Переходящие отпускные — что с расходами, НДФЛ, и взносами
Сотрудник ушел в отпуск в июле, а вернулся в августе. Его отпуск — переходящий, ведь он затрагивает два отдельных месяца. Значит, и отпускные тоже переходящие. Как не ошибиться, когда отражаете такую выплату в налоговых расходах, правильно учесть НДФЛ и взносы, читайте в статье.
Переходящие отпускные списывайте единовременно или в разных месяцах
В налоговом учете есть два варианта учета в расходах переходящих отпускных. Первый — отпускные списать единовременно в том месяце, в котором их начисляли. Второй способ — признать расходы частями в каждом из месяцев, за который начислены отпускные. Сумму определяют пропорционально дням отпуска.
Первый вариант самый простой. Вам не придется высчитывать суммы для распределения отпускных по месяцам. Подтверждает такую точку зрения арбитражная практика (постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 № КА-А40/4219-09, Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), Поволжского округа от 14.11.2008 № А55-4199/2008).
Еще по этой теме
Аргументы такие. Отпускные сотруднику начисляют и выплачивают единовременно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). А значит, в налоговом учете эту сумму можно учитывать в составе расходов в том периоде, в котором их начислили (п. 4 ст. 272 НК).
Второй вариант сложнее. Но вы им тоже можете пользоваться, если в учетной политике утвердили именно такой способ. В этом случае переходящие отпускные следует признавать в расходах в том периоде, к которому они относятся. Например, организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. Отпуск сотрудника переходящий и пришелся на конец последнего месяца предыдущего квартала и начало первого месяца следующего. В таком случае сумму отпускных распределяют между отчетными периодами. Часть отпускных, пропорционально дням отпуска, включают в расходы предыдущего квартала. А оставшуюся часть учитывают в следующем квартале.
Если компания отчитывается по прибыли ежемесячно, то расходы на отпуск понадобится делить каждый раз, когда он приходится на два соседних месяца.
Взносы с переходящих отпускных не распределяйте
Со взносами ситуация иная. Их начисляют один раз на всю сумму отпускных. Даже если отпуск сотрудника переходящий и приходится на два месяца, взносы рассчитайте в том же месяце, когда начислили отпускные. Это связано с тем, что отпускные начисляют разово, перед отпуском сотрудника. А значит, и взносы надо начислить на сумму отпускных.
Например, отпуск работника пришелся на июль — август. Взносы со всей суммы отпускных рассчитывают в июле, а на август ничего не переносят.
НДФЛ удерживайте при выплате переходящих отпускных
При переходящем отпуске сотруднику выплачивается доход, который относится к следующему месяцу. Но отпускные нужно начислить и выплатить сотруднику до начала его отпуска. В тот момент, когда выплачиваете сотруднику деньги, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных (ст. 136 ТК, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК).
Если сотруднику положены налоговые вычеты, то при расчете НДФЛ не забудьте уменьшить базу по налогу на сумму вычетов. Вычеты предоставляйте за тот месяц, в котором выплачиваете отпускные. Не нужно распределять вычеты по разным месяцам или предоставлять их за следующий месяц (п. 3 ст. 210, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224, ст. 218—221 НК).
за правильный ответ
Четыре неочевидные ситуации, когда сотруднику положен вычет НДФЛ
Не спешите отказывать сотруднику в налоговом вычете на ребенка, даже если на первый взгляд вычет не полагается. Есть как минимум четыре ситуации, когда вычет сотруднику положен, несмотря на ваши сомнения.
Ребенку исполнилось 24 года, но он еще учится
Если ребенок учится на очном отделении вуза или другого учебного заведения, стандартный вычет полагается до окончания обучения либо до 24-летия в зависимости от того, что произойдет раньше. Об этом Минфин напомнил в письме от 18.05.2023 № 03-04-05/45075.
По общему правилу детский вычет предоставляют на каждого ребенка в возрасте до 18 лет. В год совершеннолетия ребенка такой вычет полагается сотруднику до конца года. Далее детский вычет следует предоставлять до 24 лет, если совершеннолетний ребенок поступит в любое учебное заведение.
В год, когда студенту уже исполнилось 24 года, но свое обучение он продолжает, вычет на него нужно предоставлять до конца календарного года. Если же ребенок закончил обучение до конца года, вычет не полагается со следующего месяца. Аналогично, если ребенка отчислят из вуза, право на вычет пропадает со следующего месяца. Если узнали об этом позже, пересчитайте налог.
Пример. Как не запутаться с детскими вычетами на взрослых детей
Чтобы избежать путаницы с вычетами, требуйте, чтобы работники незамедлительно информировали вас обо всех изменениях, связанных с их детьми. Перечень семейных и прочих событий, которые влияют на вычет НДФЛ, собрали в памятке — ознакомьте с ней сотрудников, которые хотят получать вычет.
Памятка для сотрудников о налоговых вычетах на детей
Уважаемые сотрудники!
Сообщайте в бухгалтерию о событиях, которые влияют на ваше право и размер детского вычета по НДФЛ. К таким событиям относятся:
1) рождение, усыновление, смерть ребенка, оформление опекунства или попечительства;
2) поступление в вуз, техникум, колледж и т. п. на очное отделение, если ребенок старше 18 лет;
3) окончание учебного заведения или отчисление из него;
4) смена формы обучения (перевод с дневного отделения на вечернее, очно-заочное, заочное или наоборот);
5) развод с родителем ребенка, который для вас не является родным;
6) развод единственного родителя ребенка;
7) отказ второго родителя от вычета в вашу пользу.
Изменение обстоятельств, которые влияют на ваше право получать вычет, подтвердите документами в течение трех рабочих дней. Иначе бухгалтерия неправильно удержит из вашей зарплаты НДФЛ.
У ребенка появился свой источник дохода или он вступил в брак
Вы не должны выяснять финансовое или семейное положение детей сотрудников. Для вычета достаточно заявления, свидетельства о рождении ребенка и справки из вуза об очном обучении, если ребенок старше 18 лет и учится. Если все эти документы у вас есть, предоставляйте вычет.
Ребенок вправе работать с 14 лет, и для вычета не важно, есть ли у него свои источники дохода (письмо Минфина от 30.06.2014 № 03-04-05/31345). Также не имеет значения, вступил ли он в брак (письмо Минфина от 07.04.2022 № 03-04-05/29517).
Сотрудник просит вычет на работе по совместительству
Сотрудник вправе сам выбрать, к кому из работодателей обратиться за вычетом (п. 3 ст. 218 НК). В том числе он вправе написать заявление и на работе, которая не является для него основной. Вы не вправе отказать в вычете (письмо Минфина № 03-04-05/31345).
НК не обязывает проверять, получает ли такой сотрудник вычеты по основному месту работы. Но попросите совместителя указать в заявлении, что вычет на детей у других работодателей он не получает.
Дело в том, что вычет может предоставить только один налоговый агент. А ваш работник может об этом просто не знать. И поэтому напишет заявления о вычетах всем своим работодателям.
Важная деталь
Если родители развелись, они все равно имеют право на детский вычет. Основное условие для вычета — родитель участвует в содержании ребенка.
Вычет просят супруг или супруга родителя
Если родители развелись, вычет на ребенка могут получить сразу четыре человека: его родители, а также их новые супруги. Конечно, если брак зарегистрирован.
Разведенный отец имеет право на детский вычет, поскольку обязан содержать ребенка, причем даже если его лишат родительских прав. Имущество, нажитое супругами во время брака, — их совместная собственность (ст. 256 ГК, ст. 34 СК). То есть супруги людей, которые платят алименты, тоже участвуют в содержании этих детей. Значит, они также вправе претендовать на стандартные вычеты (письмо Минфина от 10.08.2016 № 03-04-05/46762). Выходит, что на вычет по одному ребенку вправе рассчитывать сразу четыре человека.
за правильный ответ
Вычеты по НДФЛ в 2023 году — два тренажера
Попрактикуйтесь предоставлять вычеты по НДФЛ по новым правилам. Так вы убедитесь, что не ошибаетесь в расчете налога.
