Переходящие отпускные — что с расходами, НДФЛ, и взносами

Переходящие отпускные списывайте единовременно или в разных месяцах

В налоговом учете есть два варианта учета в расходах переходящих отпускных. Первый — отпускные списать единовременно в том месяце, в котором их начисляли. Второй способ — признать расходы частями в каждом из месяцев, за который начислены отпускные. Сумму определяют пропорционально дням отпуска.

Первый вариант самый простой. Вам не придется высчитывать суммы для распределения отпускных по месяцам. Подтверждает такую точку зрения арбитражная практика (постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 № КА-А40/4219-09, Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), Поволжского округа от 14.11.2008 № А55-4199/2008).

Аргументы такие. Отпускные сотруднику начисляют и выплачивают единовременно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). А значит, в налоговом учете эту сумму можно учитывать в составе расходов в том периоде, в котором их начислили (п. 4 ст. 272 НК).

Второй вариант сложнее. Но вы им тоже можете пользоваться, если в учетной политике утвердили именно такой способ. В этом случае переходящие отпускные следует признавать в расходах в том периоде, к которому они относятся. Например, организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. Отпуск сотрудника переходящий и пришелся на конец последнего месяца предыдущего квартала и начало первого месяца следующего. В таком случае сумму отпускных распределяют между отчетными периодами. Часть отпускных, пропорционально дням отпуска, включают в расходы предыдущего квартала. А оставшуюся часть учитывают в следующем квартале.

Если компания отчитывается по прибыли ежемесячно, то расходы на отпуск понадобится делить каждый раз, когда он приходится на два соседних месяца.

Взносы с переходящих отпускных не распределяйте

Со взносами ситуация иная. Их начисляют один раз на всю сумму отпускных. Даже если отпуск сотрудника переходящий и приходится на два месяца, взносы рассчитайте в том же месяце, когда начислили отпускные. Это связано с тем, что отпускные начисляют разово, перед отпуском сотрудника. А значит, и взносы надо начислить на сумму отпускных.

Например, отпуск работника пришелся на июль — август. Взносы со всей суммы отпускных рассчитывают в июле, а на август ничего не переносят.

НДФЛ удерживайте при выплате переходящих отпускных

При переходящем отпуске сотруднику выплачивается доход, который относится к следующему месяцу. Но отпускные нужно начислить и выплатить сотруднику до начала его отпуска. В тот момент, когда выплачиваете сотруднику деньги, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных (ст. 136 ТК, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).

Если сотруднику положены налоговые вычеты, то при расчете НДФЛ не забудьте уменьшить базу по налогу на сумму вычетов. Вычеты предоставляйте за тот месяц, в котором выплачиваете отпускные. Не нужно распределять вычеты по разным месяцам или предоставлять их за следующий месяц (п. 3 ст. 210, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224, ст. 218—221 НК).