Расчет 6‑НДФЛ за год заполняйте по особым правилам
- 1Зарплату за декабрь покажите по дате выдачи
- Все правила для зарплаты за декабрь приводим в таблице
- 2НДФЛ по переходящим доходам может попасть в отчеты за разные периоды
- Каких доходов это касается
- 3Включите в справки о доходах налог за прошлый год
- Но только удержанный до подачи отчета
- 4Перечисленный налог в справках о доходах не показывайте
- Что поменяли в форме справки
Годовой отчет 6-НДФЛ отличается от квартальных. Во-первых, нужно правильно отразить переходные выплаты и прежде всего декабрьскую зарплату. Во-вторых, в отчет за год входят справки о доходах, заполнять которые надо по особым правилам. Кроме того, форма справки теперь новая. Читайте, каких правил придерживаться, чтобы заполнить главный отчет по НДФЛ.
Когда зарплата за декабрь попадет в отчет полностью
Правила зависят от того, когда выплатили расчет за декабрь — в январе или в прошлом году.
Итоговую зарплату выдали в декабре. Если вторую часть зарплаты компания выдала 28 декабря или раньше, включите всю декабрьскую зарплату и НДФЛ с нее в 6-НДФЛ за год. Таблица 1 ниже. Это доход прошлого года.
Итоговую выплату за месяц выдали в январе. Если первую часть зарплаты компания выдаст в декабре, а вторую уже в январе, то декабрьская зарплата и НДФЛ с нее попадут в два отчета: за год и за 1-й квартал. Первая часть зарплаты — доход декабря, вторая — января. К итоговой выплате за декабрь применяйте новые правила расчета НДФЛ, которые действуют с 1 января.
Таблица 1. Как показать декабрьскую зарплату в 6-НДФЛ за год
| Выплата | Дата выплаты | Раздел 1 | Раздел 2 |
|---|---|---|---|
| За первую половину месяца | 20 декабря или раньше | Включите налог в строки 020 и 025 отчета за год | Включите зарплату в отчет за год. Покажите доход в строке 120, а исчисленный и удержанный налог — в строках 140, 160 и 165 |
| За первую половину месяца | 23 декабря или позже | Включите налог в строки 020 и 026 отчета за год | Включите зарплату в отчет за год. Покажите доход в строке 120, а исчисленный и удержанный налог — в строках 140, 160 и 166 |
| За вторую половину месяца | 28 декабря или раньше | Включите налог в строки 020 и 026 отчета за год | Включите зарплату в отчет за год. Покажите доход в строке 120, а исчисленный и удержанный налог — в строках 140, 160 и 166 |
| За вторую половину месяца | В январе | Включите налог в строки 020 и 021 отчета за 1-й квартал | Включите зарплату в отчет за 1-й квартал. Покажите доход в строке 120, а исчисленный и удержанный налог — в строках 140, 160 и 161 |
Как показать переходящие доходы
В большинстве случаев датой получения дохода для расчета НДФЛ считают день выплаты. Например, по зарплате или по отпускным. В этот же день удерживают налог. Поэтому, если вы выдали зарплату за декабрь, премию или отпускные в прошлом году, например 28 декабря, это доход 2024 года. Но есть выплаты, по которым дата исчисления НДФЛ не совпадает с днем его удержания и может прийтись даже на другой отчетный период. Таблица 2 ниже.
Таблица 2. Доходы, по которым дата расчета НДФЛ не совпадает с днем удержания
| Доходы | Дата фактического получения дохода | Основание |
|---|---|---|
| Доходы в натуральной форме | День передачи ТМЦ, оплаты за человека работ или услуг, прощения долга и т. п. | Подпункт 2 пункта 1 статьи 223 НК |
| Командировочные расходы, которые сотрудник не подтвердил документами | Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет | Подпункт 6 пункта 1 статьи 223 НК |
| Сверхнормативные суточные по командировкам | ||
| Материальная выгода по займам | Последнее число каждого месяца в течение срока, на который выдали заем | Подпункт 7 пункта 1 статьи 223 НК |
Так, в НК есть два вида доходов, дата признания которых для целей расчета НДФЛ выпадает на последний день месяца. Это сверхнормативные суточные по командировкам и материальная выгода (подп. 6 и 7 п. 1 ст. 223 НК). Удержать налог надо в день ближайшей выплаты сотруднику дохода, например зарплаты. Но если доход возник 31 декабря, применяйте для расчета налога правила прошлого года.
Пример. Расчет НДФЛ со сверхнормативных суточных, если их выплата связана с командировкой
Аналогичные правила используйте для доходов в натуральной форме. Например, 25 декабря физику вручили неденежный подарок стоимостью более 4000 руб., а налог удержали 10 января. Тогда датой расчета НДФЛ будет 25 декабря, а удержания — 10 января. Сам подарок включите в общий доход сотрудника за 2024 год.
Что сверить в справках о доходах
Справки о доходах входят в состав 6-НДФЛ за год. Показатели в них инспекторы сверят с данными из раздела 2.
Общая сумма дохода. Сумму начисленного дохода в строке 120 раздела 2 годового 6-НДФЛ, налоговики сопоставят с доходами из справок о доходах:
 |
Численность физлиц, которые получили доход. Число получателей доходов в строке 110 раздела 2 годового 6-НДФЛ инспекторы сопоставят с количеством разделов 2, которые есть в каждой справке о доходах физлиц:
 |
Общая сумма вычетов. Инспекторы сверят сумму вычетов в строке 130 «Сумма вычетов» раздела 2 расчета с общей суммой вычетов в разделах 3 справок о доходах:
 |
В строку 130 включите все вычеты, на которые уменьшают доход сотрудника при расчете НДФЛ: стандартные, имущественные, социальные, профессиональные, инвестиционные. В разделе 3 справок укажите стандартные, социальные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья. В приложении приведите все прочие вычеты, то есть за исключением стандартных, социальных и имущественных.
Общая сумма исчисленного НДФЛ. Строку 140 «Сумма налога исчисленная» раздела 2 расчета 6-НДФЛ инспекторы сопоставят с суммой всех граф «Сумма налога исчисленная» раздела 2 справок о доходах к 6-НДФЛ по каждой ставке:
 |
Общая сумма удержанного НДФЛ. Контрольного соотношения для строк 160 «Сумма налога удержанная» раздела 2 и «Сумма налога удержанная» раздела 2 справок о доходах нет. Если показатели не сошлись, это не означает, что в отчете ошибка. Ведь показатели в этих строках формируются по разным правилам.
В строку 160 расчета 6-НДФЛ включают фактически удержанный в отчетном году налог. В справках отражают НДФЛ с доходов прошлого года, удержанный на момент подачи расчета. То есть в справке о доходах налоговики хотят видеть данные не на 1 января, а на день подачи отчета. И не важно, что дата удержания может попасть уже на следующий налоговый период.
Разница может возникнуть, если, например, признали доход по сверхнормативным суточным в декабре, а налог удержали в январе. Проверьте, из-за чего у вас возникло расхождение. Если причина обоснованная, причин для беспокойства нет. Если где-то в расчетах ошибка, найдите ее и подайте отчет с правильными цифрами.
Общая сумма неудержанного НДФЛ. Строку 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2 расчета инспекторы сопоставят со строкой «Сумма неудержанного налога» раздела 4 справок о доходах к 6-НДФЛ:
 |
крайний срок сдачи 6-НДФЛ за 2024 год
В строки включают НДФЛ, который не удержали по объективным причинам. К примеру, при выплате дохода в натуральной форме, если денежных выплат в пользу того же физлица не было и не будет. При этом, если удержите налог сейчас, в 6-НДФЛ сумму такого налога не включайте.
Сумма излишне удержанного НДФЛ. Контрольного соотношения для строк 180 «Сумма налога, излишне удержанная» раздела 2 расчета и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» раздела 2 справок о доходах нет. Если показатели не сошлись, это не означает, что в отчетах ошибка. Показатели в этих строках тоже формируются по разным правилам. В справки о доходах сумма излишне удержанного налога попадет только в случае, если вы не вернете переплату до подачи отчета. Если долг по налогу вы погасите до этой даты, скорректируйте удержанный налог. Поля 160, 180 и 190 раздела 2 не исправляйте. Из-за этого у вас и появится разница.
Сумма возвращенного налога. Строка 190 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» со справками о доходах не связана. В них сумму возвращенного налога не показывают.
На заметку
Что нового в справке о доходах физлица
С 2024 года действует новая форма справки о доходах. Это часть вашего годового 6-НДФЛ. В составе отчетности обновленную справку вы заполняете впервые. Так, в разделе 2 справки больше нет поля «Сумма налога перечисленная». С 2023 года уплата налога происходит через единый налоговый счет. Пункт 2 статьи 230 НК больше не требует указывать в справках уплаченный налог. Также в справку добавили строку «Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве». Остальные строки справки не изменились, но ФНС обновила коды доходов и вычетов, которые используют при заполнении справок (приказ от 09.01.2024 № ЕД-7-11/3). Среди прочего, утвердили два новых кода доходов:
— 2017 — для суточных или полевого довольствия за разъездной характер работы, а также для надбавок вахтовикам. Код — для сумм свыше лимита;
— 2018 — для компенсаций сотрудникам на удаленке свыше 35 руб. в день.
Из-за каких сотрудников потребуется заполнить лишние строки в РСВ
- 1Выплаты сверх лимита покажите в РСВ отдельно
- Но взносы с таких сумм в разделе 3 не отражайте
- 2Доходы в отчет включайте по дате начисления
- Период, к которому относится вознаграждение, или дата выплаты значения не имеют
- 3Включите в отчет только граждан России, если есть сотрудники, которые работают за границей
- Исключение из этого правила — граждане Белоруссии
- 4Сотрудника, с которым заключили несколько договоров, покажите в отчете один раз
- Это правило касается и раздела 3 — просуммируйте в нем все выплаты
Страховые взносы считают нарастающим итогом с начала года. И если выплаты сотруднику в прошлом году превысили лимит, в РСВ понадобится заполнить дополнительные строчки. Также расчет усложняется, если компания относится к МСП, у нее есть сотрудники, которые работают за границей или сразу по нескольким договорам. Читайте, как заполнить годовой РСВ в этих случаях.
Шпаргалка
Какие выплаты включить в РСВ за год
Включите в отчет все доходы, которые начислили в 2024 году. При расчете взносов смотрите на дату начисления выплат. Отразите в РСВ за год премии и отпускные, которые начислили в прошлом году, а выдали в 2025-м. То же самое касается зарплаты за декабрь. Она попадет в РСВ в полной сумме, даже если итоговый расчет пройдет в январе. С больничными другая ситуация. Если сотрудник открыл ЭЛН в декабре, а закрыл в январе, в годовой отчет выплату за первые три дня не вносите. Пособие вы начислите уже в январе после закрытия больничного листа. Напомним, что больничные не облагаются страховыми взносами, но показать их в отчете нужно: сначала в общей сумме выплат, а затем в составе необлагаемых.
Важная деталь
Отдельно покажите в расчете по взносам сотрудников, которые заработали больше лимита, и сверхлимитные суммы.
Выплаты сотруднику превысили лимит
Если выплаты сотруднику с начала года превысили лимит в размере 2 225 000 руб., взносы в отчете отражают по особым правилам. В подразделе 1 раздела 1 в строках 021 и 022 отдельно покажите количество физиков, выплаты которым не превысили и превысили лимит. В строки 051 и 052 впишите облагаемую базу по страховым взносам сначала в пределах лимита, а потом сверх него. Расчет взносов также покажите отдельно — в строках 061 и 062. Принцип тот же: сначала показывайте взносы по общему тарифу, затем с выплат сверх лимита.
Раздел 3 также заполняйте по особым правилам. Покажите в нем все выплаты, но взносы только с доходов в пределах годового лимита. Взносы с выплат сверх лимита в раздел 3 не включайте.
Если компания относится к МСП, отчет «удваивается». Дело в том, что такие компании обязаны применять пониженный тариф для выплат сверх МРОТ (письма ФНС от 17.07.2023 № ЗГ-3-11/9234 и Минфина от 03.06.2021 № 03-15-05/43471). Правила расчета взносов в прошлом и в этом годах смотрите в таблице ниже.
Лимиты и тарифы по взносам в 2024 году и на 2025 год
| Категория тарифа | 2024 год | 2025 год |
|---|---|---|
| Тариф для компаний, у которых нет права на пониженные взносы | 30% | 30% |
| После превышения лимита 2 225 000 руб. — 15,1% | После превышения лимита 2 759 000 руб. — 15,1% | |
| Тариф для малых и средних компаний | 30% для выплат в пределах МРОТ, 15% с выплат сверх МРОТ | 30% для выплат в пределах полутора МРОТ, 15% с выплат сверх полутора МРОТ |
| После превышения лимита 2 225 000 руб. — 15,1% для выплат в пределах МРОТ, 15% с выплат сверх МРОТ | После превышения лимита 2 759 000 руб. — 15,1% для выплат в пределах полутора МРОТ, 15% с выплат сверх полутора МРОТ |
Заполнить отчет нужно по каждому коду тарифа. В подразделе 1 раздела 1 по коду 01 покажите расчет сумм страховых взносов с доходов в пределах МРОТ. Сюда же включите необлагаемые выплаты.
Для ставки 15 процентов действует другой код тарифа — 20. Заполните по нему отдельный подраздел 1 РСВ. По этому коду покажите выплаты сверх МРОТ. Раздел 3 также заполняйте отдельно по двум кодам:
— «НР» — для выплат в пределах МРОТ и необлагаемых сумм;
— «МС» — для выплат сверх МРОТ.
Пример. Как заполнить раздел 3, если годовой лимит доходов превышен, а компания относится к МСП
- Код «НР»
Код «НР»
В разделе 3 по коду «НР» покажите выплаты в пределах МРОТ, а также необлагаемые.- Код «МС»
Код «МС»
Если выплаты превысили лимит, в разделе 3 отразите только взносы с выплат в пределах лимита.
не позже этой даты нужно сдать РСВ за год (перенос с 25 января)
Сотрудник работает за границей
Работников, которые трудятся за границей, показывайте в РСВ в зависимости от их гражданства.
У сотрудника гражданство России. Страховые взносы с выплат работнику-россиянину платить нужно в любом случае. Ведь граждане России, работающие по трудовому договору, подлежат обязательному страхованию по всем видам страхования. Это правило действует независимо от того, где работают сотрудники: в России или за рубежом (п. 2 письма Минфина от 25.03.2023 № 03-04-05/27507). То же самое касается работ по гражданско-правовому договору. Поэтому выплаты таким физлицам облагаются взносами и их нужно включить в РСВ в общем порядке.
Сотрудник-иностранец. С иностранцем другая ситуация. Если он выполняет свои трудовые обязанности на территории иностранного государства, то не является даже временно пребывающим в России. Значит, не считается застрахованным ни по одному из видов страхования. А страховые взносы следует начислять только на выплаты тем сотрудникам, которые подлежат обязательному социальному страхованию (ст. 420 НК). Следовательно, выплаты в пользу иностранного работника, который трудится в другой стране, включать в базу по взносам не нужно и в расчет по взносам они не попадут (п. 2 письма Минфина от 31.03.2020 № 03-04-05/25515).
Важная деталь
За декабрь уведомление по взносам не подавайте. Его заменит РСВ. Но не забудьте пополнить ЕНС к 28 января.
Из правила есть одно исключение. Касается оно граждан Белоруссии, которые работают по трудовому договору дистанционно на территории своей страны. В случае с работниками из Белоруссии действуют нормы Договора между Россией и Республикой Беларусь от 24.01.2006 о сотрудничестве в области социального обеспечения. По этому договору работник может выбрать законодательство о социальном страховании: либо белорусское, либо российское. Для этого он должен подать своему работодателю заявление. Причем по умолчанию действуют российские правила.
Если сотрудник выбрал российское законодательство, то на выплаты в его пользу работодатель должен начислять страховые взносы в общем порядке (письмо Минфина от 04.10.2019 № 03-04-06/76243). Но только на пенсионное страхование и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ст. 3 Договора). На таких сотрудников нужно заполнить специальный подраздел 4 раздела 1. Каких сотрудников еще в него включить.
На заметку
В каком случае взносы по единому тарифу нужно делить по видам страхования
В компании могут работать сотрудники-иностранцы, которые по международным договорам застрахованы в РФ не по всем видам страхования. Это, например, граждане Вьетнама или Китая. Они застрахованы только в сфере обязательного медицинского и социального страхования (п. 2 ст. 13 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Социалистической Республики Вьетнам от 27.10.2008, п. 2 ст. 12 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Китайской Народной Республики от 03.11.2000). Единый тариф взносов с выплат работникам из этих стран нужно дробить (п. 6.2 ст. 431 НК). Покажите выплаты таким сотрудникам в подразделе 4 раздела 1 РСВ. При этом в разделе 3 отразите только тех иностранцев, которые застрахованы по пенсионному страхованию (п. 13.1 Порядка заполнения РСВ, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878). Покажите их с кодом застрахованного лица «МД». Если сотрудник-иностранец не застрахован по обязательному пенсионному страхованию, заполнять и сдавать на него раздел 3 расчета по взносам не надо.
У сотрудника два трудовых договора с компанией или трудовой и гражданско-правовой
Компания может заключить с одним и тем же физлицом несколько трудовых или гражданско-правовых договоров. Формировать отдельные разделы 3 РСВ в зависимости от вида договора или их количества не нужно, заполните только один. В подразделе 3.2 суммируйте выплаты по всем договорам и отразите их общей суммой. При этом пока показывать отдельно вознаграждения по ГПД не нужно, такая обязанность появится с отчета за 1-й квартал 2025 года.
Также один раз посчитайте сотрудника, когда будете определять численность застрахованных лиц и физлиц, с выплат которым начислены взносы.
На заметку
С отчета за 1-й квартал 2025 года будет новая форма РСВ
ФНС утвердила новую форму РСВ (приказ от 13.09.2024 № ЕД-7-11/739). Отметим два главных изменения.
Изменение 1. В строке 141 раздела 3 расчета теперь надо отдельно указывать выплаты по гражданско-правовым договорам, в том числе необлагаемые. В графе 160 этого же раздела по-прежнему нужно отражать только облагаемые выплаты. В ФНС нам пояснили, что новая строка требуется СФР для расчета пособий. Ведь данные о заработке налоговая служба передает фонду как раз из разделов 3 РСВ.
Изменение 2. В новой форме РСВ появилось приложение 3.1 к разделу 1. Оно связано с изменениями в НК. Для малых и средних организаций, которые относятся к обрабатывающим производствам, с 2025 года действует пониженный тариф страховых взносов 7,6 процента. Его применяют к выплатам сотруднику за месяц свыше полутора МРОТ. До этой величины действует общий тариф 30 процентов. В приложении 3.1 к разделу 1 расчета компании-льготники будут приводить расчет соответствия условиям применения пониженного тарифа.
за правильный ответ
Без каких показателей инспекторы не примут годовой ЕФС‑1 по взносам на травматизм
Читайте, без каких листов и подразделов в разделе 2 не сможете сдать годовой ЕФС-1 и что делать, если отчет уже сдали, но в строках нужно поменять показатели. Подсказки из этой статьи мы согласовали с СФР.
последний день, чтобы сдать раздел 2 формы ЕФС-1 за 2024 год без штрафа
Какие листы и подразделы включить в годовой ЕФС-1 по травматизму
Обязательные листы и подразделы для формы ЕФС-1 по травматизму перечислены в пункте 12 Порядка, утвержденного приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. В отчет стандартно включают три основные страницы.
Титульный лист. Поитогам 2024 года титульник заполняйте без особенностей. Отразите в нем ваш регистрационный номер в СФР, наименование организации, ИНН, КПП, код по ОКВЭД, ОГРН.
Подраздел 2.1 раздела 2 с расчетом взносов на случай травматизма. Из основного в подразделе укажите:
— базу для начисления взносов нарастающим итогом с начала 2024 года и за каждый из трех последних месяцев отчетного периода. Формируйте ее в строке 3 как разницу между строками 1 и 2;
— размер страхового тарифа с учетом надбавок и скидок по строке 8;
— суммы исчисленных взносов с начала расчетного периода, а также отдельно за первый, второй и третий месяцы периода. Итоги отразите в строке 9 (п. 163—175 Порядка, утв. приказом СФР № 2281).
Подраздел 2.3 раздела 2 с данными о медосмотрах и спецоценке. Сведения о спецоценке и медосмотрах приводите на начало 2024 года. Данные о спецоценке берите из последнего отчета по этой процедуре (п. 1 и абз. 3 п. 213 Порядка, утв. приказом СФР № 2281). В строке 1 отразите общее количество рабочих мест, которые подлежат спецоценке, и количество рабочих мест, в отношении которых ее провели. Если спецоценки не было, в графах 4—11 поставьте 0.
Как исправить ошибки в разделе 2 ЕФС-1, если отчет уже сдали
Допустим, компания показала в отчете неверные сведения. Если такие ошибки привели к занижению суммы взносов к уплате, то сдайте уточненный ЕФС-1. В корректировочной форме покажите, какие по счету сведения сдаете: в поле «Номер корректировки» поставьте 001, 002 и т. д. Также укажите код отчетного периода и год, за который корректируете сведения.
Как фонды сейчас штрафуют страхователей, которые сдают ЕФС-1 с опозданием
Если вовремя не сдать раздел 2 формы ЕФС-1, проверяющие назначат штраф — 5 процентов от суммы взносов, которая причитается к уплате за последние три месяца отчетного периода. При этом штраф не может быть меньше 1000 руб. и не должен превышать 30 процентов от указанной суммы взносов (п. 1 ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Штраф потребуют и с директора — от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33 КоАП).
Если отчитались с небольшим опозданием, шанс снизить штраф через фонд есть, но небольшой. Зато суды в подобных случаях нередко встают на сторону страхователей. Вот что об этом говорят в СФР.
Штрафа за опоздание с ЕФС-1 не избежать
Если страхователь сдал первичный отчет с опозданием, в любом случае будет штраф. Даже если задержка ЕФС-1 произошла не по вине организации, а, например, из-за сбоя на стороне интернет-провайдера при отправке электронного отчета. На практике фонды редко принимают во внимание смягчающие вину обстоятельства. Но свою позицию организация сможет отстоять в суде. Есть шанс, что арбитры примут во внимание маленький период задержки отчета или, например, отсутствие у компании задолженности.
профессиональных рисков отделения Фонда пенсионного и социального
страхования по СПб и Ленинградской области
