Ближайшие перемены в работе
I квартал 2018
6-НДФЛ и 2-НДФЛ объединят
ФНС России готовит поправки в 6-НДФЛ и планирует объединить его с 2-НДФЛ. Если поправки примут, то компании будут сдавать один объединенный расчет по итогам года вместо двух — расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ.
2018
Три субботы в 2018 году будут рабочими
Уже известно, как будем отдыхать и работать в 2018 году. Минтруд подготовил проект постановления. Изменения в выходных будут в восьми месяцах, в шести из которых будет три выходных дня и более подряд. Но из-за этого трижды по субботам будем работать. А на 9 Мая будем отдыхать всего один день. Подробности смотрите на картинке ниже.
 |
Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе
Вы можете пройти онлайн-тест прямо сейчас: он встроен в статью. Чтобы выбрать ответ, просто щелкните мышью по его тексту.
- 1Ставку рефинансирования снизили до 9,75 процента. Как это повлияет на величину пеней за просрочку уплаты налогов и взносов?Правильный ответ — А. Пени снизятся. Ведь их рассчитывают исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (п. 4 ст. 75 НК РФ). На что еще повлияло изменение ставки, читайте в статье «Пени по налогам и взносам уменьшились».
- 2Оплачивать ли командированному сотруднику суточные, если в стоимость билетов входит питание?Правильный ответ — В. Оплачивайте суточные за каждый день командировки, даже когда в стоимость билета на поезд, автобус или самолет уже входит питание. Новые разъяснения читайте в статье «Коротко о других изменениях».
- 3Что поставить в поле платежки «Код», если компания перечисляет административный штраф?Правильный ответ — А. Если компания перечисляет административный штраф, то в поле платежки «Код» можно поставить ноль. Образец смотрите в статье «Новые разъяснения ФНС про код в платежках».
- 4Пересдавать ли баланс по новому электронному формату, если он прошел?Правильный ответ — Б. Если вам пришла квитанция о приеме, то повторно отправлять файл не надо. Налоговики не требуют, чтобы компании заново отчитались по новым форматам. Что делать, если отчет не прошел, читайте в статье «Стало ясно, у кого инспекторы потребуют пересдать баланс».
- 5Сколько времени у компании для ответа на запрос прокурора?Правильный ответ — Б. Для ответа на запрос прокурору теперь отводят пять рабочих дней. Если требование выписали в рамках проверки компании, срок короче — два рабочих дня. Что делать, если не успеваете, читайте в статье «У вас есть пять дней, чтобы ответить прокурору».
Инвентаризация бухгалтерских документов: что выбросить, а что оставить
Елена Летучая внезапно появилась в бухгалтерии одной из компаний и начала проверку. Все что там случилось, мы засняли на камеру. Видео вы увидите на Бухгалтерском марафоне 21 апреля. Скажем лишь, что ее визит связан с беспорядком в бухгалтерии. А у вас порядок? Или пора разгрузить полки? Есть про это интересная книга Мари Кондо «Магическая уборка». Мы ее прочли, добавили нашего опыта, бухгалтерской специфики и вывели свои рекомендации.
Эффективная уборка в бухгалтерии — это, по-вашему, распихать все по полкам и папкам красиво? Нет, это два других важных действия: избавиться от ненужного и определить, где хранить нужное.
Выкинуть все сразу, конечно, не получится. У каждого бухгалтерского документа есть обязательный срок хранения. И даже если уже сил нет смотреть на эти бумаги, хранить их все равно придется. Статья расскажет вам, как разложить все нужное, чтобы в бухгалтерии не было ощущения беспорядка. А новый сервис «Хранение документов» подскажет, какие накопившиеся бумаги пора выкидывать.
Совет № 1. Поделите документы по контрагентам
Вечный вопрос: как правильно сортировать первичные документы? По месяцам, датам, поставщикам, покупателям, видам документов и как-то еще?
У нас есть практичный совет: заводите папки по контрагентам. Удобно и на случай камеральных и встречных проверок, и на случай сверок, и на случай любых вопросов по расчетам. Если налоговики запросят бумаги, вам не придется их долго искать. Расположите папки по алфавиту. Получили требование, достали папку и готово. Внутри папки можно указателями разделить бумаги по периодам. Так получится быстро отобрать старые документы, которые уже не пригодятся.
Если помещение позволяет, то можно обзавестись шкафом-картотекой с выдвижными ящиками. В каждом ящике небольшие папки по каждому контрагенту.
Совет № 2. Храните папки вертикально
Папка к папке — хорошо, а друг на друге — плохо
Папка к папке в шкафу это хорошо. В один прекрасный момент вы поймете, что место для хранения опять закончилось. Значит, пора снова провести уборку и выкинуть устаревшие документы.
Папка на папке — плохо. Если складывать их друг на друга, например на столе или наверху шкафа, то рискуете построить пирамиду до потолка. В таком случае вы не замечаете увеличивающийся объем. И на минуточку представьте, как вы себя будете чувствовать, когда вам понадобится папка снизу и вы начнете ее доставать. Пирамида может свалиться и попасть на нежелательные места — на чью-нибудь голову или просто загородит дорогу к вашему столу или к выходу из кабинета. Мало того, что вы и так проводите сейчас кучу времени на работе из-за отчетности, придется еще и разгребать путь домой.
Совет № 3. Формируйте папки по цвету
Складывая папки вертикально, расставляйте их по цвету. По фэн-шуй правильно размещать вещи от светлых тонов к более темным. Считается, что так вы привлекаете удачу. Но даже если вы в эту теорию не верите, то хотя бы будет приятно смотреть на расставленные по гамме цветов папки. И кто бы что ни говорил, почувствуется ощущение порядка.
Если у вас все папки одноцветные, можно их подписывать разными цветами или делать разноцветные наклейки. К примеру, мы в редакции придумали и используем радужную систему хранения документов — КОЖЗГСФ (каждый охотник желает знать, где сидит фазан). Она на картинке ниже. Если хотите, можете ею воспользоваться и добавить свои цвета. К примеру, еще черный — для документов по МПЗ. По цветам легче ориентироваться.
На заметку
Как хранить документы по системе КОЖЗГСФ
Совет № 4. Выделите лоток для срочных документов
Документы, которые нужно срочно рассмотреть, подготовить, подписать, храните в специальном лотке (папке) на видном месте. Он помогает контролировать исполнение срочных дел.
В идеале такой лоток должен быть пустым. Если в нем есть документы, это значит, что какие-то срочные дела не завершены. И вы можете напомнить о них ответственным сотрудникам. Если же лоток вы поставили для себя, то его опустошение — это цель, к которой стоит постоянно стремиться, чтобы поддерживать порядок.
Совет № 5. Не распечатывайте электронные документы
У вас наверняка много документов в электронном виде, но вы их распечатываете на всякий случай. Карточку счета, оборотно-сальдовую ведомость, налоговый регистр… А надо ли? Здесь главное правило такое. Если документы завизированы электронной подпись, то распечатки не нужны. Нет электронной подписи — распечатывайте. И храните не дольше отведенных сроков. Но только если документ упоминается в учетной политике. Если нет, то его тоже можно не печатать.
Новый сервис
«Хранение документов»
Совет № 6. Следите за сроками хранения документов
Запомнить все сроки хранения бухгалтерских документов невозможно. У каждого вида свой срок. А запутаться проще простого. Мы предлагаем вам пользоваться новым сервисом «Хранение документов». В нем более 100 бухгалтерских документов, сроки хранения каждого, штрафы за утрату и способы восстановить.
Совет № 7. Избавьтесь от просроченных документов
После того как вы разложите документы по местам, останутся старые бумаги. Не складывайте их в угол с мыслями «пусть пока тут полежат, потом выбросим». Сами знаете, они пролежат в этом углу до конца света. Разделите эти документы на две категории в зависимости от срока хранения. Те, у которых он больше 10 лет, сдайте в архив (если он есть в компании). Те, у которых меньше, — уничтожьте по специальной процедуре. Сроки вам подскажет новый сервис «Хранение документов».
Как сдать в архив. Документы для архива прошивают в четыре прокола с твердой обложкой или переплетают. В одно дело собирают не больше 250 листов. Толщина должна быть до 4 сантиметров. Прошивать или переплетать нужно так, чтобы любой документ можно было свободно прочитать. Листы нумеруют простым карандашом или специальным нумератором. Арабские цифры ставят в правом верхнем углу листа (п. 4.20—4.22 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526).
Штрафы
Что будет, если не сохранить…
…первичные документы. Директора могут оштрафовать на 5000—10 000 руб., а компанию — на 10 000 руб.
…кадровые документы. Предупреждение или штраф на директора 1000—5000 руб., а на компанию — 30 000—50 000 руб.
Как считать общие сроки хранения
| Общий срок хранения | С какой даты считать | Пример |
|---|---|---|
| Бухгалтерские документы | ||
| 5 лет, если законодательство не устанавливает больший срок | С 1 января после года, в котором документ использовали при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз. | Компания в январе 2017 года купила на 5 лет неисключительные права на использование программы. Расходы списывают равными долями. Последнюю часть учтут в январе 2022 года. Поэтому срок хранения акта приема-передачи прав закончится только 1 января 2028 года. |
| Налоговые документы | ||
| 4 года | С 1 января после окончания года или другого налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета налогов. | Полученный счет-фактуру от 27 января 2015 года зарегистрировали в книге покупок 17 апреля 2017 года. Несмотря на то что документу уже 2 года, отсчет срока начнут с 1 июля 2017-го. Значит, уничтожить документ можно не раньше 1 июля 2021 года. |
| Документы по страховым взносам | ||
| 6 лет | С 1 января после окончания того года, в котором документ последний раз использовали для расчета взносов. | Компания сдала в 2017 году уточненный РСВ-1 за 2015 год. Значит, срок хранения всех документов по взносам нужно увеличить на два года. Уничтожить их можно будет только в 2024 году. |
| Кадровые документы | ||
| 50 лет для документов, составленных с 1 января 2003 года. 75 лет для документов, составленных до 1 января 2003 года | С даты, когда составили документ. | Если личную карточку сотрудника завели в 2001 году, то хранить ее придется на 9 лет дольше, чем ту, которую открыли в 2017 году. То есть карточка 2001 года должна находиться в архиве до конца 2076 года, 2017- го — до конца 2067 года. |
Образцы
Возьмите образцы для списания документов в архив. Обложка для сшива документов. Лист-заверитель. Акт об отборе просроченных документов. Акт об уничтожении документов.
Как уничтожить документы по акту. Пора уничтожать документ или нет, определяет комиссия. Директор выбирает, кого из сотрудников в нее включить, и утверждает этот состав приказом (п. 4.5—4.9 Правил № 526, письмо Минфина от 22 января 2016 г. № 07-04-09/2355, п. 3 информации Минфина № ПЗ-13/2015).
Комиссия ежегодно проверяет, у каких документов на 1 января закончился срок хранения (п. 2.3, 4.11 Правил № 526). И составляет акт, в котором перечисляет название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. После того как директор утвердит акт, документы можно уничтожить. Если компания делает это самостоятельно, понадобится еще один акт, но уже на уничтожение. Крупные компании чаще передают документы на утилизацию специализированной организации по накладной. Она же и составляет акт об уничтожении.
На заметку
Что делать с личными вещами
| Фотки и другие сентиментальности. Такие вещи рука не поднимается выбросить. Но подумайте, так ли вы ими дорожите, если, к примеру, они уже три года стоят за дверцей в шкафу или лежат в коробке с множеством других вещей? Наилучший способ решить, сохранять или оставить — взять в руки и понять, вызывает ли эта вещь у вас радость. Нет — в помойку. | Раздаточные материалы. Материалы с семинаров, лекций выбрасывайте. Оставляйте только то, что для вас действительно важно перечитывать. Но тогда кладите не в папку, а в прозрачный файл и положите или повесьте перед глазами, чтобы эта информация была всегда у вас на виду. Как только она потеряет ценность — выбрасывайте. |
за правильный ответ
