Чем роботы помогают бухгалтерам — опыт крупного бизнеса

МАРИЯ ВОЛКОВА — руководитель отдела обслуживания бизнеса и управления процессами компании «Акрихин». Начала карьеру в компании в 2016 году на должности бухгалтера по расчету зарплаты. Успешно передает рутинные бухгалтерские задачи роботам. Автоматизировала ряд основных процессов в организации: от заказа до закупки или продажи, валютный контроль.

ГЛАВБУХ: Мария, рады приветствовать в редакции журнала «Главбух». Расскажите, по какому принципу выбираете сотрудников к себе в штат.

МАРИЯ ВОЛКОВА: В первую очередь, конечно, я смотрю на бухгалтерские навыки. Но, кроме этого, задаю важный для меня вопрос: готов ли претендент смотреть шире на свои возможности и функционал. Речь не о том, чтобы сотрудник больше работал. А о том, чтобы он мог выйти за рамки рутинных операций, проанализировать свою работу и продумать, как выполнять ее быстрее и с меньшими трудозатратами. Для меня это один из ключевых моментов — когда сотрудник готов смотреть на свою работу шире, что-то придумывать.

Получается, что ваши сотрудники не просто ведут учет, но и выступают в роли своего рода разработчиков?

Безусловно, мои коллеги значительно модернизировали свою работу. Придумали отчеты, которые позволяют, например, проводить сверки быстрее в несколько раз, чем если бы это делали вручную. У нас многие предпочитают потратить время на разработку или автоматизацию существующей функции, которая позволит выполнять работу за секунды. Когда есть идея, я всячески поддерживаю сотрудника, более того, увлекаюсь и стараюсь продвинуть эту идею, реализовать и внедрить в работу.

А ротацию сотрудников руководство вашей компании приветствует?

В целом да. Сотрудники могут менять отделы или функционал внутри отдела. Каждый может попробовать себя в новой для него работе. Но как такового процесса глобальной ротации у нас в компании не предусмотрено.

Есть ли метрики, по которым проверяете, эффективно ли сотрудники выполняют свои задачи?

Да, у нас утверждены правила, в которых закреплены временные периоды на выполнение каждой задачи. Например, на проведение операции в учете у нас есть три дня. Ежеквартально мы проводим анализ задач по каждому отделу и смотрим, сколько процентов операций выполнили в срок или не в срок. У сотрудников есть годовые цели по достижению показателей. А что касается качества, то мы своими силами проводим внутренние аудиторские проверки. По каждому из направлений используем чек-листы, где описано, что необходимо контролировать.

Когда автоматизируете какой-то процесс, как учите сотрудников с этим работать?

Зачастую сотрудники сами инициируют доработки, поэтому обучать не приходится. Работники моего отдела сами участвуют во внедрении роботов и механизмов. Технические задания составляют совместно с командой из ИТ-отдела. Иногда коллеги даже лучше меня знают принцип действия того или иного робота. Но, безусловно, новеньким мы первое время показываем, как работают уже настроенные процессы. Для этого подготовили подробные инструкции со скриншотами, видеоинструкции. Кроме того, проводим встречи с менеджерами по направлениям, чтобы объяснить особенности работы.

Есть ли сопротивление у сотрудников в связи с внедрением новых процессов?

Нет, сопротивления я не встречала. У нас достаточно подробные чек-листы, инструкции по каждому направлению работы. Когда приходит новый сотрудник, вся команда оказывает поддержку в его адаптации, помогает и разъясняет принципы работы.

Роботы, которых вы уже внедрили, это все внутренние наработки или вы используете разработки сторонних компаний?

У нас есть сотрудник ИТ-отдела, который сам успешно создает роботов. Но потребностей у нашей компании много. Поэтому мы вынуждены прибегать и к услугам сторонних компаний. Но даже в этом случае наши сотрудники активно задействованы в разработке, ведь от нас требуется техническое задание. Кроме того, тонкости процессов в компании знают только наши специалисты.

Сколько роботов в целом есть у вашей компании?

Не могу сказать за всю компанию — их огромное количество. Только в моем отделе их 27. Но они действительно помогают нам не возиться с первичными документами и рутинными задачами учета.

Как изменились функции бухгалтеров после внедрения роботов?

Функции бухгалтеров сегодня стали более сложными и ответственными, но в то же время они более интересные и не такие рутинные. С помощью роботов штат бухгалтеров справляется с непрерывно растущим потоком документов и операций в учете. Сотрудники могут сосредоточиться на более сложных задачах. Например, на анализе данных, разработке и внедрении идей по автоматизации. Кроме того, необходимо искать решения для нестандартных ситуаций в условиях постоянных изменений законодательства — а с такими ситуациями мы сталкиваемся регулярно.

Можете продемонстрировать на примере одного из роботов — что он у вас делает?

Расскажу про сверку по авансовым отчетам. Чтобы получить акт сверки, любому работнику компании нет необходимости обращаться в наш отдел. Сотруднику достаточно зайти в систему, выбрать пункт сверки по подотчетникам за интересующий период и нажать «Сформировать». Робот из учетной системы сформирует отчет и направит его на электронную почту этому сотруднику. Аналогичным образом можно получить и, например, копию платежки по любой сделке.

Как выглядит робот для сверки по авансовым отчетам

Бывает такое, что роботы не справляются и допускают ошибки?

Да, хотя и редко, но ошибки бывают. На такой случай мы настроили оповещение. У роботов есть определенное расписание, по которому они должны выполнять задачи. Например, до начала рабочего дня нужно разнести банковскую выписку. И вот если что-то пойдет не так, ответственному за участок работы приходит на почту уведомление со скриншотом о том, что робот не выполнил задачу. Тогда вместе с командой коллег из нашего отдела и разработчиком выясняем причину сбоя. И конечно, всей командой находим способ устранить ошибку в последующей работе.

Поделитесь, какие планы по автоматизации у вашей команды на ближайшие годы?

Мы будем продолжать внедрять различных роботов. Количество документов, которые к нам приходят, растет с каждым годом. Но нам не нужно расширять штат, вместо этого работает автоматизация. Сейчас разрабатываем робота по актам сверки. При получении акта сверки от контрагента робот будет формировать акт из нашей учетной системы. Затем делать сверку между документами: выявлять разницу между начальным и конечным сальдо, а также определять документы или платежи, которые отсутствуют в сверке.