Главное, что требуется знать бухгалтеру о корпоративных и зарплатных картах

Руководство вашей компании собирается открыть корпоративную карту в банке? Или пока только раздумывает, нужно такое платежное средство в работе или нет? Рекомендации, приведенные в этой статье, помогут принять решение. Вы сориентируетесь в особенностях расчетов корпоративными картами и в правилах, по которым надо учитывать данные операции.

Также мы рассмотрим вопросы, которые часто возникают на практике при работе с зарплатными картами. А еще схематично покажем вам, в каком порядке учитывать расходы на обслуживание «пластика».

Корпоративные карты

Начнем с корпоративных карт. С помощью такого рода «пластика» ваши работники смогут оплачивать любые расходы для нужд организации. Чаще всего командировочные и представительские. Либо для тех же целей можно снимать с карты наличные. Так поступать позволяет пункт 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

В общем, использование корпоративной карты — это удобный способ выдать деньги под отчет. Ведь тут вам не придется каждый раз идти в банк, чтобы взять там наличные деньги.

Отсюда вытекает и еще одно преимущество. Расчеты по «пластику» будут проходить в безналичном порядке. А это значит, лимит расчетов наличными в 100 000 руб. в данном случае не действует.

Плюс ко всему корпоративную карту можно использовать и в зарубежных командировках. Даже если сам карточный счет рублевый. Просто банк будет конвертировать рубли в валюту. И здесь тоже удобство налицо. Вы избавляетесь от необходимости покупать валюту и передавать ее сотруднику.

На что обратить внимание, открывая карточный счет

Если вы решили обзавестись корпоративной картой, банк откроет вашей компании специальный счет. Он может быть и в рублях, и в иностранной валюте. А затем к этому счету банк изготовит карту — одну или несколько. Смотря сколько вы запросите.

В то же время количество карт к одному счету банк может ограничить — например, не более десяти. Все условия обычно прописывают в договоре на выпуск и обслуживание корпоративных карт.

Перечень документов, которые нужно представить для открытия карты, определяет сам банк. Но в любом случае от вас потребуется заявление. В нем вы назовете тех сотрудников компании, на имя которых надо изготовить «пластик». Да, держателем карты будет именно работник. Но деньги на счете, естественно, принадлежат вашей организации.

Пройдемся кратко по самым распространенным вопросам, которые возникают при открытии корпоративной карты.

Какую корпоративную карту можно выбрать? Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. На расчетную вам придется предварительно переводить деньги со счета вашей компании. Иначе сотруднику просто нечем будет расплачиваться.

Правда, здесь возможен и краткосрочный кредит со стороны банка. Так называемый овердрафт. Если средств на счете вдруг не хватит, банк автоматически предоставит недостающую сумму. А позже вы ее вернете, но уже с процентами.

Ну а по кредитной карте ваша компания (вернее, сотрудник) изначально пользуется средствами банка. Разумеется, за плату. И уже потом ваша компания переводит деньги на счет.

Какие лимиты обычно устанавливают банки для корпоративных карт? Прежде всего, банк определяет максимальную сумму наличных рублей, которую можно снять с карты. Обычно не более 100 000 руб. в течение одного операционного дня. Кроме того, вы сами можете установить лимит расходования средств по каждой карте, чтобы контролировать траты сотрудников за счет компании.

Прочие условия договора зависят от конкретного банка. Скорее всего он будет брать с вас плату за годовое обслуживание карты, а также комиссию за снятие наличных. Возможно, потребует внести первоначальный взнос на корпоративный счет не менее определенной суммы.

Нужно ли сообщать контролерам об открытии карточного счета? Да, об открытии карточного счета обязательно уведомите налоговиков. Это нужно сделать в течение семи рабочих дней. Такой порядок установлен в подпункте 1 пункта 2 Налогового кодекса РФ. Иначе ревизоры могут оштрафовать компанию на 5000 руб. Данная санкция предусмотрена в пункте 1 статьи 118 кодекса.

При этом используйте форму сообщения № С-09-1. Она утверждена приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362 @. Кстати, вы можете направить такой документ в инспекцию и по телекоммуникационным каналам связи, завизировав его электронной цифровой подписью.

Заметим, что раньше вопрос о том, надо ли извещать инспекцию об открытии карточного счета, был неоднозначным. И некоторым компаниям в суде удавалось оспорить штраф в такой ситуации. Однако после того, как налоговиков поддержал Президиум ВАС РФ в постановлении от 21 сентября 2010 г. № 2942/10, доводить дело до суда стало бессмысленным.

Об открытии карточного счета не забудьте сообщить также в фонды. Для этого используйте уже другую форму. Она есть в письме ФСС РФ от 28 декабря 2009 г. № 02-10/05-13656. А для Пенсионного фонда РФ рекомендуемый образец есть на сайте этого ведомства.

Какие изменения внести во внутренние документы компании

Итак, корпоративную карту банк вам оформил. Теперь важно закрепить порядок работы с ней во внутренних документах вашей компании.

Во-первых, где-то надо обозначить, что выдавать деньги под отчет можно с использованием корпоративного «пластика». Например, в положении о порядке расчетов с подотчетниками, если такое у вас есть. Возможно, придется еще внести изменения в положение о командировках и в документ, где у вас прописаны правила оплаты представительских расходов.

Во-вторых, советуем разработать отдельное специальное положение, в котором четко обозначить правила использования работниками карт. Какие пункты там стоит зафиксировать, мы подсказали ниже.

Как отразить операции по корпоративной карте в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете все расчеты с использованием корпоративной карты вы будете вести на счете 55. Основанием будут банковские выписки. Затраты на обслуживание карты относите к прочим расходам. Подробнее порядок учета мы рассмотрим дальше на примере (см. статью «Проводки, образцы документов и расчет налогов по операциям с корпоративными картами»).

Что касается самой карты, то право на нее принадлежит банку. Поэтому отражать ее на счете 50 субсчет «Денежные документы» не нужно. В принципе, вы можете учесть ее за балансом, открыв для этого специальный счет, в условной оценке.

Кроме того, вам понадобится регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карты работникам и ее возврат. Это может быть ведомость или журнал. В регистре указывайте:

• номера карт и фамилии, имена, отчества держателей;
• срок, на который вы выдали карту работнику;
• даты, когда передали «пластик» сотрудникам и когда они их вернули обратно.

Ну и само собой, каждого работника нужно попросить расписаться в получении карты. Также свою подпись должен поставить бухгалтер, ответственный за учет корпоративного «пластика».

Что делать с банковскими комиссиями в налоговом учете

Ту плату, которую с вас будет брать банк за обслуживание карт, вы можете учесть при расчете налога на прибыль. При этом используйте тот же порядок, в каком вы обычно списываете услуги кредитных организаций. То есть включите плату банку в состав внереализационных расходов, как это разрешено подпунктом 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ. Либо спишите ее как прочие расходы на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса.

Компании на упрощенке, которые применяют объект «доходы минус расходы», также вправе списать банковские комиссии при расчете налога. Это предусмотрено в подпункте 9 пункта 1 статьи 346.16 кодекса.

Нужно ли включать в доходы материальную выгоду по корпоративной кредитной карте

Если вы открыли кредитную карту, может возникнуть вопрос: надо ли рассчитать материальную выгоду, чтобы включить ее в доходы компании? Это связано с тем, что обычно банк предусматривает льготный период, в течение которого проценты уплачивать не нужно. Однако в Налоговом кодексе РФ нет правил, по которым можно определить подобную материальную выгоду. Поэтому доход в данном случае вашей компании учитывать не придется. Чиновники из Минфина России подтвердили это в письме от 18 апреля 2012 г. № 03-03-10/38.

Как учитывать расходы, оплаченные с корпоративной карты, при расчете налога на прибыль

Теперь, собственно, о затратах, которые сотрудник оплачивает с корпоративной карты. В общем-то, здесь действуют те же правила, что и при обычной выдаче денег под отчет.

То есть в момент списания средств с карточного счета расхода не возникает. И здесь не важно, на каком режиме налогообложения компания — общем или упрощенном.

В любом случае отнести потраченные суммы на расходы в налоговом учете вы сможете не раньше, чем работник представит вам отчет об использовании средств вместе с необходимыми подтверждающими документами. Причем в том порядке, который установлен для данного вида затрат. Например, представительские расходы вы отразите на дату утверждения авансового отчета. Это указано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Затраты при расчете налога на прибыль вы отразите на основании первички, например счетов ресторанов по представительским расходам, билетов по командировочным. Кроме того, понадобятся документы о списании средств с карточного счета (квитанции, слипы).

На практике нередко бывает, что работники тратят средства с корпоративной карты на личные цели. Тогда эти суммы они должны возместить компании. То же самое относится к ситуации, когда сотрудник по какой-то причине не смог представить подтверждающие бумаги. При этом включать полученные средства в доход компании вам не нужно.

Зарплатные карты

Теперь немного поговорим о зарплатных картах. Достоинства их очевидны: не нужно снимать деньги в банке, вручную выдавать суммы, депонировать невыплаченную зарплату. Сотрудникам же не придется вставать в очередь у кассы, что экономит рабочее время.

Чтобы открыть зарплатный проект, с банком, само собой, нужно заключить договор. Называться он может по-разному. Например, договор на открытие и обслуживание счетов с использованием банковских карт.

Перечень документов, необходимых для выпуска зарплатного «пластика», опять же определяет банк. Обычно в него входят в том числе сведения о фонде оплаты труда и график выдачи зарплаты в компании.

Чтобы перечислить зарплату тем работникам, которых вы перевели на карты, достаточно будет передавать в банк одну платежку на общую сумму. А вместе с ней реестр получателей по форме, установленной кредитной организацией.

Какие документы надо будет оформить, если компания решила открыть зарплатные счета

О том, что зарплата будет перечисляться на счет сотрудника в банке, надо прописать в трудовом или коллективном договоре. Это следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Так что, если ваша компания только переходит на безналичный способ оплаты труда, придется заключить с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам.

При этом на практике бывают ситуации, когда отдельные сотрудники отказываются подписывать подобные соглашения. У вас нашлись такие? Что ж, принудить работника получать зарплату на банковскую карту вы не можете. Поэтому, если переубедить человека так и не вышло, придется выдавать ему наличные деньги через кассу.

И вот что еще важно. Даже если вы станете переводить зарплату работникам на карты, это еще не отменяет обязанности выдавать им расчетные листки, которая установлена в статье 136 Трудового кодекса РФ. В них все так же должны быть указаны составные части зарплаты, а также размеры удержаний и общая сумма выплаты. Это подчеркнули чиновники из Роструда в письме от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

Как отразить затраты на зарплатные карты при расчете налога на прибыль

В рамках зарплатного проекта компания, разумеется, оплачивает услуги банка. Зачастую это плата за изготовление карт, платеж за годовое обслуживание, комиссия за перечисление денег на карточные счета сотрудников. Как поступить с этими расходами в налоговом учете?

Комиссию за перечисление средств на счета чиновники обычно всегда разрешали включать в состав налоговых затрат. Подтверждение тому — письмо Минфина России от 20 апреля 2009 г. № 03-03-06/2/88.

Как учесть расходы на оплату услуг банка по обслуживанию карт при расчете налога на прибыль

А вот с затратами на выпуск и годовое обслуживание карт раньше частенько возникали проблемы. Налоговики запрещали учитывать их при расчете налога. Мол, такие расходы в пользу работников, а не самой компании. И считать их экономически обоснованными нельзя. При этом контролеры ссылались обычно на пункт 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ. В этой норме сказано, что при расчете налога на прибыль нельзя учитывать оплату товаров для личного потребления и иные аналогичные расходы в пользу работников.

Еще один из аргументов контролеров: изготовление карт не отнесено к числу банковских операций — перечень таковых есть в статье 5 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 395-1. Об этом сказано, к примеру, в письме Минфина России от 14 июля 2009 г. № 03-11-06/2/124. Заметим, что речь в нем идет о компаниях, применяющих упрощенную систему налогообложения. Но выводы работают и в отношении тех, кто на общем режиме. Ведь расходы на банковские услуги и те и другие учитывают по общим правилам (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Заметим, что этот довод контролеров не бесспорен. Хотя бы потому, что Налоговый кодекс не ограничивает расходы на услуги кредитных организаций платой исключительно за те операции, которые поименованы в законе как банковские.

Впрочем, на сегодняшний день специалисты Минфина высказывают куда более лояльную позицию и позволяют все перечисленные выше платежи банку включать в состав расходов при расчете налога на прибыль. Подробнее об этом представитель главного финансового ведомства рассказывает в комментарии ниже.

Разъясняет Александра Бахвалова, cпециалист отдела Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Стоимость банковских услуг по зарплатным картам можно учесть в расходах

— Допустим, компания заключила с банком договор на выпуск и обслуживание зарплатных карт. По этому договору она оплачивает кредитной организации изготовление карт и вносит плату за годовое обслуживание. Кроме того, с компании берут комиссию за перечисление денег на карточные счета работников. Так вот, все эти расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Ведь переводя средства на зарплатные карты сотрудников, компания экономит на инкассации денег и других затратах, которые обычно возникают при выдаче зарплаты наличными. Значит, данные расходы экономически обоснованны.

Главное, чтобы условие о перечислении денег на зарплатные карты было предусмотрено в трудовом или коллективном договоре. Обратите внимание: плату за годовое обслуживание надо учитывать равномерно. В течение того периода, за который она вносится. Это следует из пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Тем не менее советуем вам уточнить в своей инспекции, как, по мнению ревизоров, учитывать плату за выпуск карт и их годовое обслуживание. Ведь налоговики на практике иногда придираются к такому виду затрат. Об этом свидетельствует арбитражная практика, к примеру постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/450-10-1,2. И хотя судьи в подобных спорах в большинстве своем поддерживают компанию, вряд ли вам захочется доводить дело до суда.

Особенно осторожно подходить к учету данных расходов нужно компаниям, которые применяют упрощенную систему. Поскольку перечень затрат для этого спецрежима закрытый. И если организация спишет плату за изготовление и обслуживание карт как расходы на услуги банка, налоговики могут предъявить к ней претензии.

Добавим, что доходов у работников в данном случае не возникает. С этим согласны и чиновники, что подтверждает письмо Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-04-06/6-255. Таким образом, с суммы банковских комиссий исчислять НДФЛ не придется. Также как и страховые взносы.

Вопрос-тест по темам номера

• 5
  Компания открыла в банке специальный счет для расчетов корпоративной картой. Нужно ли сообщать об этом налоговикам?
  • A.  Да, нужно.
  • Б.  Нет, не нужно.
  Правильный ответ — А. Об открытии карточного счета необходимо сообщить контролерам в течение семи рабочих дней. Это подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 21 сентября 2010 г. № 2942/10.

Следующий вопрос в статье «Какие выплаты полагаются сотруднику, если он заболел или уехал в командировку в разгар рабочего дня».