Четыре правила для вашего РСВ, чтобы успешно пройти проверку

Правило 1. Включайте в РСВ только выплаты, которые относятся к объекту обложения

Выплаты, которые не входят в базу по взносам, приводить в расчете не нужно. Речь прежде всего о доходах, которые не связаны с трудовыми отношениями. Это, например, арендная плата, дивиденды, материальная выгода и займы. Их в расчете не показывайте совсем, в том числе как необлагаемые.

Подарки также не включайте в расчет. Выдачу подарка оформите по договору дарения, чтобы это были не трудовые, а гражданско-правовые отношения (письмо Минфина от 15.10.2021 № 03-01-10/83519). Не отражайте в РСВ и подотчетные суммы. Но если работник по ним не отчитается, это будет его доход, с которого надо заплатить взносы. Такие суммы уже потребуется включить в расчет.

Правило 2. Покажите в отчете необлагаемые суммы

Если выплата относится к объекту обложения взносами, ее нужно включить в расчет. Это касается в том числе и необлагаемых сумм, например командировочных. Чиновники предписывают включать в РСВ все выплаты: и суточные, и компенсацию расходов на проезд, проживание и т. д. (письмо Минфина от 24.03.2020 № 03-15-06/22936). То есть все выплаты, которые командированный сотрудник показал в авансовом отчете. Сначала укажите в отчете полную сумму выплат, которые начислили сотрудникам, потом необлагаемую часть, затем разницу.

Посмотрите, так ли заполняет расчет ваша бухгалтерская программа. Например, она может включать в расчет только облагаемые суточные. Страховые взносы на суточные не начисляют в пределах лимита:

— 700 руб. в день в поездках по России;

— 2500 руб., если командировка зарубежная.

С разницы страховые взносы нужно заплатить. Необлагаемые и частично облагаемые выплаты в расчете отражают так, как мы показали в таблице 1.

Правило 3. Раздел 3 заполняйте за последний квартал

Персонифицированные сведения — единственный раздел расчета по взносам, который заполняют не нарастающим итогом с начала года, а за последний квартал. В разделе 3 вы показываете взносы по единому тарифу по каждому сотруднику, причем только с базы в пределах лимита, то есть с выплат до 2 225 000 руб. с начала 2024 года на одного работника. Выплаты и взносы сверх этой суммы в разделе 3 не приводите, сверхлимитные взносы покажите по строке 062 подраздела 1.

В подразделе 3.2.1 раздела 3 РСВ за 9 месяцев приведите выплаты и взносы за июль, август и сентябрь, а также в целом за квартал. Налоговики помесячно сравнят раздел 3 РСВ с подразделом 1 (письмо ФНС от 26.02.2024 № БС-4-11/2112). Вот как выглядит контрольное соотношение:

Страховые взносы по каждому работнику из раздела 3 вы суммируете и переносите в строку 061 подраздела 1. Убедитесь, что значения совпадают до копейки. Если контрольное соотношение не будет выполняться, налоговики не примут расчет и его потребуется пересдать (п. 7 ст. 431 НК).

Правило 4. Если использовали несколько тарифов, включите в отчет разделы по каждому из них

Сколько разделов будет в РСВ, зависит от того, какие тарифы вы используете. Например, применяете только общий тариф. Тогда доходы покажите только по коду 01. Если компания относится к МСП, тогда по коду 01 отразите расчет взносов с выплат меньше либо равных МРОТ. Включите в этот код и необлагаемые суммы. Для выплат сверх МРОТ действует код 20. Раздел 3 заполняйте так же: отдельно по коду «НР» для выплат в пределах МРОТ и по коду «МС» для выплат сверх МРОТ. Раздел 1 заполните один по всем тарифам.

Если выплаты сотруднику с начала года превысили лимит в 2 225 000 руб., считать взносы надо по особым правилам. А если компания малая или средняя, расчет еще больше усложняется. Делить выплаты нужно, даже если работник зарабатывает значительно больше минимальной зарплаты. В этом случае действуйте так.

В подразделе 1 раздела 1 РСВ по коду 01 покажите расчет взносов с МРОТ. По коду 20 — выплаты сверх МРОТ. В строках 021 и 022 отдельно отразите количество физиков, выплаты которым не превысили и превысили лимит. В строки 051 и 052 впишите облагаемую базу по взносам в пределах лимита и сверх него.

Раздел 3 также заполняйте отдельно по кодам «НР» и «МС», но покажите в нем только взносы с доходов в пределах лимита. Взносы с выплат сверх лимита в раздел 3 не включайте. При этом взносы нужно платить и после превышения лимита, просто по другим правилам (таблица 2 ниже).

Возможно, ваша компания попала в реестр МСП в течение квартала и для нее изменились ставки страховых взносов. Например, если компанию внесли в реестр в августе, с этого месяца она должна платить взносы по пониженным тарифам. Так считают налоговики (письмо ФНС от 16.01.2024 № ЗГ-2-11/473). Если, наоборот, компанию в августе исключили из реестра МСП, пониженные тарифы не используйте с 1-го числа месяца, когда вас исключили, то есть в нашем случае с 1 августа.

Перепроверьте перед сдачей РСВ, вправе ли вы применять пониженную ставку или, напротив, теперь должны платить взносы по общим тарифам. Чтобы найти организацию в реестре МСП, воспользуйтесь поиском на сайте →rmsp.nalog.ru.