Минфин объяснил, как в период эпидемии учесть непривычные затраты

ОЛЕГ ХОРОШИЙ — начальник отдела налогообложения прибыли организаций Департамента налоговой и таможенной политики Минфина, государственный советник налоговой службы РФ III ранга. Возглавлял Управление администрирования налога на прибыль ФНС и УФНС по Челябинской области. Начал сотрудничать с «Главбухом» в качестве налогового эксперта еще в 90-е годы.

У нас есть работник старше 65 лет, который на время карантина взял больничный. Мы по собственной инициативе доплачиваем ему пособие до полного оклада. Можно ли учесть такую выплату при расчете налога на прибыль?

Да, можно, но есть условие. Такая выплата должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором (письма Минфина от 03.07.2018 № 03-03-06/2/45778, от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16325). Перечень расходов на оплату труда открыт (п. 25 ст. 255 НК). Обязательное условие — чтобы выплаты, которые получают от компании работники, были закреплены в ее документах. Если организация не предусмотрела в трудовых договорах доплату до среднего заработка за период нетрудоспособности сотрудников, учесть ее в расходах не получится.

Компания приобрела для сотрудников защитные маски, термометры, дезинфицирующие, противовирусные средства. Можно ли их учесть в расходах по налогу на прибыль?

Да, можно. Учтите маски, термометры и другие медицинские средства и оборудование в налоговом учете как расходы на охрану труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК, ст. 212, 223 ТК, письмо Минфина от 14.02.2020 № 03-03-06/1/10357).

Чтобы обосновать расходы, издайте приказ на основании рекомендаций санитарных органов. В нем укажите меры, которые приняли для профилактики заражения сотрудников, и утвердите ответственных лиц. Сошлитесь на временные методические рекомендации по профилактике, диагностике и лечению новой коронавирусной инфекции (утв. Минздравом 03.02.2020). Некоторые регионы утверждают свои положения. Например, московские компании могут ссылаться на требования мэра Москвы (указ от 05.03.2020 № 12-УМ).

Сотруднику перечислили суточные, потом отменили командировку из-за эпидемии. В какой срок он должен вернуть деньги? Что будет с расходами, если сотрудник этого не сделает?

По общему правилу работник должен вернуть подотчетные в течение трех рабочих дней с даты приказа об отмене командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210У). В приказе об отмене командировки можете указать конкретную дату возврата выданной подотчетной суммы.

Работодатель обязан возместить сотруднику траты в командировке (ст. 168 ТК). Когда командировка отменяется, работник должен возвратить подотчетную сумму. Не учитывайте в расходах не возвращенные сотрудником суточные (ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК). Эти выплаты уже нельзя рассматривать как компенсацию расходов в связи с командировкой — как на общем режиме, так и на упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК).

Перевели сотрудников на удаленную работу. Они используют свои компьютеры. Компания выплачивает компенсацию за использование личного оборудования в служебных целях. Можно ли списать ее в налоговом учете?

Да, можно, если компания находится на общем режиме. Учтите такие расходы как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Издайте приказ о выплате компенсации за использование личной техники для целей компании. Пропишите, на каких сотрудников распространяется данное положение. Закрепите, какими документами необходимо подтвердить право собственности. К примеру, это могут быть документы об оплате покупки. Заключите с сотрудником допсоглашение к трудовому договору. Укажите в нем размер компенсации и как она рассчитывается (ст. 188 ТК). Например, пропорционально отработанным дням в месяце. Составьте бухгалтерскую справку с расчетом компенсации. Также укажите, какие именно рабочие задачи сотрудник решает с использованием личного компьютера.

Если компания применяет упрощенку, то учесть в расходах компенсацию за использование личного имущества не получится. Перечень расходов на упрощенке закрытый (п. 1 ст. 346.16 НК).

Можно ли учесть в расходах оплаченные больничные работникам, которые были на карантине?

Нет, нельзя. Пособия, которые выплачивает ФСС, не являются расходами компании. Сейчас действуют временные правила по выплатам пособий тем, кто находится на карантине (постановление Правительства от 18.03.2020 № 294). Пособия по больничным листам им полностью оплачивает фонд соцстраха.

Если сотрудник все же заболел коронавирусом, больничный оплачивается в обычном порядке. То есть первые три дня — за счет работодателя, остальные — за счет ФСС. Оплату дней по временной нетрудоспособности за счет компании учтите в расходах (подп. 48.1 п. 1 ст. 264, подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК).

Будут ли уменьшать налоговую базу по прибыли зарплата и страховые взносы, начисленные за период нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля?

Да, будут. Ведь компании выдают зарплату за нерабочий период в соответствии с трудовыми договорами и во исполнение указов Президента (от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239). Норма рабочего времени за апрель не меняется. Зарплата за этот период сохраняется за всеми работниками. При расчете налога на прибыль включите зарплату и страховые взносы в расходы на оплату труда (ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).