Главные бухгалтеры — о том, как им удается избежать авралов в отчетный период

«Соблюдаем четкий график закрытия и внутренние регламенты»

Мы для себя выработали алгоритмы, которые спасают от авралов в отчетный период.

Как готовимся к закрытию отчетного периода. Согласно учетной политике наша бухгалтерия закрывает период ежемесячно. До 10-го рабочего дня, который следует за отчетным месяцем, формируем отчет о финансовых результатах и баланс. Если потом в учете закрытого месяца находим ошибки, исправить их можно только через бухгалтерские справки, но в то же время справки мы не приветствуем. Стараемся работать так, чтобы ошибок не было и оформлять справки вообще не пришлось. Благодаря тому, что ежемесячно формируем отчетность, авральных ситуаций у нас не возникает.

У нас есть специальное положение для бухгалтеров. Опираясь на него, проверяем и принимаем документы к учету. Положение также содержит подробный график закрытия отчетного месяца для каждого отдела.

На седьмой рабочий день, который следует за отчетным месяцем, проводим операцию «Стоп затраты». Она означает, что все доходы и расходы должны быть отражены в учете согласно первичным документам и условиям договора. А на восьмой день проводим контрольные процедуры.

Как закрываем период. Закрытие участков контролирует старший бухгалтер, а базу проводок проверяют заместители главбуха по направлениям: РСБУ, МСФО и НУ. После того как закрыли месяц, проводим анализ план-факта. Любые отклонения детально расписываем и представляем руководству. Если, к примеру, в мае или июне не провели затраты, потом их будет сложно принять в расходы из-за отсутствия бюджета. Главбух согласовывает отчетность и представляет ее в планово-экономический отдел и финансовому директору.

У компании есть четкий график закрытия периодов, и бухгалтерия строго следует ему. После того как сотрудники отдела закрыли участок, замглавбуха проводит контрольные процедуры. Далее бухгалтерия формирует ежемесячную отчетность.

Бывает, что бухгалтерия не успевает закрыть период вовремя. Это может произойти по двум причинам. Первая — от руководства поступило срочное задание, вторая — произошел форс-мажор. Например, выписали документы на отгрузку, а машина в пути сломалась. Но такое у нас происходит крайне редко. В подобных ситуациях мы работаем сверхурочно и стараемся закрывать период по установленному графику. Если все же не успеваем, предупреждаем об этом руководство.

Как действуем, когда просят уточненку. Если во время камералки инспекция просит сдать уточненку, с этим разбирается замглавбуха по налоговому учету. При необходимости он может подключить рядовых бухгалтеров, а также сотрудников других отделов. Затем главбух подробно рассматривает ситуацию и принимает решение, сдавать уточненку или нет.

«Стараемся все делать заранее»

Избежать ночевок на работе в отчетный период нам помогают система ЭДО и ежедневная проверка собственной работы.

Как готовимся к закрытию отчетного периода. Чтобы корректно и вовремя закрыть период, ежедневно контролируем отраженные в учете операции и корректируем их, если возникает необходимость. Отчетный период стараемся закрыть за неделю до сдачи деклараций по прибыли и НДС.

После того как отразили в учете все операции и закрыли период, выполняем контрольные процедуры. Они у нас расписаны в специальной матрице рисков и контролей, а также в учетной политике. Проверяем, что нет красного сальдо, затратные счета корректно закрыты, остатки по счетам учета денежных средств соответствуют выпискам, а авансы «схлопнуты». По максимуму проводим сверки с контрагентами и запрашиваем акты. Все это нужно сделать в такие сроки, чтобы была возможность исправить данные до формирования отчетности.

Все документы у нас проходят согласование в системе ЭДО независимо от того, в каком виде их получили: в бумажном или электронном. Для каждого вида документов есть свой временной регламент. Например, первичку бухгалтер должен согласовать или отклонить в течение двух рабочих дней. А договор в зависимости от его вида надо подтвердить за два-три рабочих дня. Авральные ситуации, когда нужно обработать сразу огромное количество документации, практически исключены.

Как закрываем период. Регламент нашей компании предусматривает выпуск приказа о закрытии отчетного периода. Приказ включает два графика. В первом графике устанавливаем сроки для ответственных сотрудников из других подразделений по представлению первички, других документов и информации. Во втором — сроки уже непосредственно для бухгалтерии по закрытию отчетного периода. Эти два графика связаны между собой.

В течение многих лет графики закрытия практически не менялись, поэтому каждый бухгалтер на своем участке знает, к какому сроку ему надо выполнить контрольные процедуры и завершить все операции. Ответственный сотрудник устно и по корпоративной почте сообщает, что его участок выполнил все операции и контрольные процедуры, которые еще нужно задокументировать.

Руководитель направления по расчету с персоналом формирует зарплатную отчетность, замглавбуха по налоговому учету — декларации по НДС и налогу на прибыль, замглавбуха по учету и отчетности составляет бухотчетность, а статотчетностью занимаются сотрудники других направлений. В конце главбух утверждает все виды отчетности.

Ежемесячно и к концу отчетного периода всегда проводим предварительное закрытие. Такая процедура помогает заранее заметить ошибки и неточности, а также вовремя внести изменения, если есть необходимость.

Как действуем, когда просят уточненку. Если инспекция просит представить пояснения или уточнить декларацию или расчет, главный бухгалтер ставит задачу тому сотруднику, который отвечает за конкретный налог. Когда ответственный разобрался с требованием проверяющих, подготовил ответ для инспекции или уточненку, главный бухгалтер согласовывает решение.

«Мотивируем сотрудников на активную командную работу»

Нас выручает ежемесячная подготовка к отчетности.

Как готовимся к закрытию отчетного периода. Каждый месяц запускаем в 1С анализ учета по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам. Анализ по НДС учетная программа делает очень долго, поэтому его я провожу сама. Для этого формирую универсальные отчеты по регистрам книги продаж и книги покупок. Это помогает нам вовремя отлавливать ошибки и недочеты, чтобы они не накапливались и не создавали авральную ситуацию в отчетный период.

Как закрываем период. У нашей компании тоже есть свой график закрытия. В нем мы помечаем ответственных за каждый участок бухучета.

Когда все готово к формированию отчетности, бухгалтер делает об этом отметку в графике. Все сотрудники бухгалтерии непосредственно принимают участие в закрытии и подготовке отчетности. Например, выставляют и проверяют счета-фактуры на аванс, проводят контрольные процедуры по налогу на прибыль.

Как действуем, когда просят уточненку. Если по итогу камералки инспекция просит уточненку, бухгалтер, ответственный за декларацию, выносит этот вопрос на обсуждение и предлагает свое решение. Чаще всего оказывается так, что уточненка не нужна. Достаточно подготовить для налоговой инспекции письмо с пояснениями.

«Заранее сообщаем бухгалтерам о сроках и контрольных точках»

Каждый бухгалтер у нас на подхвате, непричастных к закрытию периода нет.

Как готовимся к закрытию отчетного периода. Наша компания продает оптом, в розницу, через интернет и маркетплейсы детскую и женскую одежду собственных торговых марок. В первую очередь в конце каждого месяца мы проверяем выручку. Сверяем сведения между всеми рабочими базами, данные кассы розничных магазинов с данными ОФД и выручки, которую отразили в бухучете. Параллельно проводим сверку оптовой выручки. До 5-го числа каждого месяца ставим запрет на редактирование документов и автоматическую синхронизацию между базами.

Как закрываем период. Замглавбуха по оптовой торговле проверяет весь участок по подтверждению нулевой ставки НДС и ведет счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Авансы». Я контролирую счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Когда все проверили, сводим выручку и формируем отчетность. Декларацию по налогу на прибыль я готовлю по обособкам, затем сводим данные по ЕНС и сверяем с данными личного кабинета на сайте ФНС.

Вообще в закрытии отчетного периода у нас всегда участвуют все бухгалтеры, ведь у каждого свой важный участок. Наша команда всегда на связи друг с другом. Когда каждый ответственный сообщил, что все проверил по своему участку, мы закрываем учетную базу для редактирования и перепроводим документы. Затем я и мои заместители еще раз проверяем контрольные точки.

Сотрудники знают все сроки и контрольные точки заранее. Я сообщаю даты закрытия периода в общем чате, бухгалтеры стараются соблюдать сроки. Мы можем их нарушить, если поставщики несвоевременно представили документы, и это основная наша проблема. Ведь по этой причине мы не можем принять расходы и заявить НДС к вычету, если получили первичку после закрытия отчетного периода.

Как действуем, когда просят уточненку. За корректировку отчетности у нас отвечают все сотрудники в зависимости от того, по какому налогу инспекция просит уточнить декларацию или расчет. Например, если это зарплатная уточненка, ее готовят сами расчетчики. Если декларация по НДС или прибыли, корректировку делаю я или мои заместители.

«Демонстрирую коллегам личный пример»

Мой секрет работы без авралов — команда, с которой комфортно и вместе трудиться, и проводить досуг.

Как готовимся к закрытию отчетного периода. Я заранее составляю план задач, график их выполнения и ставлю бухгалтерам сроки. И безусловно, этих сроков важно неукоснительно придерживаться.

Еженедельно провожу с сотрудниками планерки, где мы обсуждаем важные вопросы работы отдела. Раз в месяц использую практику «1-2-1». Она заключается в том, что я лично общаюсь с каждым работником. Так можно обсудить то, о чем не успели сказать на общем собрании, подобрать решения для каких-то индивидуальных трудностей бухгалтера.

Как закрываем период. Закрытие у нас происходит так же, как и у коллег. Каждый бухгалтер по-своему участвует в этом процессе. А за счет того, что любые проблемы решаем сразу же по мере их поступления, в отчетный период мы не тратим время на исправление ошибок и недочетов.

Как действуем, когда просят уточненку. За уточненку у нас может отвечать любой бухгалтер, но главное — совместная работа. Если необходимо сдать, например, корректировку по НДС, значит, нужно выйти на связь с контрагентом. Это делает бухгалтер того участка, по которому надо скорректировать данные. А дальше уже я как главбух обрабатываю информацию и делаю новый отчет.