Претензии партнерам теперь можно выставлять в электронном формате от ФНС

Когда пригодится новая электронная претензия

Организация вправе предъявить претензию контрагенту, если он нарушил свои обязательства (ст. 309 ГК, ч. 5 ст. 4 АПК, ст. 136 ГПК). Единого бланка претензии нет. Но с 12 января 2025 года можно применять цифровой формат претензии, который разработали налоговики (приказ ФНС от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016). Пользоваться новым форматом или нет, решайте сами — это ваше право, а не обязанность.

Хотя применять электронную претензию и не обязательно, стоит подумать о ее внедрении в вашу систему ЭДО. Во-первых, это унифицированный формат, который теперь сможет распознать большинство бухгалтерских систем. Во-вторых, документы, составленные по утвержденным форматам, при проверках можно передавать в ИФНС в электронном виде. Распечатывать и заверять их не нужно.

При обмене претензиями через ЭДО бухгалтер сможет оперативно определить дату отправки и ответа на претензию. Например, для расчета срока давности по долгам.

Как отражать претензии в учете

Компания, которая получила претензию, вправе принять условия контрагента, отказаться от них либо пойти на переговоры с партнером. В двух последних случаях в бухучете записей делать не нужно. Непризнанные претензии не влияют и на налогообложение. Это связано с тем, что у организации не возникает каких-либо расчетов.

Учет претензий контрагентам. Претензии контрагентам в бухучете отражают, как правило, на счете 76 субсчет «Расчеты по претензиям». По дебету показывают предъявленные суммы, по кредиту — полученные от контрагента.

В бухучете начисленные законные проценты, неустойку и компенсацию убытков нужно учесть в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). В налоговом учете это внереализационные доходы (п. 3 и 6 ст. 250 НК, письма Минфина от 29.08.2022 № 03-03-06/3/84127, от 27.07.2020 № 03-03-06/1/65419). При методе начисления неустойку и проценты за просрочку учтите в доходах на дату, когда их признает должник, или в день, когда вступит в законную силу решение суда по уплате санкций. Например, дата, когда получите по ЭДО электронный положительный ответ на претензию, и будет моментом признания.

Учет претензий от контрагентов. Если получили претензию, но не принимаете ее в изначальном виде, на эту сумму стоит сформировать оценочное обязательство (п. 8 ПБУ 8/2010). Это на случай, если велика вероятность, что сумму потребуется заплатить.

Так же, как и предъявленные претензии, полученные отражают на счете 76. Можно открыть дополнительный субсчет «Претензии полученные». В бухучете траты на удовлетворение претензий учитывайте в прочих расходах, в налоговом учете — во внереализационных расходах. При расчете налога на прибыль методом начисления сумму аванса не учитывайте в налоговой базе (подп. 1 п. 1 ст. 251 и п. 49 ст. 270 НК). При кассовом методе полученный аванс увеличивает доходы организации, а возвращенный их уменьшает (п. 2 и 3 ст. 273 НК).