Пять кейсов про учет выплат работникам. Проверьте, что безопасно, а что нет

Кейсы про выплаты сотрудникам

Кейс 1. Об оплате лечения. Компания применяла общую систему налогообложения. Периодически она оплачивала сотрудникам лечение. В локальных актах закрепила, что сумма компенсации не должна превышать 6 процентов фонда оплаты труда. Вправе ли компания учесть в расходах оплату лечения сотрудников и уменьшить налог на прибыль?

Кейс 2. О премиях. Компания выплатила сотрудникам премии — считала, что они связаны с производственными результатами работников. Эти выплаты организация списала в налоговом учете. Однако инспекция расходы не приняла, так как компания работает с убытком. Действительно ли премии за производственные результаты можно учесть, только если есть прибыль?

Кейс 3. Об аренде жилья для иностранных сотрудников. Компания снимала квартиры для работников-иностранцев. Она составила положение о предоставлении жилья и закрепила условие об аренде в приложениях к трудовым договорам иностранных сотрудников. Инспекцию это не устроило. Проверяющие решили, что расходы, связанные с бесплатным предоставлением жилья работникам, компания принимать не вправе. В каком случае можно учесть расходы на аренду квартир?

Кейс 4. О выходных пособиях. Компания перечисляла сотрудникам единовременные выплаты при увольнении по соглашению сторон — выходные пособия. Такие компенсации она предусмотрела в коллективном договоре и считала их экономически обоснованными, поскольку они связаны с оптимизацией производства. Но инспекция с этим подходом не согласилась и исключила выплаты из расходов в налоговом учете. Разрешить вопрос в пользу компании удалось только в суде. Как вы считаете, какие аргументы компания привела в свою защиту?

Кейс 5. Об оплате санаторно-курортного лечения сотрудников. Компания решила компенсировать работникам лечение в санатории. Такую возможность она предусмотрела в положении об оплате труда и закрепила перечень документов, которые позволят списывать эти расходы: договор с санаторием, копия лицензии, платежные поручения. Но сотрудники не всегда оплачивают лечение в кассе санатория. Иногда они перечисляют деньги через систему быстрых платежей или заключают договор с санаторием через турагента. Какие документы компания должна запросить у работников, чтобы подтвердить расходы и избежать споров с проверяющими?

Решения для кейсов

Ответы на кейсы приводим ниже. Проверьте, как учитывать в расходах выплаты сотрудникам, чтобы избежать разногласий с проверяющими.

Кейс 1. Если компания заключила договор с клиникой на срок не менее года и перечисляет деньги за лечение сотрудников непосредственно на счет медучреждения, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное, чтобы затраты не превышали 6 процентов от фонда оплаты труда (абз. 9 п. 16 ст. 255 НК, письмо Минфина от 28.07.2023 № 03-03-06/1/71092). Подготовьте документы, чтобы избежать претензий. Какие бумаги подтвердят обоснованность и реальность расходов, смотрите в памятке ниже.

Если же компания компенсирует расходы на лечение напрямую сотрудникам, то такие компенсации учитывать опасно — налоговики могут признать их не принимаемыми к учету (п. 29 ст. 270 НК). В итоге доначислят организации налог на прибыль, пени и штраф — 20 процентов от недоимки (ст. 122 НК).

Кейс 2. Компания вправе списать при расчете налога на прибыль премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК, письмо Минфина от 08.04.2020 № 03-03-06/1/27901). Условия и сроки выплаты предусмотрите в локальном акте, например в положении о премировании, или колдоговоре. В трудовых договорах достаточно сделать ссылку на колдоговор или локальный акт (письмо Минтруда от 21.06.2020 № 14-1/ООГ-9132).

Если премии не связаны с производственными результатами, учитывать их в затратах рискованно. Инспекторы часто снимают такие расходы, а судьи поддерживают проверяющих. А если компания получила убыток, значит, она вообще не достигла производственных результатов. Поэтому и не вправе принимать премии к налоговому учету, считают судьи (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 27.05.2022 по делу № А59-1863/2021).

Кейс 3. Когда компания закрепила в трудовом договоре с сотрудником-иностранцем условие о компенсации аренды квартиры, она вправе учесть эту сумму в расходах на оплату труда. Но только если такая компенсация — часть оплаты труда (письмо Минфина от 18.02.2022 № 03-03-06/1/11643).

Еще важно, чтобы в оплате жилья была производственная необходимость (ст. 252 НК, письмо Минфина от 28.06.2023 № 03-03-06/1/60092). Например, компания пригласила иностранного сотрудника, так как у него высокая квалификация и большой опыт работы, при этом у местных соискателей нет необходимого уровня подготовки. А для организации выгоднее принять на работу иностранца, чем повышать квалификацию действующих работников или обучать с нуля соискателей. Какие документы стоит собрать, чтобы списать расходы на аренду жилья для работников-иностранцев, смотрите в памятке ниже.

Если аренда жилья для сотрудников носит социальный характер, компания не вправе принимать такие расходы (п. 29 ст. 270 НК, письмо Минфина от 07.07.2022 № 03-04-06/65366).

Кейс 4. Когда компания выплачивает уволенному работнику выходное пособие с учетом условий, которые перечислены в статье 178 ТК, такие выплаты экономически оправданны. Согласны с этим и судьи (постановление Арбитражного суда Московского округа от 04.03.2019 по делу № А40-8486/2017). Поэтому принимать расходы к налоговому учету безопасно.

Если же спорные выплаты завышены и несопоставимы с обычным размером выходного пособия, носят характер личного обеспечения работников после увольнения, признавать их в расходах экономически нецелесообразно (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.08.2023 по делу № А42-8606/2016).

Кейс 5. Компания вправе признать расходы на санаторно-курортное лечение сотрудников и членов их семей. Затраты не должны превышать 50 000 руб. на человека в год (п. 24.2 ст. 255 НК). Организация может как оплатить услуги напрямую санаторию, так и компенсировать их стоимость работнику (письмо Минфина от 04.04.2022 № 03-03-06/1/27712).

Чтобы принять в расходы компенсацию санаторно-курортного лечения, запросите у сотрудника отрывной талон к путевке. Этот документ подтвердит, что работник проходил лечение в санатории. Также стоит запросить у санатория подтверждение стоимости путевки. Какие еще нужны документы, чтобы принять расходы на санаторно-курортное лечение, смотрите в памятке ниже.

Если компания приобрела путевку через турагента, она вправе учесть только расходы на санаторно-курортное лечение, которое предусматривает договор. В том числе расходы на проживание и питание в санатории. При этом списать в затраты агентское вознаграждение не получится (письмо Минфина от 11.03.2022 № 03-03-07/18099).