Как слаженно работать с ЕНС всей бухгалтерией — опыт крупного бизнеса

ТАТЬЯНА РОЖКОВА — заместитель начальника управления бухгалтерского учета и отчетности АО «Национальная система платежных карт». Имеет диплом ДипИФР, аттестаты ИПБ главного бухгалтера 6, 7, 8 уровней, аттестат налогового консультанта, финансового директора, в Актион Университете окончила курсы MBA. Имеет опыт работы в газовой компании, в структуре РЖД, добыче и производстве. Ценит время, проведенное с семьей, и с большим удовольствием проводит время с друзьями за игрой в покер и преферанс.

Из-за ЕНС добавили коллегам обязанностей

После перехода на единый налоговый счет структуру бухгалтерии мы не меняли. Коллеги по-прежнему ведут свои направления. Но у некоторых сотрудников появились новые обязанности, которые мы изложили в их должностных инструкциях. Например, это коснулось заместителя главбуха.

Кто отвечает за ЕНС. За состоянием ЕНС у нас следят замглавбуха и сам главбух. В первую очередь перестроить свою работу, включая процедуру контроля, пришлось именно заместителю. Обязали его консолидировать информацию о расчетах компании на ЕНС, следить за сроками подачи уведомлений, своевременным пополнением единого счета. Также заместитель проверяет, чтобы данные учета сходились с информацией в личном кабинете ФНС. Этому сотруднику мы объяснили, что он первая линия контроля, к главбуху должны поступать уже выверенные данные, ведь главбух отвечает за работу всей бухгалтерии в целом. Сопротивления не встретили.

Как работаем с уведомлениями. Раньше руководители направлений бухгалтерской службы формировали налоговые отчеты и готовили платежки, которые затем согласовывали с главбухом. Мы попросили их, помимо отчетности и платежек, ежемесячно направлять заместителю главбуха информацию о суммах и сроках для уведомлений. На этапе постановки задачи обсудили с ними, что уведомления — это своеобразная форма отчетности, за которой прицельно следят налоговики, поэтому нужно, чтобы у компании не было ошибок.

Чтобы создать у бухгалтеров мотивацию и повысить их ответственность, рассказали им о действующих контрольных точках и о том, что уведомление с ошибками могут не принять. Компании это грозит пенями и путаницей расчетов на ЕНС, а спрашивать руководство будет с ответственных сотрудников.

Сейчас, когда заместитель главбуха получает готовое уведомление, он детально проверяет цифры и коды, чтобы все соответствовало периоду, за который подаем документ. Проверенное уведомление он отправляет в инспекцию и пополняет единый счет на нужную сумму.

Для сверки с инспекцией используем инструменты, которых нет в учетной программе и ЛК ФНС

Пока функционал учетной программы и тем более личного кабинета на сайте ФНС не дает провести комфортную сверку данных на ЕНС. Из акта сверки не всегда понятно, откуда и какие суммы взялись. Приходится использовать дополнительные инструменты, например сводить данные в Excel-таблицу: там можно настроить фильтры и упростить обработку информации с помощью формул. Из-за такой трудоемкости сверку с налоговой вывели в отдельную задачу.

Как проводим сверку. Так как за расчетами на ЕНС у нас следит замглавбуха, то и сверку передали ему. В должностной инструкции поставили задачу ежемесячно запрашивать у налоговиков сверку на конец месяца и сопоставлять данные с учетной системой. Если есть непонятные расхождения, заместитель сразу же связывается с инспекторами, чтобы устранить разночтения.

Пока мы выбрали для себя именно такой алгоритм — удобно, что все расчеты под контролем у одного человека и он их регулярно выверяет. Да и главбуху так проще: все же взаимодействие с ЕНС — это отдельный участок работы, и у главного бухгалтера уходило бы на него слишком много времени.

Как общаемся с инспекцией. Наша компания участвует в налоговом мониторинге, поэтому общение с инспекторами строим по регламенту информационного взаимодействия. Точнее, мы общаемся как партнеры. Сотрудничают с налоговиками главный бухгалтер, его заместитель и я. Но главбуха мы привлекаем, только когда вопрос требует его непосредственного участия.

Чтобы работать с ЕНС без ошибок, прокачиваем наших бухгалтеров

Мы для себя поняли, что ЕНС еще долгое время будет требовать нашей максимальной вовлеченности. Следим за всеми новостями в этой области. Бухгалтеров ориентируем на то, чтобы участвовали в тематических вебинарах и читали статьи в журнале «Главбух».

Чтобы коллегам было проще, мы регулярно готовим для них рассылку с информацией о предстоящих вебинарах. Также мы назначаем бухгалтерам обязательные курсы на платформе Актион-360. После обучения обмениваемся новыми знаниями, даем друг другу обратную связь, обсуждаем спорности. Это помогает каждому быть в курсе новшеств и правильно понимать их.