Бухгалтер избавилась от 15‑миллионной дебиторки — как было дело

ЮЛИЯ МИХАЙЛЮК — бухгалтер, экономист-аналитик. Окончила Финансовый университет при Правительстве РФ. Работала во внешнеэкономической сфере, потом перешла в медицинскую отрасль. Имеет аттестат специалиста по таможенным операциям. Почти год провела в путешествии по миру, пишет об этом книгу.

Новая задача от руководства заставила вспомнить детство

В детстве мне нравилось читать книги про поиски сокровищ, детективные истории и расследования. Я часто представляла себя в роли сыщика, скрупулезно изучающего улики. И радовалась, когда мои догадки были верны.

Видимо, поэтому новая задача пришлась мне по душе. Итак, дано: дебиторская задолженность. Большая и маленькая, текущая и просроченная. Что сделать: снизить дебиторку любой ценой.

Решение: вот здесь начинается самое интересное. Делюсь своим опытом — уверена, кому-то точно будет полезно.

Формула успеха оказалось простой, но начать было непросто

Честно, к решению проблемы я подступала несколько раз с разных сторон: было непонятно, как эффективно и оперативно выстроить процесс. В итоге я обратилась к старому доброму правилу: «сбор, анализ и систематизация информации». Забегая вперед, скажу, что это и есть формула успеха, которая позволяет прийти к нужному результату, вывести четкий алгоритм. А дальше остается лишь поддерживать его и совершенствовать.

Итак, сначала я выгрузила оборотку по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», проверила журнал актов сверок за предыдущие три года. Первое, что бросилось в глаза, — редкие сверки с клиентами. При этом реализацию по каждому контрагенту компания проводит ежемесячно. Многие из этих партнеров сотрудничают с нами более четырех лет.

Для экономии времени я отправила контрагентам акты сверки расчетов прямо через учетную программу. У нас 1С ERP, и через нее можно рассылать акты на электронные адреса партнеров. Знаю, что такую надстройку можно сделать и в обычной 1С. Преимущество этого способа по сравнению с ручной рассылкой очевидно: буквально за 20—30 минут вы отправите порядка 300 актов взаиморасчетов. Для этого надо, чтобы в карточках контрагентов были указаны адреса их электронной почты (эту работу я провела предварительно). Также важно, чтобы учетная программа корректно формировала акты сверок. К примеру, наша 1С ERP иногда может выкинуть что-то эдакое.

Смотрите (рис. 1, 2, 3), как работает то, что я описала ниже. Лайфхак: прежде чем начнете рассылать акты таким способом, перенесите данные оборотки по счету 62 в отдельную Exсel-таблицу. Оттуда будете копировать наименования контрагентов в 1С для быстрого формирования и отправки актов.

Уже на этапе, когда я перенесла контрагентов из оборотки по счету 62 в Excel-файл, удалось быстро отсеять должников с истекшим сроком исковой давности. С ними решение было только одно — списать безнадежную задолженность за счет резервов по сомнительным долгам. Но в общей совокупности дебиторки это была капля в море.

В остальном результат получился ошеломительный: на специально созданную для сверок почту пришла масса фидбэков. Порядка 60 процентов сверок мы подписали без разногласий, что не могло не радовать. Остальные требовали детальной проработки. Последующий анализ показал, что у большинства из оставшихся должников отсутствовали некоторые закрывающие документы или новый договор услуг взамен истекшего.

Потребовалось немало времени, чтобы связаться с каждым из партнеров и выслушать их «боль». Полученную информацию я отправляла в соответствующие отделы. Коммерческий отдел прорабатывал детали договоров, проводил переговоры с клиентами. Отдел расчетов направлял повторно документы согласно типу отправки через ЭДО, по почте или курьером.

Лед тронулся, и уже за три месяца проактивной работы дебиторскую задолженность удалось снизить на 8,5 процента, или на 15 млн руб. Считаю, это отличный результат.

А была ли дебиторка?

Отдельная «боль» клиентов, которую я выявила, — неверно выставленные суммы. В нашей базе акты выполненных работ клиентам выставляет специальный робот через систему биллинга. Биллинг — это своего рода инновационное решение для расчета массовых услуг потребителям. Его активно применяют, например, предприятия ЖКХ, теплосбытовые компании, провайдеры коммуникационных услуг.

Вероятно, наша учетная программа не всегда корректно считывала информацию из отчета о выставленных актах, который мы получали от робота. Следовательно, первичные документы были неверными. Суммы в актах, которые я видела в учетной программе, иногда были завышены, а иногда, наоборот, занижены. Поэтому следующим этапом я скорректировала реализации на разницу.

Если тоже пользуетесь биллингом, рекомендую перепроверять реализации, которые попадают в учетную программу. Лишним это точно не будет. Буквально на днях при тщательной проверке я обнаружила прошлогоднюю недополученную выручку в размере 524 000 руб. только из-за подобной ошибки. И все это перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Благо, клиент попался понимающий и ответственный, коллеги тоже сработали оперативно. В результате проблему удалось устранить.

Для профилактики дебиторки стоит поработать в четырех направлениях

Я бы отметила, что на уровень дебиторской задолженности влияют четыре фактора.

1. Масштаб компании и прозрачность всех ее процессов.

2. Конкретность и измеримость.

3. Дисциплина клиентов.

4. Вовлеченность каждого отдела.

Поясню отдельно по каждому фактору, как минимизировать риски.

Прозрачность. Чем сложнее структура компании, тем тяжелее проконтролировать и отследить, где «может быть тонко». Как правило, отдел продаж не слышит отдел расчетов, а юридический департамент — бухгалтерию. Проблемы с коммуникацией и непонимание отделами, за что конкретно они отвечают, неизбежно сказывается на финансовом результате компании.

Мы разработали четкие регламенты и инструкции, где описали процессы с конкретными сроками исполнения. Так каждый отдел увидел свою зону ответственности.

Конкретность и измеримость. После отработки старых долгов мы стали тщательно следить за сверенными клиентами — особенно крупными — и сроками платежей от них. Стараемся получить обратную связь, как только видим, что контрагент просрочил оплату на день-два. Это помогает нам понять истинные причины неуплаты в установленные сроки.

Частая история, когда задержка платежа связана с внутренними регламентами контрагента. К примеру, обособленные подразделения ждут согласование от головной организации. Другой пример — когда платежные дни, установленные во внутренних документах контрагента, не совпадают со сроком оплаты. С такими клиентами пересматриваем сроки платежей, размеры авансирования, обговариваем возможности отсрочки. Это тоже приводит к снижению дебиторки.

Дисциплина клиентов. За день до наступления срока оплаты отсылаем клиентам письма-напоминания о том, что нужно перечислить деньги. Такие письма уходят сотрудникам, занимающимся у контрагентов непосредственно финансами.

Клиентам, которые постоянно нарушают сроки оплаты без объективных причин, стали направлять досудебные претензии. Конечно, это не иск, но имеет большее значение, чем просто уведомление-напоминание об оплате услуг. Таким образом мы повышаем платежную дисциплину и создаем ответственное отношение у клиента.

Вовлеченность сотрудников. Рекомендую внедрить систему мотивации (KPI) для тех, кто непосредственно занят продажами. Не просто «продать и забыть», а выплачивать премию только после фактического получения денег от клиента на расчетный счет компании. Мы, помимо этого, еще стали проводить еженедельные онлайн-встречи, где обсуждаем ярых должников, решаем, кто и чем может помочь. Вспоминая определение бухучета, можно сказать, что работа по управлению дебиторкой — это сплошное, непрерывное и взаимосвязанное сотрудничество между специалистами и подразделениями компании.