«Мы не заплатили пени по налогу. Что нам будет?»
Чем рискуете: Компании грозит штраф лишь в том случае, если вы не заплатите пени вместе с недоимкой до того, как станете подавать уточненную декларацию.
Предположим, вы самостоятельно обнаружили недоимку по налогу. В таком случае в идеале в тот же день, когда вы станете перечислять долг в бюджет, вам надо заплатить еще и пени. Это требования пунктов 3 и 5 статьи 75 Налогового кодекса РФ. А что если проигнорировать норму закона и самим пени не начислять — в надежде, что инспекторы не заметят? Разберемся.
Да, пока ревизоры не ведают о вашей задолженности и о пенях, риска претензий с их стороны, конечно, нет. Но если речь идет о старой ошибке в расчетах, наверняка вы захотите рано или поздно ее исправить. Тогда придется подавать в ИФНС уточненную декларацию. И тут уже, понятно, факт недоимки неминуемо вскроется.
Так вот, если вы представите в ИФНС уточненку до того, как о недоимке узнают налоговики, но долг с пенями платить не станете, штрафа компании не избежать. Инспекторы выставят его в размере 20 или 40 процентов от неуплаченной суммы налога. Основанием тут является статья 122 Налогового кодекса РФ. Если же государству вы задолжали как налоговый агент, то штраф — 20 процентов от суммы недоимки (ст. 123 кодекса).
Причем в такой ситуации штраф будет, даже когда долг по самому налогу вы погасите, а не начислите лишь пени. Наказание обойдет вашу компанию стороной, только если вы заплатите и то и другое вместе. Так предусмотрено пунктом 4 статьи 81 Налогового кодекса РФ. И оспаривать данный принцип в суде нет смысла. Вот примеры неудачных попыток это сделать: постановления Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2011 г. № 11185/10, ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2011 г. № А56-66841/2010.
Теперь предположим, что недоимку обнаружили не вы, а налоговые инспекторы в ходе проверки. Тогда они выставят вам требование уплатить налог. И в нем же укажут размер пеней, которые начислят на дату отправки вам такого требования. Плюс обозначат срок, в течение которого вы должны погасить задолженность.
Чем вы рискуете, если проигнорируете данное требование контролеров вовсе или заплатите долг без учета предъявленных пеней? В этом случае последние будут «капать» до тех пор, пока вы наконец не погасите недоимку либо не оспорите ее в суде. Либо пока сами инспекторы принудительно не взыщут долг с вашей компании (ст. 46, 47 Налогового кодекса РФ).
Бумаги, которые помогут вернуть или зачесть переплату по НДФЛ
Почему эти документы важны: Чтобы правильно вернуть переплату по НДФЛ, возникшую по итогам года, надо направить работнику уведомление. А к нему стоит приложить образец заявления с банковскими реквизитами. А вот посреди года достаточно оформить бухгалтерскую справку.
В чем часто ошибаются: Направляют излишне удержанный по итогам года налог на доходы физлиц в счет будущих платежей.
Если ваша компания на упрощенке
Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ для упрощенщиков такой же, как и для обычных компаний.
Переплата по НДФЛ может возникнуть по разным причинам. Например, потому, что сумма стандартных вычетов по итогам года превысила доход сотрудника. Либо иностранный работник стал налоговым резидентом, и вам пришлось пересчитывать налог по ставке 13 процентов вместо прежних 30 процентов.
В любом случае переплату внутри года надо зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ. А вот ту, что останется уже по итогам налогового периода, придется возвращать на банковский счет работника. Исключение — ситуация, когда переплата по итогам года возникла из-за того, что иностранный работник стал налоговым резидентом. Тут сотрудник должен сам обратиться в инспекцию за возвратом излишне удержанного с него налога.
Для каждого случая вам надо будет оформить определенные документы. Дальше расскажем, какие именно и как их лучше составить.
Какие документы понадобятся, чтобы зачесть переплату по НДФЛ внутри года
Итак, переплату, которая возникла до окончания года, надо учесть при расчете НДФЛ с доходов работника в следующих периодах. Такое правило предусмотрено в пункте 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. О том, что излишки по НДФЛ внутри года нельзя возвращать деньгами, чиновники из Минфина России также подтвердили в письме от 23 июля 2012 г. № 03-04-06/8-207 (см. комментарий ниже).
Излишне удержанный НДФЛ по итогам года надо возвращать на банковский счет работника
— Если по итогам года у работника образовалась переплата по НДФЛ, то она считается излишне удержанной. В этом случае возвращать ее нужно по правилам пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. То есть перечислить деньги на банковский счет работника. Исключение — ситуация, когда переплата возникла по причине того, что иностранный работник стал налоговым резидентом. Тогда вернуть излишне удержанный налог работник должен самостоятельно, обратившись в ИФНС. Ему придется заполнить налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ.
По-другому поступать нужно, если налоговый период еще не закончился. Тогда налоговую переплату можно зачесть в следующих месяцах этого же года. Так предусмотрено пунктом 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Обратите внимание: это правило касается и ситуации, когда переплата возникла из-за того, что работник стал налоговым резидентом по НДФЛ в течение года.
Обнаружив переплату, от вас потребуется сторнировать запись, которой вы начислили НДФЛ в прошлых месяцах. А основанием для такой корректировки будет бухгалтерская справка. Чтобы вам было проще ее оформить, образец мы привели ниже.
Пример: Как поступить с переплатой по НДФЛ, если год не закончился
— 754 руб. — отражена переплата по НДФЛ по Савельеву.
Какие бумаги оформить, чтобы по итогам года вернуть излишки налога сотрудникам
Если вы не успеете зачесть переплату по НДФЛ до конца года, то такую сумму считайте излишне удержанным налогом. Направить ее на будущие платежи (то есть уже в рамках 2013 года) нельзя. Вам придется перечислить деньги на банковский счет работника. Но предварительно взять с него соответствующее заявление.
Обучающий курс по теме
О расчете НДФЛ — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.
Обратите внимание: такой порядок возврата переплаты действует, даже если на конец года работник из компании уволился (письмо Минфина России от 31 июля 2012 г. № 03-04-05/1-901).
Как мы сказали в самом начале, исключение — ситуация, когда излишки по НДФЛ образовались из-за того, что в течение года нерезидент превратился в резидента. Повторим: в этом случае сотруднику придется самостоятельно обратиться в ИФНС с просьбой вернуть налог.
Компания возвращает переплату на банковский счет сотрудника
Как возвращать переплату на счет работника в банке, прописано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. Расскажем подробнее, какие шаги предпринять и какие документы составить.
О переплате уведомите работника. На это отводится 10 рабочих дней с момента, как вы обнаружили факт переплаты. При этом вы можете самостоятельно разработать форму документа, который нужно направить сотруднику. Или можно воспользоваться готовым образцом, который мы разместили ниже.
Советуем сообщить сотруднику о том, что получить деньги можно, написав заявление на имя руководителя. И предупредите его, что обязательно понадобится указать реквизиты счета.
Верните деньги в течение трех месяцев. После того как сотрудник напишет заявление, у вас есть три месяца, чтобы перечислить деньги на его банковский счет. Не затягивайте с возвратом. За просрочку придется выплачивать работнику проценты исходя из действующей в этот момент ставки рефинансирования ЦБР.
Осторожно!
Если компания не вернет переплату по НДФЛ в трехмесячный срок, то придется заплатить работнику проценты исходя из ставки рефинансирования ЦБР.
На сумму возврата можете уменьшить платежи по другим работникам. Допустим, сумма НДФЛ, которую компания должна перечислить в январе, составила 260 000 руб. Однако за одним сотрудником числится переплата за прошлый год в размере 2000 руб. В этом случае в бюджет можно перечислить 258 000 руб. (260 000 – 2000). А 2000 руб. перевести на счет работника.
А что делать, если, обнаружив переплату по НДФЛ, вы понимаете, что исчисленного налога вряд ли хватит для возврата денег сотруднику в трехмесячный срок? При таком раскладе лучше переведите деньги работнику за счет собственных средств компании. Чтобы не пришлось потом начислять проценты за нарушение трехмесячного срока.
Наряду с этим в течение 10 рабочих дней после того, как получили от работника заявление, обратитесь в налоговую инспекцию за деньгами. Для этого составьте заявление на возврат (его образец — ниже).
К заявлению приложите выписку из налогового регистра, где вы отражаете суммы к удержанию. А также документы, подтверждающие удержание налога, и платежки, по которым вы перечислили НДФЛ в бюджет. Напомним: с 1 января 2011 года вы самостоятельно разрабатываете формы регистров для расчета налога.
Работник самостоятельно обращается за переплатой в ИФНС
После того как сотрудник стал налоговым резидентом, с его доходов вы начали удерживать НДФЛ по ставке 13 процентов. А не 30 процентов, как раньше. В этом случае, как мы уже отметили, вы не обязаны перечислять деньги по итогам года на счет работника. Он может вернуть переплату, самостоятельно обратившись в ИФНС. Такое правило предусматривает пункт 1.1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.
Но без вашей помощи работнику все равно не обойтись. Ведь о существующем порядке возврата НДФЛ он сам вряд ли знает. Поэтому уведомите сотрудника о том, что на конец года у него возникла переплата по налогу на доходы. А заодно подскажите написать заявление в инспекцию по месту жительства (или пребывания) и сдать декларацию по форме 3-НДФЛ.
Главное, о чем важно помнить
1 Переплату по НДФЛ, возникшую внутри года, можно зачесть в счет будущих платежей.
2 Излишне удержанный НДФЛ по итогам налогового периода нужно вернуть на банковский счет работника по его заявлению. Но сотрудник, который стал налоговым резидентом, может вернуть налог, обратившись в ИФНС самостоятельно.
Покупатель должен составлять счет-фактуру при возврате продукции, если он успел учесть ее на счете 41
К нам на склад приехал покупатель, получил товар, расписался в накладной и поставил печать. Через неделю этот клиент захотел вернуть товар, так как он оказался ему не нужен. Товар качественный, но мы готовы пойти на уступку и принять его обратно. Кто в данном случае должен выставлять счет-фактуру при возврате?
Здесь нужно исходить из того, отразил покупатель товары на счете 41 или еще не успел. Если же контрагент приобрел вашу продукцию, чтобы использовать ее в качестве материалов, ориентиром будет счет 10. Уточните все это у покупателя.
В вашем случае клиент скорее всего уже отразил товары на счете 41. Значит, при возврате товаров именно он должен выставить счет-фактуру. На основании этого документа вы примете НДС к вычету. Это подтверждает письмо Минфина России от 21 мая 2012 г. № 03-07-09/58.
А в ситуации, когда контрагент еще не поставил продукцию на учет на счете 41, тогда уже вам, как поставщику, придется составлять корректировочный счет-фактуру. Такое возможно, если покупатель обнаруживает дефекты продукции в момент приемки и учитывает товары на забалансовом счете 002 как принятые на ответственное хранение.
