением.
Важная деталь
С 1 января 2024 года компании вправе хранить документы бухучета и размещать базы данных бухучета только в России (п. 25 ФСБУ 27/2021).
Описи, акты, номенклатуры дел и прочие архивные документы, которые составили до 17 сентября 2023 года, переоформлять не требуется. В ответе на наш запрос чиновники это подтвердили.
В ближайшее время Росархив планирует разработать методические рекомендации для работы с архивными документами. Как только это случится, расскажем об изменениях на страницах журнала «Главбух».
