ФНС объяснила, как отчитываться с помощью цифровых подписей и доверенностей
Смотрите рекомендации ФНС, какую подпись ставить и как переходить на машиночитаемые доверенности, чтобы сдавать налоговые отчеты. Использовать цифровые доверенности можно с 1 марта. Читайте в статье, какие варианты есть у компании, чтобы оформить такой документ.
Словарь
Машиночитаемая доверенность — электронная доверенность, которую информационные системы могут обработать в автоматическом режиме. Такая доверенность формируется в виде электронного файла.
С 1 марта начался переход на машиночитаемые доверенности. Применение таких доверенностей добровольное. Обязательными они станут только с 1 января 2023 года. Единой формы машиночитаемой доверенности пока нет. Ее разрабатывает Минцифры. Но другим ведомствам разрешено внедрять и использовать свои форматы цифровой доверенности (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 858). К примеру, ФНС уже разработала формат доверенности, с помощью которой можно представлять интересы компании в налоговой (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445). Например, сдавать отчетность. ФСС также объявил, что разрабатывает свой формат доверенности.
Как оформить цифровую доверенность
Сформировать машиночитаемую доверенность можно двумя способами. Первый — на сайте ФНС в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме».ФНС запустила его в декабре 2021 года. Поэтапно вносите в поля необходимые сведения. Укажите сведения о доверителе: название и адрес организации, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. директора и его СНИЛС. Затем внесите данные сотрудника, срок действия доверенности и сформируйте доверенность (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857).
Второй способ — директор или ИП могут сформировать доверенность в учетной программе или программе для сдачи налоговой отчетности в личном кабинете участника информационного обмена.
В обоих случаях директор или ИП должны заверить доверенность электронной подписью, выданной ФНС. Затем открыть работнику или своему представителю доступ к этой доверенности в учетной программе или программе для сдачи отчетности.
Еще по этой теме
Как работать с цифровой доверенностью
Чтобы работать с машиночитаемой доверенностью, сотрудник должен получить сертификат электронной подписи в коммерческом УЦ как физическое лицо. В сертификате будут указаны только данные сотрудника. Реквизитов компании не будет.
При сдаче отчетности или других документов в налоговую машиночитаемую доверенность можно каждый раз включать в пакет с электронными документами, а можно хранить в единой информационной системе ФНС (ст. 17.1—17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В последнем случае цифровую доверенность нужно один раз направить в ФНС минимум за три дня до сдачи отчетности. Тогда при отправке декларации сотруднику достаточно будет указывать уникальный номер доверенности, присвоенный ФНС.
По одной доверенности можно отправлять отчетность в несколько инспекций. Для этого в поле «Код налогового органа» при формировании доверенности надо указать несколько кодов ИФНС или выбрать значение «Действует во всех ИФНС». Хранить доверенность будет инспекция, в которой зарегистрирована компания.
Если уволится сотрудник, который подписывал отчетность, директору надо будет отозвать доверенность. Сделать это должен директор. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность из информационной системы, надо подать заявление об отмене доверенности (письмо ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534, постановление Правительства от 21.02.2022 № 223).
На заметку
В 2022 году подписывать отчетность можно и по старым правилам
До 31 декабря 2022 года включительно подписывать отчетность в налоговую можно и по старым правилам (п. 2.4 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2021 № 443ФЗ). То есть сотрудник продолжит подписывать документы электронной подписью, полученной в удостоверяющем центре на представителя компании по электронной доверенности старого формата. Коммерческие УЦ продолжают выдавать такие подписи. Действовать эти подписи перестанут с начала 2023 года.
