Как коллеги справляются с подотчетным долгом директора
Можно больше не бояться штрафов за то, что выдаете деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались за прошлый аванс. Но остался риск, что с просроченных долгов инспекторы насчитают НДФЛ. Ваши коллеги рассказали, как они борются с бесконечным подотчетом.
Переоформляют подотчетные в заем
Главный плюс
НДФЛ с матвыгоды намного меньше, чем налог со всей подотчетной суммы. Не нужно платить взносы.
Иногда подотчетную сумму, по которой нет закрывающих документов, закрывают с помощью займа. Перечисляют по безналу директору сумму займа, за счет которой он гасит долг по подотчету. Либо оформляют возврат долга в кассу и подписывают с директором договор займа на соответствующую сумму. Этот способ самый простой, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Рано или поздно директор должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.
Если компания оформляет беспроцентный заем или заем под низкий процент, то нужно рассчитать НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35 процентов (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).
Главный минус
Директору все равно придется возвращать сумму долга по подотчету.
Если установить проценты, чтобы у работника не возникало материальной выгоды, надо будет оформлять документами и отражать в учете не только заем, но и начисление и уплату процентов. К тому же у компании возникнут доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.
Сравним на примере, что дешевле обойдется компании — подотчетная сумма или заем.
Пример. Выгода беспроцентного займа по сравнению с подотчетом
Предположим, под отчетом числится 1 млн руб. Если налоговики решат, что это доход сотрудника, НДФЛ с него составит:
1 000 000 ₽ × 13% = 130 000 ₽.
Сумма взносов составит:
1 000 000 ₽ × 30% = 300 000 ₽.
Предположим, бухгалтер переоформил деньги как беспроцентный заем с 1 сентября 2017 года на год. Ставка НДФЛ составляет 35 процентов. Бухгалтер ежемесячно рассчитывает НДФЛ с материальной выгоды.
За сентябрь материальная выгода составит:
1 000 000 ₽ × (2/3 × 9 % – 0 %) × 30 дн. : 365 дн. = 4931,51 ₽.
НДФЛ с нее составит:
4931,51 ₽ × 35 % = 1726,03 ₽.
За октябрь материальная выгода составит:
1 000 000 ₽ × (2/3 × 9 % – 0 %) × 31 дн. : 365 дн. = 5095,89 ₽.
НДФЛ с нее составит:
5095,89 ₽ × 35% = 1783,56 ₽.
За 12 месяцев сумма НДФЛ будет значительно меньше, чем НДФЛ и взносы, которые инспекторы могут начислить с общей суммы подотчета.
Три способа обнулить подотчет — налоговые последствия
| Способ | НДФЛ | Взносы | Налог на прибыль |
|---|---|---|---|
| Оформить заем | 35 процентов от материальной выгоды, если заем беспроцентный или под низкий процент | Не облагается | Если заем оформили под проценты, у компании возникают доходы на их сумму. С них надо платить налог на прибыль |
| Выдать матпомощь или подарок | Не нужно удерживать НДФЛ с суммы матпомощи или подарка в пределах 4000 руб. в год на человека | Не нужно платить взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год на человека. Подарок освобожден от взносов | Нельзя учесть в расходах |
| Взять имущество в аренду | 13 процентов от арендной платы | Не облагается | Можно учесть в расходах |
Закрывают подотчетный долг материальной помощью или подарком
Главный плюс
С суммы до 4000 руб. не надо платить НДФЛ и взносы. Подарок или матпомощь не нужно возвращать.
Если сумма в подотчете небольшая, закрыть ее можно, выдав директору материальную помощь или подарок. За счет этого он погасит долг. Можно выдать директору и премию, но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. Материальная помощь, которая не превышает на одного сотрудника 4000 руб. за год, не облагается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Чиновники считают, что аналогичные правила действуют и для взносов. Но в суде можно оспорить такой подход (постановления Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12, Девятого арбитражного апелляционного суда от 30 мая 2017 г. по делу № А40-239184/16). Аргумент — выплаты социального характера, в том числе и матпомощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Трудовые отношения между компанией и ее работником не означают, что все выплаты работника относятся к оплате труда. А значит, взносы на материальную помощь начислять не надо, даже если она больше 4000 руб.
Главный минус
Подарок или матпомощь нельзя списать в расходы для налога на прибыль.
От НДФЛ также освобождены подарки, стоимость которых не превышает 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это правило относится и к подаркам деньгами (ст. 572 ГК РФ). Взносы на подарок директору начислять не надо. Если подарок дороже 3000 руб., оформите договор дарения. Безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Подарки, которые предусмотрены в трудовых или коллективных договорах, локальных актах, по мнению проверяющих, облагаются взносами, как обычная зарплата. Минусы способа в том, что матпомощь и подарки нельзя списать в налоговом учете, а с сумм более 4000 руб. в год все равно придется платить НДФЛ.
На заметку
Почему сейчас невыгодно закрывать подотчет за счет дивидендов
Еще один способ — закрыть зависший подотчет за счет выплаты дивидендов, если директор одновременно является учредителем. Для этого оформляют возврат суммы подотчета, а затем протокол собрания учредителей и справку-расчет дивидендов. После этого выплачивают дивиденды. НДФЛ по ставке 13 процентов надо заплатить в бюджет не позднее следующего дня после выплаты дивидендов (п. 6 ст. 226 НК РФ). Раньше такой способ был выгоден, так как до 1 января 2015 года дивиденды облагались НДФЛ по ставке 9 процентов. Теперь же сумма налога такая же, как и в ситуации, если подотчет признают доходом. Плюсы в том, что подотчетную сумму можно будет наконец-то списать и дивиденды не облагаются взносами. Минус — не все директора на это согласятся.
Берут что-нибудь в аренду у директора
Главный плюс
Не нужно платить взносы.
Еще один способ закрыть долг — взять у сотрудника в аренду имущество, которое нужно для деятельности компании, например автомобиль. Главное, чтобы потом можно было обосновать необходимость такой аренды для деятельности компании. Из суммы арендной платы можно будет постепенно погашать долг по подотчету.
Главный минус
НДФЛ все равно придется удержать.
С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ по ставке 13 процентов. А вот взносами она не облагается. В отличие от матпомощи и подарков расходы на аренду можно списать в налоговом учете.
Также можно выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ и платить взносы не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). При расчете налога на прибыль в таком варианте учитывайте только выплаты в пределах норм, которые закреплены в локальном акте.
Рассказывают коллеги
Рассказывают коллеги«Можно изменить пункт приказа, где указаны сроки, на которые выдается подотчетная сумма, и увеличить тем самым срок, например, на полгода. Плюс пообещать эти суммы включить в список облагаемых доходов директора. Эти средства работают “на ура” и действуют безотказно!»
«В компании, где я работаю, такая ситуация исключена. У нас все сотрудники соблюдают сроки возврата подотчетных, иначе сумму удержат из зарплаты. Руководитель — не исключение»
«Каждый месяц составляю служебную записку на имя руководителя. В ней указываю суммы подотчетных, по которым прошли сроки, а также налоги и взносы к уплате. Далее решение за руководителем»
«Предлагаю директору отчитаться любыми чеками, в расходы можно и не ставить. Цель не уменьшить налоги, а чтобы в подотчете не было лишних денег»
«Директор не отчитался два раза, больше денег не выдаем, ездит в командировки за свой счет. После нескольких поездок на собственные деньги стал отчитываться вовремя»
«У нас ответственный и понимающий директор. Он берет подотчетные только под конкретный товар или услугу и не тратит ни на что другое. Закрывающие документы предоставляет без опозданий. Подотчетные деньги никогда не находятся у директора более чем неделю»
В каком порядке гасить налоговые долги, чтобы не переплачивать пени
С 1 октября пени вырастут. По долгам старше 30 дней пени надо будет считать не от 1/300, а от 1/150 ключевой ставки. Смотрите на примерах, какие долги выгоднее погашать в первую очередь в разных случаях.
Документ
Новые правила расчета налоговых пеней — в подпункте «б» пункта 13 статьи 1 Федерального закона от 30 ноября 2016 г. № 401-ФЗ.
Две формулы для расчета пеней
Обычно, если у компании есть долги по налогам и взносам, сначала гасят те, по которым срок уплаты был раньше. Но теперь формула расчета изменится. В итоге может оказаться, что если не пришел крайний срок для безакцептного списания, то выгоднее сначала погасить более позднюю недоимку.
Для расчета пеней по долгам, которые возникли по 30 сентября включительно, пользуйтесь привычной формулой:
 |
Так же считайте пени, если долг образовался 1 октября или позже, при этом платеж задержали на 30 дней или меньше.
Если долг возник 1 октября или позже, но просрочка составляет более 30 дней, формула будет другая:
 |
Долг по НДС
Важная деталь
Чтобы принять решение, какую недоимку гасить в первую очередь, принимайте в расчет не только сумму пеней, но и размер штрафа.
Если в сентябре нет возможности уплатить последний платеж по НДС за II квартал, просчитайте заранее, какой платеж перечислить в первую очередь, когда деньги появятся. Может оказаться, что пени за просрочку налога с более поздним сроком уплаты окажутся больше, чем за просрочку более раннего платежа. Какие долги по НДС выгоднее погасить раньше, мы показали на примере 1.
Пример 1. Какой НДС перечислить в первую очередь
Компания не перечислила в срок 25 сентября 1/3 НДС за II квартал 2017 года. Не хватило денег на счете. Сумма к уплате — 300 000 руб. За III квартал сумма должна быть такая же. Посчитаем, какую задолженность лучше погасить первой.
Предположим, что деньги на погашение долга появятся только 26 декабря. Если до этой даты не погасить платеж по НДС за II квартал, пени составят:
300 000 ₽ × 91 дн. × 9% × 1/300 = 8190 ₽.
Если до этой же даты не погасить платеж по НДС за III квартал, пени по нему составят:
300 000 ₽ × 30 дн. × 9% × 1/300 + 300 000 ₽ × (61 дн. – 30 дн.) × 9% × 1/150 = 8280 ₽.
Значит, если требование уплатить НДС за II квартал на 26 декабря еще не поступило, выгоднее сначала уплатить первый платеж по НДС за III квартал (8190 < 8280).
Недоимка по НДФЛ
Иногда возникает ситуация, когда зарплаты работникам перечислили, а на НДФЛ денег не хватило. За это налоговики начислят компании пени и штраф в 20 процентов от недоимки. Смотрите на примере 2, как выгоднее платить налог в такой ситуации.
Расчеты
Просчитайте пени при всех вариантах уплаты. Это поможет сэкономить.
Пример 2. Какой НДФЛ перечислить в первую очередь
Компания перечисляет сотрудникам зарплату за текущий месяц 5-го числа следующего месяца. Значит, крайний срок для уплаты НДФЛ с зарплаты — 6-е число следующего месяца. Зарплату за август перечислили в срок, 5 сентября, но на НДФЛ денег не хватило. Сумма НДФЛ — 100 000 руб. Деньги пришли на счет 5 октября, но уже подошел срок зарплаты за сентябрь. Не позже 6 октября надо перечислить с нее НДФЛ в такой же сумме.
Посчитаем штраф по НДФЛ за август:
100 000 ₽ × 20% = 20 000 ₽.
Его нужно будет оплатить по требованию налоговиков. Пени с недоимки, если погасить ее 6 октября, составят:
100 000 ₽ × 29 дн. × 9% × 1/300 = 870 ₽.
В следующий раз деньги появятся 20 октября. Если отложить уплату НДФЛ за август на эту дату, штраф останется такой же, а пени составят:
100 000 ₽ × 43 дн. × 9% × 1/300 = 1290 ₽.
Общая сумма санкций будет равна:
20 000 ₽ + 1290 ₽ = 21 290 ₽.
Если НДФЛ за август перечислить 6 октября, а платеж по НДФЛ за сентябрь отложить на 20 октября, штраф за сентябрь составит:
100 000 ₽ × 20% = 20 000 ₽.
А пени по НДФЛ за сентябрь составят:
100 000 ₽ × 13 дн. × 9% × 1/300 = 390 ₽.
Общая сумма санкций будет равна:
20 000 ₽ + 870 ₽ + 20 000 ₽ + 390 ₽ = 41 260 ₽.
Значит, выгоднее отложить платеж по НДФЛ за август на 20 октября, а налог за сентябрь перечислить вовремя (21 290 < 41 260).
Задержали платеж по взносам
Бывает, что нет возможности платить взносы несколько месяцев подряд. Пени в таком случае рассчитывайте по тем же формулам, что и для налогов. Смотрите на примере 3.
Пример 3. Какие взносы перечислить в первую очередь
В сентябре компания не перечислила взносы за август до 15-го числа. В октябре со взносами за сентябрь тоже вышла задержка. Можно будет погасить один из долгов только 15 ноября, а второй — 15 декабря. Сумма взносов за сентябрь и октябрь одинаковая, она составляет 150 000 руб.
Пени за август при уплате 15 ноября составят:
150 000 ₽ × 60 дн. × 9% × 1/300 = 2700 ₽.
Пени за август при уплате 15 декабря составят:
150 000 ₽ × 90 дн. × 9% × 1/300 = 4050 ₽.
Пени за сентябрь при уплате 15 ноября составят:
150 000 ₽ × 29 дн. × 9% × 1/300 = 1305 ₽.
Пени за сентябрь при уплате 15 декабря составят:
150 000 ₽ × 30 дн. × 9% × 1/300 + 150 000 ₽ × (59 – 30 дн.) × 9% × 1/150 = 3960 ₽.
Если взносы за август заплатить в ноябре, а за сентябрь — в декабре, общая сумма пеней составит:
2700 ₽ + 3960 ₽ = 6660 ₽.
Если взносы за август заплатить в декабре, а за сентябрь — в ноябре, общая сумма пеней составит:
4050 ₽ + 1305 ₽ = 5355 ₽.
Значит, выгоднее сначала уплатить взносы за сентябрь (6660 > 5355).
Не перечислили вовремя аванс по прибыли
Осторожно
Налоговики начислят пени, даже если компания опоздает не с налогом, а с авансовым платежом.
Допустим, компания задержала не налог, а авансовый платеж. Например, аванс по прибыли или по упрощенке. В этом случае налоговики не оштрафуют компанию, но пени насчитают. Рассмотрим, что выгоднее оплачивать, на примере 4.
Пример 4. Какой аванс по налогу перечислить в первую очередь
Компания не перечислила 28 сентября ежемесячный аванс по прибыли в размере 50 000 руб. 30 октября надо будет перечислить такую же сумму. Посчитаем, какую задолженность лучше погасить первой. Деньги, чтобы погасить долг, появятся только 30 октября. Но только 50 000 руб.
Пени по авансу к уплате в сентябре на эту дату составят:
50 000 ₽ × 31 дн. × 9% × 1/300 = 465 ₽.
Оставшийся долг компания сможет погасить только 28 ноября. Если до этой даты не погасить аванс, который надо уплатить в сентябре, пени составят:
50 000 ₽ × 60 дн. × 9% × 1/300 = 900 ₽.
Если до этой же даты не погасить аванс, который надо уплатить в октябре, пени по нему составят:
50 000 ₽ × 28 дн. × 9% × 1/300 = 420 ₽.
Если сентябрьский аванс погасить в октябре, а октябрьский — в ноябре, общая сумма пеней составит:
465 ₽ + 420 ₽ = 885 ₽.
Значит, выгоднее в октябре заплатить аванс за сентябрь, а в ноябре перечислить платеж за октябрь (900 > 885).
