При приеме на работу новый сотрудник должен предъявить документ с номером индивидуального лицевого счета (см. схему ниже). Это может быть:

— документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

— выданная ранее зеленая карточка СНИЛС.

Если вы заключаете гражданско-правовой договор, например на выполнение работ или оказание услуг, попросите у исполнителя документ с номером его счета в ПФР. Вознаграждение таким исполнителям облагается пенсионными взносами, их нужно показать в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Если новый работник или исполнитель не зарегистрирован в ПФР, нужно сообщить о нем в ПФР (п. 1, 2 ст. 9 Закона № 27-ФЗ). Для этого бухгалтер или кадровик передает в ПФР:

— заявление работника;

— анкету по форме АДВ-1;

— опись по форме АДВ-6-1.

Форма заявления не утверждена, поэтому работник пишет его в произвольном виде (образец). Формы анкеты и описи ПФР утвердил постановлением от 11.01.2017 № 2п.

Срок представления документов для регистрации в пенсионной системе не установлен. Рекомендуем поспешить с регистрацией нового работника. Его регистрационный номер понадобится при заполнении ежемесячной формы СЗВ-М.

Закон обязывает работника и работодателя сообщить в ПФР, если изменились персональные данные (п. 2 ст. 9, подп. 1—8 п. 2 ст. 6, ст. 14 Закона № 27-ФЗ):

1) страховой номер;

2) фамилия, имя, отчество, которые были у физического лица при рождении;

3) дата рождения;

4) место рождения;

5) пол;

6) адрес постоянного места жительства;

7) серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи, наименование выдавшего их органа;

8) гражданство.

Если эти сведения изменились, то в ПФР нужно подать:

— заявление работника в произвольном виде;

— анкету по форме АДВ-1;

— опись по форме АДВ-6-1.

Работник обязан представить работодателю документы, на основании которых изменились сведения (п. 2 ст. 9 Закона № 27-ФЗ).