Самые опасные нарушения при работе с наличкой — что за них будет

Не так давно представители ФНС России собрали воедино самые частые ошибки, которые допускают компании и предприниматели при работе с наличностью. Этот обзор нарушений, за которые грозят внушительные штрафы, есть в письме налогового ведомства от 5 июня 2013 г. № АС-4-2/10250. Причем санкции могут применить как в отношении самой компании, так и в отношении ответственного кассира.

Более того, оправдать своего сотрудника, равно как и компанию, и отбиться от наказания вряд ли удастся даже в суде. В своем письме ревизоры привели множество примеров, когда споры закончились для организации неудачей.

Про наиболее распространенные нарушения кассовой дисциплины и правил работы с наличными мы подробно расскажем далее. А в таблице мы привели все основные рискованные ситуации.

За какие нарушения правил работы с наличностью налоговики штрафуют компании

Проверьте, правильно ли вы учитываете и храните наличку в кассе. Ведь пока к вам не пришли с проверкой, еще есть время навести порядок.

Кассир не выдал покупателю документ об оплате

Всякий раз, когда покупатель платит наличными, ваш кассир обязан выдать ему в подтверждение кассовый чек. За исключением разве что тех случаев, когда компания применяет ЕНВД или оказывает услуги населению. Но и тут по требованию клиента вы обязаны ему оформить документ об оплате — бланк строгой отчетности (БСО) или квитанцию.

Если все эти требования нарушить, компании придется уплатить штраф до 40 000 руб. А ответственный сотрудник, то есть сам кассир, заплатит 4000 руб. Минимум же 30 000 и 3000 руб. соответственно. Такие суммы установлены частью 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Как налоговики смогут зафиксировать нарушение? Очень просто. Им даже не придется делать контрольную закупку (да и у них нет на то права). Ревизорам достаточно понаблюдать за кассиром со стороны или сделать видеозапись. Такие полномочия ревизорам дает пункт 23 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н.

Так что еще раз строго-настрого накажите своим кассирам, чтобы те не забывали пробивать чеки покупателям или выдавать БСО. И напомните про штрафы, которые грозят им.

Касса работает в нефискальном режиме

Налоговики запросто могут проверить любой кассовый чек, попавший им в руки. И первое, на что они обратят внимание, это обязательные реквизиты. О том, какая именно информация должна быть на документе, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

Конечно, инспектор скорее всего проведет экспресс-проверку чека на сайте kpkcheck.ru, чтобы убедиться в его подлинности. И если результат окажется отрицательным, то ревизор обвинит вас в нарушении порядка работы с ККТ. А причиной будет отсутствие защиты данных кассовой машины и их неправильное хранение.

То есть, по сути, это означает, что ККТ работает в нефискальном режиме. Хотя в исключительных случаях проверяющие закрывают на это глаза. Подробнее об этом — в комментарии от юриста ниже.

Подсказывает Константин Суныгин, юрист правового бюро «Олевинский, Буюкян и партнеры»

Незарегистрированную ККТ можно применять для внутреннего учета компании

— Некоторые компании могут не применять ККТ при наличных расчетах с покупателями. Это чаще всего плательщики ЕНВД и организации, которые оказывают услуги населению.

Полный перечень — в статье 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Но такие компании могут использовать ККТ для своего внутреннего учета. Причем использовать ее можно даже без предварительной регистрации и защиты электронной контрольной ленты. То есть в нефискальном режиме.

С этим согласны и в ФНС России, о чем прямо сказано в письме этого ведомства от 10 июня 2011 г. № АС-4-2/9303@.

Более того, инспекторы не запрещают дорабатывать ККТ для печати документа, подтверждающего продажу товаров.

Поэтому плательщики ЕНВД вправе использовать модернизированную ККТ и выдавать покупателю отпечатанные на ней чеки.

Тем не менее зачастую бюджет компании может пострадать. Мера наказания организации может доходить и до 50 000 руб. Кассиру же грозит до 5000 руб. штрафа (ч. 1 ст. 15.1, ч. 2 ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Кстати, отсутствие директора при кассовой проверке не повод ее отменять. С поручением на проведение ревизии достаточно ознакомить самого кассира, считают инспекторы. Об этом — письмо ФНС России от 19 марта 2013 г. № АС-4-2/4547.

Приняли от контрагента наличными больше 100 000 рублей

Иногда контрагенты охотнее платят наличными, нежели банковскими переводами. В таких ситуациях легко забыть о важном правиле. В рамках одного договора от покупателя можно получить наличными всего не больше 100 000 руб. Ошибочно полагать, что такой порядок справедлив лишь в течение одного дня, а на следующий можно повторить операцию в пределах того же лимита. На самом деле ограничение действует, пока не исполнены все обязательства по данному договору.

А что если все-таки нарушить это правило, дабы не копить дебиторку? Увы, налоговики потребуют уплатить штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. А размеры его могут быть разными: от 40 000 до 50 000 руб. для организации и от 4000 до 5000 руб. для сотрудника вашей компании.

В кассовой книге вы ошибочно отразили поступившие деньги не той датой

Проверяя учет кассовых операций, налоговики также смотрят на даты, когда деньги поступили (например, по данным ККТ или кассовой первичке) и когда вы эти суммы оприходовали. И если вы оформите приход в кассу не день в день, то это уже считается серьезным нарушением.

В качестве примера инспекторы приводят ситуацию, когда у компании помимо головного офиса есть еще и удаленное обособленное подразделение. Так вот, наличные в компанию поступили как раз через такой филиал. Сотрудники подразделения не стали проводить в учете эту операцию, а просто передали деньги «голове». В результате даты поступления денег и их оприходования не совпали.

Тогда налоговики потребовали уплатить штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. На это компания попыталась возразить. Однако даже в суде ревизоры настояли на своем.