С 1 сентября применяйте в работе новые правила спецоценки
С 1 сентября 2023 года правила проведения спецоценки изменились (Федеральный закон от 24.07.2023 № 381-ФЗ). Что вам теперь понадобится учитывать, рассказываем в статье.
Отчет о спецоценке не обязательно должен быть на бумаге
Не удивляйтесь, если получите от спецоценщиков отчет о СОУТ в электронном виде — теперь это разрешенный формат (ч. 8 ст. 1 Закона № 381-ФЗ, ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Хотя при желании можно использовать и традиционную бумажную форму документа.
Независимо от того, в каком виде составлен отчет — в электронном или бумажном, утвердите его за 30 календарных дней с момента, когда получили отчет от специализированной организации. Он должен быть подписан всеми членами комиссии и одобрен ее председателем. Причем комиссию работодатель создает из своих работников и не включает туда экспертов из организации по спецоценке. Если документ составлен на бумаге, то ответственные лица обязаны подписать его лично. Электронный отчет визируйте усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной подписью.
Если кто-то из участников комиссии не согласен с результатами СОУТ, он может изложить свое мнение в письменной форме и приложить к отчету.
На заметку
На что обратить внимание при выборе организации для проведения спецоценки
1. Компания есть в реестре организаций, которые проводят СОУТ →akot.rosmintrud.ru/sout/ organizations
2. В уставных документах организации проведение СОУТ заявлено в качестве вида деятельности.
3. Сертификаты экспертов размещены в реестре Минтруда →akot.rosmintrud.ru/sout/experts
4. Организация независима по отношению к работодателю, который заказал спецоценку.
5. В организации работают по трудовому договору не менее пяти экспертов с сертификатами на право проведения СОУТ. Хотя бы один эксперт имеет высшее образование по направлению «общая гигиена», «гигиена труда», «санитарно-гигиенические лабораторные исследования».
6. В организации есть аккредитованная испытательная лаборатория в виде структурного подразделения с областью аккредитации «проведение исследований и измерений вредных и опасных факторов производственной среды и трудового процесса».
С экспертов, которые проводят спецоценку, можно не требовать сертификаты
Заключения экспертов организации, которая проводит спецоценку условий труда, наряду с другими документами будут приложены к отчету о СОУТ. Обратите внимание, что в качестве экспертов организации, проводящей спецоценку, могут выступать, во-первых, специалисты, прошедшие аттестацию на право выполнения работ по СОУТ. Во-вторых, люди, сведения о которых внесены в специальный реестр экспертов, имеющих право проводить спецоценку →akot. rosmintrud.ru/sout/organizations.
Сертификаты, подтверждающие квалификацию, у экспертов можно больше не запрашивать. Факт аттестации эксперты теперь вправе подтвердить электронной выпиской из специального реестра (ч. 12 ст. 1 Закона № 381-ФЗ, ч. 1 ст. 20 Закона № 426-ФЗ). Для допуска к работе вам будет этого достаточно. Раньше право специалиста выполнять работы по специальной оценке условий труда подтверждал только сертификат эксперта.
Шпаргалка
Как оформляют результаты спецоценки
| Специализированная компания составляет отчет. После окончания спецоценки организация, которая ее проводила, готовит отчет с результатами и заключением по проверке и передает компании-заказчику. | Компания-заказчик утверждает отчет. Компания, в которой прошла спецоценка, создает комиссию из своих работников, назначает председателя и утверждает отчет в течение 30 календарных дней. | Директор визирует приказ о завершении оценки. В нем назначает ответственных за ознакомление персонала с картами СОУТ, разработку мероприятий по улучшению условий труда и передачу сведений в СФР. |
за правильный ответ
Работник просит выдать зарплату авансом — сразу за два месяца. В чем опасность?
Чем рискуете: компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб., а директора — до 5000 руб. Кроме того, рискуете потерять деньги и переплатить страховые взносы, если аванс сотрудник не отработает.
Сотрудник обратился к руководству с душещипательной историей и попросил выдать зарплату за несколько месяцев вперед. Мол, очень нужны деньги на лечение родственника. Директор решил, что знает работника не один год, доверяет, а потому может авансировать. Получив распоряжение о перечислении денег авансом, бухгалтер задумался, насколько это безопасно для компании. Давайте разбираться.
В целом законодательство выплат авансом не запрещает и не ограничивает, но они несут в себе ряд скрытых рисков для компании. Во-первых, если перечислите деньги даже за один месяц вперед, то нарушите требование ТК об обязательной выдаче зарплаты не реже чем два раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК). Это условие нельзя менять даже по соглашению сторон (письмо Минтруда от 13.07.2023 № 14-1/ООГ-4663). Иначе компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя ждет предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).
Во-вторых, если сотрудник не окажется таким уж надежным и уволится, не отработав весь аванс, удержать неотработанную сумму вы уже не сможете (ч. 4 ст. 137 ТК). Не получится это сделать и через суд. Единственный вариант — если работник решит вернуть деньги добровольно (определение Верховного суда от 12.09.2014 № 74-КГ14-3).
В-третьих, со всей суммы авансирования придется перечислить страховые взносы. Даже если деньги не относятся к текущей зарплате, контролеры, скорее всего, увидят в них «иные выплаты в рамках трудовых отношений». А взносы на них начисляются незамедлительно (ст. 420, 431 НК, п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Объясните сотруднику и директору, что выдавать зарплату авансом опасно как для компании, так и для ее руководителя. Предложите оформить, например, беспроцентный заем, если работнику действительно нужны деньги, а компания не хочет бросать его в беде. До конца 2023 года НДФЛ с материальной выгоды от такого займа работнику платить не придется — это удобно и законно (п. 90 ст. 217 НК, подп. «в», п. 7 ст. 2, п. 1, 5 ст. 5 Федерального закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ).
за правильный ответ
Как по-новому предоставлять работникам дни для ухода за детьми‑инвалидами
- 1Выходные по уходу за детьми-инвалидами стали длиннее
- За счет чего это произошло
- 2С работника придется требовать новые документы
- Посмотрите, что конкретно теперь понадобится
- 3Чтобы отпустить сотрудника на дополнительные выходные, возьмите с него новое заявление
- А сами составьте приказ в свободной форме
Важная деталь
Новые правила утверждены постановлением Правительства от 06.05.2023 № 714.
С 1 сентября дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами предоставляйте по новым правилам. Теперь такие дни сотрудники могут накапливать в течение года и брать подряд до 24 дней, а не как раньше до четырех дней в месяц. Узнайте, чем новые правила отличаются от прежних, что изменилось в оформлении документов, и расскажите обо всем своим сотрудникам.
Что изменилось в правилах предоставления допвыходных
Новые правила предоставления работникам дополнительных оплачиваемых дней ухода за детьми-инвалидами отличаются от прежних. Что у них общего, а в чем различия, смотрите в таблице.
Новые и прежние правила предоставления дней для ухода за детьми-инвалидами
| Вопрос | Как было | Как сейчас |
|---|---|---|
| При каких условиях работник может взять дни для ухода за ребенком-инвалидом? | 1. Работник — родитель, опекун или попечитель ребенка-инвалида до 18 лет. 2. Второй родитель, опекун или попечитель дни ухода в этом месяце не использовал или использовал частично. 3. Работник представил заявление и подтверждающие документы | 1. Работник — родитель, опекун или попечитель ребенка-инвалида до 18 лет. 2. Работник представил заявление и подтверждающие документы |
| Какие документы нужны для предоставления дней ухода? | 1. Заявление. 2. Справка об инвалидности ребенка. 3. Документы о его месте жительства. 4. Свидетельство о рождении (усыновлении) или договор об опеке или попечительстве. 5. Документы об использовании выходных другим родителем (опекуном, попечителем) или о том, что он не ухаживает за ребенком-инвалидом | Те же документы, что были раньше, плюс новые. Подробнее об этом |
| Сколько дополнительных выходных дней можно использовать? | Каждый месяц — четыре, даже если у работника не один ребенок-инвалид | Каждый месяц любое количество дней ухода, но не более 24 дней. Дни ухода можно копить, чтобы использовать потом 24 дня подряд раз в год |
| Можно ли перенести неиспользованные дни ухода? | Нельзя | Можно перенести на другой месяц, нельзя перенести на другой год. Если начать копить дни с сентября 2023 года, в декабре можно взять сразу 16 дней подряд (4 дн. × 4 мес.) |
| Можно ли брать дни ухода по частям? | Да, например по одному дню в течение месяца | Да, например от одного до 24 дней. Но 24 дня подряд можно использовать только раз в календарном году |
| Можно ли делить дни ухода со вторым родителем (опекуном, попечителем)? | Да, можно | Да, можно |
| По какой форме работник должен написать заявление на дни ухода? | По форме, утвержденной приказом Минтруда от 19.12.2014 № 1055н | По новой форме (приказ Минтруда от 19.06.2023 № 516н). В новом бланке есть отдельные графы для указания, какие именно дополнительные выходные дни планирует использовать работник: в пределах календарного месяца или накопленные |
| С какой периодичностью работник должен подавать заявление? | По согласованию с работодателем в зависимости от необходимости использования дополнительных оплачиваемых дней ухода | По согласованию с работодателем в зависимости от необходимости использования дополнительных оплачиваемых дней ухода |
| По какой форме составить приказ о предоставлении работнику дней ухода? | В произвольной форме | В произвольной форме |
| Что начислить работнику за каждый день ухода? | Средний заработок | Средний заработок |
Какие новые документы должен принести работник, чтобы уйти на допвыходные
Чтобы взять более четырех дополнительных оплачиваемых дней для ухода за ребенком-инвалидом, работник обязан представить новые документы. Это справка с предыдущего места работы, если он менял компанию в текущем календарном году, и справка с места работы другого родителя. Такие справки работник должен предъявлять при каждом обращении за использованием выходных дней ухода, но иногда можно обойтись и без них. Когда это допустимо, смотрите ниже.
Если другой родитель не работает, сотрудник должен приносить документы, подтверждающие этот факт, при каждой подаче заявления о предоставлении дней ухода. Отметим, что этот порядок распространяется не только на кровных родителей детей-инвалидов, но и на их опекунов или попечителей.
Работник несет ответственность за достоверность представленных им сведений. Он обязан извещать работодателя, если по каким-то причинам теряет право на дополнительные оплачиваемые выходные дни. Сколько таких дней можно оформить работнику и какие документы с него требовать, покажем на примере.
Пример. Как предоставить дни для ухода за ребенком-инвалидом, если сотрудница в 2023 году меняла место работы
На заметку
Когда справка с места работы другого родителя не нужна
| Новая справка с места работы другого родителя не потребуется, если у сотрудника есть документальное подтверждение перечисленных ниже обстоятельств: 1) факта смерти другого родителя; 2) признания другого родителя безвестно отсутствующим (ст. 42 ГК); 3) лишения или ограничения родительских прав; 4) лишения свободы другого родителя; | 5) пребывания другого родителя в длительной командировке — свыше одного календарного месяца; 6) иных обстоятельств, свидетельствующих о том, что другой родитель не имеет возможности ухаживать за ребенком-инвалидом; 7) другой родитель уклоняется от воспитания ребенка-инвалида, например не платит алименты и не выходит на связь. |
Сколько дней для ухода можно взять однократно
По новому порядку однократно в течение календарного года один из родителей, опекун или попечитель по письменному заявлению вправе использовать до 24 дополнительных оплачиваемых выходных дней подряд. Но только в пределах общего количества неиспользованных дней в этом календарном году.
График предоставления дней ухода в случае использования более четырех дней подряд работник должен согласовать с работодателем. Ведь его отсутствие на работе может негативно сказаться на производственном процессе.
В связи с тем что новый порядок применяется с 1 сентября 2023 года, до конца этого года работник может накопить только 16 дней (4 дн. × 4 мес.). Использовать их нужно не позже декабря, иначе дни сгорят.
Если работник в календарном году использовал менее 24 дополнительных оплачиваемых выходных дней ухода, другой родитель, опекун или попечитель в этом же календарном году может использовать оставшиеся дни ухода.
Чтобы предоставить сотруднику дополнительные выходные, возьмите с него заявление по новой форме из приказа Минтруда № 516н. Образец с подсказками найдете ниже.
- Категория выходных
Категория выходных
Сотрудник отмечает, какие дни нужны: накопленные или внутри месяца.- Количество дней
Количество дней
Нужно указать, сколько допвыходных берет сотрудник и в какие даты.- Допинформация
Допинформация
Работник поясняет, почему нет справки с работы другого родителя.- Документы
Документы
К заявлению необходимо приложить подтверждающие документы.
На заметку
Как дополнительные оплачиваемые выходные отмечать в табеле
В унифицированной форме табеля дополнительные дни для ухода за детьми-инвалидами отражайте буквенным кодом «ОВ» или цифровым 27, поскольку они оплачиваются. Если применяете свою форму табеля и свои коды, поставьте тот код, который предусмотрели для такого случая.
