Подсказки от ФСС, как проверять больничные и исправлять в них ошибки
Проактивный порядок не избавил от ошибок в больничных листах. Сбой в системе может поменять возраст, отчество и даже пол больного. Представитель ФСС Алевтина Захарова рекомендует проверять данные в электронных листах так же тщательно, как в бумажных. Какие ошибки в них можно найти и как их теперь исправлять, читайте в конспекте вебинара.
АЛЕВТИНА ЗАХАРОВА окончила Санкт-Петербургский университет экономики и финансов в 1996 году с красным дипломом. В фонде с 1997 года и до сих пор. Начала работать на должности специалиста-ревизора. В настоящее время занимает должность начальника отдела администрирования страховых взносов Государственного учреждения — Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС. В свободное время — театр, книги, дети.
С 1 января 2022 года листки нетрудоспособности оформляются только в электронном виде. Изменилась и схема взаимодействия ФСС с работодателями при назначении и выплате пособий. Инициатива теперь исходит от фонда. Работодатель получает предзаполненные сведения по сотруднику, которому назначено пособие. Бухгалтер должен лишь проверить и подтвердить данные, а при необходимости скорректировать сведения или дополнить их недостающей информацией.
Еще по этой теме
Посмотреть вебинары онлайн или в записи можно на нашей платформе. В сентябре приходите на вебинары о налоговых рисках в договорах и нюансах перехода на ЭДО.
По данным ФСС, в проактивном режиме сейчас работают примерно 20 процентов компаний. Остальные действуют по старинке. То есть сами посылают в фонд сведения для начисления пособий. В ФСС от таких компаний приходят инициативные реестры. Так зачастую делают бухгалтеры, которые не разобрались в новой системе и не знают, где посмотреть предзаполненные сведения. Такой вариант оформления пособий скоро уже не будет действовать. Даже сейчас он предусмотрен лишь для случаев, когда о работнике нет сведений ни у ФСС, ни у ПФР. Со следующего года всем придется перейти на новый порядок работы.
Что проверять в предзаполненных больничных
Электронный больничный оформляется медорганизацией. Работодатель должен проверить, правильно ли его заполнили. Проверяйте листки нетрудоспособности, которым присвоен статус 030. Он означает, что больничный закрыт.
Личность работника. Надо проверить фамилию, имя, отчество сотрудника. Сверить дату рождения и даже его пол. Да, даже эти данные могут быть указаны неверно.
Бывают случаи, что в медицинских организациях происходит сбой системы. Допустим, в прошлом году оформляли больничный и было все правильно — Иванов Иван Иванович был мужчиной. Но в 2022 году что-то сбилось в информационных базах поликлиники, и в больничном листе пол оказался женским. В банке при оплате такой лист не пройдет.
Такие же проблемы могут быть и с отчеством. Разбираться, что случилось, в больнице никто не будет. Учитывайте эти моменты, когда подтверждаете сведения, полученные из ФСС.
Банковские реквизиты. Нельзя указывать реквизиты чужой банковской карты, в том числе карты ближайших родственников. Зарплату супругам сотрудников банк может перевести. Но пособие другому лицу банк переводить не станет. Проверьте также, чтобы карта, которую указываете в реестре, не была заблокирована или у нее не закончился срок действия.
Даты болезни. Проверьте точность данных о периоде нетрудоспособности. Помните, что три первых дня оплачиваются за счет работодателя. Если, к примеру, сотрудник 10-го числа вечером получил больничный лист, то три дня — 11, 12, 13 нужно оплатить, а уже с 14-го числа пойдет оплата за счет средств ФСС.
Ставка, стаж и инвалидность. Если сотрудник работает на неполной рабочей ставке, обязательно надо проставить код 51 как условие исчисления.
У сотрудника может поменяться страховой стаж или появиться инвалидность. Сверяйтесь каждый раз, когда оформляете больничный. Так, при установлении инвалидности надо обязательно указывать код 45, чтобы не было переплаты.
Код об инвалидности ставится в строке «Условия исчисления». Также дополнительно надо поставить код 49 или 50, если продолжительность заболевания превышает пять месяцев подряд в календарном году. За достоверность этих сведений отвечает работодатель. В случае переплаты пособия сотруднику компания должна будет возместить ущерб ФСС (ст. 15.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). За ошибку накажут компанию, а не медорганизацию (определение ВС от 28.07.2020 № 304-ЭС20-9556).
Как исправить ошибки
Если в больничном есть ошибки, сотруднику придется обратиться к врачу, чтобы он исправил больничный лист. Но в некоторых случаях сначала придется обратиться в ФСС. В каких — смотрите ниже.
Когда врач сам может исправить больничный лист. Пока у больничного стоит статус 030, сотрудник может быстро исправить ошибку, лично сходив к врачу.
В будущем законодатели планируют наладить электронный документооборот между работодателями и больницами. Тогда достаточно будет отправить медикам сообщение, что больничный лист выдан с ошибками. В него внесут коррективы. Такая возможность должна появиться с 1 января 2023 года.
Когда придется исправлять через ФСС. Если бухгалтер просмотрел ошибку в больничном со статусом 030 или заполнил инициативный с ошибками, листу присваиваются статусы: 060 — «заполнен страхователем», 070 — «направлено на оплату», 080 — «прошла оплата».
Некорректные больничные со статусами 060, 070, 080 нельзя исправить на уровне медорганизации. Медики не смогут аннулировать электронный листок нетрудоспособности. Работодателю придется писать заявление в ФСС с просьбой о понижении статуса больничного листа.
В регионах работа с такими письмами реализована по-разному. К примеру, в отделениях ФСС по Санкт-Петербургу обращения принимают на специальный адрес электронной почты. Бухгалтер в письме указывает номер больничного и просит понизить для него статус до 030 «закрыт» из-за ошибок.
Когда специалист фонда выполнит просьбу, сотрудник сможет в поликлинике исправить больничный.
У сотрудницы новая фамилия, а зарплату выдали на карту со старой. Что будет
Чем рискуете: банк может отклонить платеж, и зарплата не дойдет до сотрудницы в положенный день. Придется выплатить проценты за каждый день просрочки.
Еще по этой теме
Нужно сдать СЗВ‑ТД, а у сотрудницы новая фамилия. Как действовать.
Представьте ситуацию: сотрудница вышла замуж и взяла фамилию супруга. Паспорт поменяла, а банковскую карту переоформить не успела. В зарплатном проекте не участвует. Бухгалтеру пришлось перечислить зарплату по имеющимся реквизитам — на карту с прежней фамилией. Но такой выход из ситуации чреват последствиями. И вот почему.
Если бухгалтер перечисляет зарплату сразу нескольким сотрудникам, он должен оформить реестр (п. 1.19 Положения ЦБ от 29.06.2021 № 762-П). Форма реестра зависит от учетной программы компании и требований банка. Как правило, в реестре указывают сведения о сотрудниках, суммы выплат по каждому из них и т. д. Если фамилии в реестре и реквизитах карты будут различаться, банк не зачислит деньги.
Более того, банк может самостоятельно обновить данные о клиенте и убедиться в том, что его паспорт уже недействителен. В этом случае банк также вправе приостановить операцию.
Чтобы такого не произошло, выдавайте зарплату из кассы до тех пор, пока сотрудница не переоформит карту (ч. 3 ст. 136 ТК). Для этого получите от нее заявление с просьбой временно получать зарплату наличными. Если в трудовом договоре вы прописали условие о безналичном расчете, оформите дополнительное соглашение. Также проверьте локальные акты. Если в них прописано, что выплаты в компании производятся только безналично, утвердите изменения.
Если наличными выдать деньги не получилось и банк отказался проводить платеж, придется заплатить компенсацию за задержку зарплаты. Рассчитайте ее исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ от неуплаченной суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК). Или в том размере, который установлен локальным актом.
Штраф от трудовых инспекторов маловероятен. Ведь выписать его они могут только по итогам проверки. А плановые трудовые проверки в 2022 году не проводятся. Внеплановые назначают только в особых случаях. Проверяют работодателей, которые создают угрозу жизни и здоровью сотрудников (подп. «а» п. 3 постановления Правительства от 10.03.2022 № 336).
То орет, то хвалит: как работать с начальником, с которым как на качелях
Ваш директор — человек настроения: сегодня он весел и открыт к общению, а уже завтра в его кабинет страшно зайти даже по срочному делу. Как уживаться с таким начальником, знает практикующий психолог Алена Ходзинская. Ее советы помогут вам сохранять на работе спокойствие и не реагировать на эмоциональные перепады директора.
АЛЕНА ХОДЗИНСКАЯ — практикующий психолог и редактор крупного образовательного проекта Группы Актион. Ведет популярный блог про психологию, где разбирает жизненные ситуации, с которыми может столкнуться каждый из нас.
Эмоционально нестабильный директор: какой он
Был у меня начальник, с которым весь коллектив чувствовал себя в напряжении. Каждый день атмосфера в офисе была разной, и от наших рабочих результатов это мало зависело. Сегодня начальник мог наорать просто потому, что не выспался. А завтра, наоборот, осыпал нас комплиментами, приносил угощения и общался вполне дружелюбно. Он не был плохим человеком. Просто настроение у него менялось, как погода в Питере. Мы не знали, какой он на самом деле, и долгое время не могли выработать безопасную тактику общения с ним.
Некоторые мои коллеги не выдерживали этих ежедневных эмоциональных качелей. Ведь на работе мы проводим большую часть времени, и каждый день стрессовать из-за начальника — то еще испытание. Люди увольнялись, приходили новые, часть из них потом тоже увольнялась. И все это происходило не из-за низкой зарплаты или самой работы. Причиной увольнений был наш нестабильный начальник.
Еще по этой теме
Думаю, если у вас такой же руководитель, эту его нестабильность вы наверняка уже заметили. Посмотрите в памятке ниже основные признаки, которые указывают на переменчивость директора. Анализировать, с чем связаны его частые перепады настроения, мы сейчас не будем. Причин много, это в том числе и расстройство психики. Например, дома директор ведет себя, как абьюзер, и это поведение переносит в деловую жизнь.
Я расскажу, как уживаться с эмоционально нестабильным начальником. Ведь когда сама работа нравится и приносит хороший доход, жалко бросать ее только из-за того, что директор — сложный человек. Подстраиваться под его настроение вы не обязаны, но помочь себе не выгореть эмоционально — необходимо. Вот пять советов, которые в этом помогут. Они на первый взгляд простые, но работают. Мы с бывшими коллегами проверили это на себе.
Памятка
Как распознать директора, к которому нужен особый подход
| 1. Директор может быть добрым, заботливым, отзывчивым. Но если кто-то его разозлит или он просто не выспится, на глаза ему лучше не попадаться. 2. В плохом настроении директор может отругать даже за качественно выполненную работу. 3. Когда директора нет на месте, в офисе царят мир и покой. Но когда он появляется, атмосфера в коллективе становится натянутой. | 4. Директор не любит извиняться. Даже если он накричал и грубо нарушил личные границы сотрудника, он максимум сделает вид, что ничего и не было. 5. Дает одни задачи, а спрашивает с работников совсем по другим. 6. Не отказывает себе в неконструктивной критике сотрудников, может делать это публично и в грубой форме. |
Как уживаться с эмоционально нестабильным начальником
Совет 1: не принимайте на свой счет. Я понимаю: когда начальник накричал, сложно не чувствовать себя виновником такого поведения. Но запомните одну вещь: вы взрослый человек и на работу вас взяли за вашу экспертность. Даже если вы действительно где-то ошиблись, это не дает директору права на вас кричать. На работе принято общаться в деловом тоне, а не криком. Нецензурная брань тем более недопустима. Люди, у которых есть сложности с самоконтролем, этого зачастую не понимают, но изменить директора вы все равно не сможете.
Всегда говорите себе, что неприятные высказывания директора на самом деле не имеют к вам отношения. А если чувствуете, что все-таки завелись, полезно посидеть в тишине, поделать с закрытыми глазами дыхательные упражнения. Они успокаивают и помогают отогнать от себя негативные мысли.
Совет 2: берегите личные границы. Важно для себя четко разделять рабочее и личное. Обсуждайте с руководителем только рабочие вопросы, старайтесь минимизировать общение на личные темы. И не меняйте собственную линию поведения в угоду начальнику.
Совет 3: не поддавайтесь манипуляциям. Вам некомфортно с директором из-за тех эмоциональных качелей, на которые он вас ежедневно затягивает. Смотрите сами. Когда он настроен дружелюбно и хвалит вас, вы, сами того не замечая, попадаетесь на этот крючок и начинаете ему доверять. Потом он ведет себя ровно наоборот, и вы испытываете разочарование, обиду, опустошение. От этих постоянных эмоциональных качелей вы внутренне выгораете.
Чтобы избежать выгорания, постарайтесь не попадать на крючок похвалы и одобрения, чтобы потом не расстраиваться. Относитесь к позитивным проявлениям директора спокойно, не вдохновляйтесь. Лучшая стратегия общения с переменчивым начальником — одинаково ровно реагировать как на похвалу, так и на спонтанные недовольства.
Совет 4: сосредоточьтесь на работе. Когда мы увлечены делом, мы не акцентируемся на том, что происходит вокруг. Конечно, мы замечаем происходящее, но оно нас не так сильно волнует. Именно акцент на работе позволит вам сохранять внутреннюю стабильность, в каком бы настроении не пришел в офис директор.
Совет 5: избегайте лести и наигранности. Не стоит заискивать перед начальником, пытаясь переключить его с раздражения на позитивный настрой. Это не поможет: люди чувствуют фальшь в общении. Лучше искренне поблагодарить его, когда есть за что.
На заметку
Что еще поможет в общении с эмоционально нестабильным директором
| Не спорить, а приводить аргументы. Старайтесь уводить споры с начальником в конструктивное русло. Если уверены, что правы, подкрепите свою позицию конкретными фактами. Это охладит директора и поможет устранить разногласия. | Записывать указания директора. Переменчивые люди часто переворачивают все с ног на голову: «Я этого не говорил, я просил о другом». Дословно записывайте задания директора, чтобы при случае доказать, что вы все сделали так, как он сказал. | Подключать чувство юмора. Корректные и уместные шутки способны разрядить напряженную обстановку. Ведь даже самый неприятный начальник любит иногда посмеяться. Шутите, но делайте это так, чтобы не затрагивать личность директора. |
