Увольнять сотрудников безопаснее по новым правилам

Увольняя сотрудников, учитывайте обстоятельства их жизни. Даже когда речь идет об увольнении по инициативе самого сотрудника, считают судьи (определение 6-го КСОЮ от 14.12.2023 по делу № 8Г-26898/2023). Проверьте, не попали ли вы в черный список работодателей. А как оформить увольнение сотрудника по его инициативе, чтобы у проверяющих не было повода придраться, читайте далее.

Шаг 1. Получите от сотрудника заявление об увольнении

Чтобы уволить сотрудника по собственному желанию, сначала получите от него заявление на увольнение. Если сотрудник увольняется по своей инициативе, то в общем случае он обязан письменно предупредить работодателя об этом не позднее чем за две недели. Для некоторых категорий сотрудников закон устанавливает более короткий или длинный срок. Например, сотрудники на испытательном сроке предупреждают работодателя не менее чем за три дня до увольнения (ч. 1 ст. 80 ТК).

Не сообщим в военкомат, что нет военнообязанных. Оштрафуют?

Все сроки предупреждения и случаи, когда сотрудник вправе не уведомлять работодателя об увольнении заранее, смотрите в таблице.

Сроки предупреждения об увольнении по собственному желанию

Категория работников	Срок предупреждения об увольнении (до даты увольнения)	Основание
Сотрудник, который увольняется во время испытательного срока	Не позднее чем за три календарных дня	ч. 4 ст. 71 ТК
Сотрудник, увольняющийся по уважительной причине	Без предупреждения	ч. 3 ст. 80 ТК
Сотрудник, занятый на сезонных работах	Не позднее чем за три календарных дня	ч. 1 ст. 296 ТК
Сотрудник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев	Не позднее чем за три календарных дня	ч. 1 ст. 292 ТК
Спортсмен, заключивший трудовой договор на срок более четырех месяцев	Не позднее чем за один месяц	ч. 1 ст. 348.12 ТК
Тренер, заключивший трудовой договор на срок более четырех месяцев	Не позднее чем за один месяц	ч. 1 ст. 348.12 ТК
Руководитель организации	Не позднее чем за один месяц	ст. 280 ТК
Все остальные сотрудники	Не позднее чем за две недели	ч. 1 ст. 80 ТК

Выходные, праздничные дни, дни болезни или отпуска сотрудника срок предупреждения об увольнении не продлевают. Удерживать сотрудника на работе сверх этого срока работодатель не вправе.

Скачайте безопасный шаблон заявления на увольнение по инициативе работника.

Скачайте заявление на увольнение по инициативе сотрудника с формулировками, которые подстрахуют компанию. На 100 процентов, конечно, такое заявление от суда не защитит. Но так судьи хотя бы поверят, что сотрудник действительно решил сам покинуть компанию.

Шаг 2. Издайте приказ и заполните трудовую книжку сотрудника

Приказ об увольнении. Когда истечет срок предупреждения об увольнении, в последний день работы сотрудника оформите приказ об увольнении и внесите запись об увольнении в трудовую книжку. Приказ составьте по форме № Т-8 или на бланке, который разработали самостоятельно.

Внесите в личную карточку запись об увольнении. Если продолжаете вести личную карточку сотрудника, внесите запись об увольнении. В день увольнения сотрудника заполните основание увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса. Укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Если карточка составлена по форме № Т-2, ознакомьте работника с записью об увольнении под подпись. Если применяете свою форму личной карточки и в ней нет графы об ознакомлении с записями, подпись сотрудника необязательна.

Трудовая книжка. После издания приказа внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника, если документ ведете в бумажной форме. В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставьте порядковый номер записи. В графе 2 укажите дату внесения. В графу 3 внесите запись о причине увольнения, а в графу 4 — реквизиты приказа о прекращении трудового договора. Скачайте образец.

Шаг 3. Выдайте документы сотруднику

Важная деталь

Документы при увольнении выдайте в последний день работы сотрудника.

При увольнении выдают две категории документов. Одни — без заявления работника (ст. 84.1, 136 ТК, п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Другие — по письменному заявлению.

Без заявления. Выдайте сотруднику:

— трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
— расчетный листок;
— подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 (замена СЗВ-СТАЖ) за текущий год;
— выписку из персонифицированных сведений о физлицах (замена СЗВ-М) за последний месяц;
— копию раздела 3 РСВ за последние три месяца.

Часть документов выдают при увольнении без заявления дополнительно при определенных ситуациях. Единого нормативного акта с перечнем подобных документов нет. Выдайте отдельным сотрудникам при увольнении без заявления следующие документы:

— подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год, если работник имеет право на досрочную пенсию;

— копию подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 (замена ДСВ-3) за последние три месяца, если организация перечисляла добровольные страховые взносы на накопительную часть пенсии работника;

— бумажную медицинскую книжку работника.

По заявлению. Работник вправе запросить при увольнении документы, связанные с работой (ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК). По письменному заявлению выдайте ему, например:

— справку о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ);
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах и т. д.;
— справку о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
— справку о том, что на дату увольнения дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом в этом календарном году он не использовал или использовал их частично.

На заметку

Еще одну категорию работников больше нельзя уволить

Работодатели не смогут увольнять сотрудников, которые в одиночку воспитывают детей до 16 лет (Федеральный закон от 14.02.2024 № 12-ФЗ).

По действующим правилам, нельзя расторгнуть трудовой договор по инициативе компании, если сотрудник в одиночку воспитывает ребенка до 14 лет (ч. 4 ст. 261 ТК). Но предельный возраст ребенка подняли до 16 лет. Законотворцы считают, что работодатели должны защищать соло-родителей. Запрет на увольнение таких работников позволит улучшить финансовое положение неполной семьи.

В случае незаконного увольнения сотрудник сможет восстановиться на работе. Исключение — ликвидация организации, прекращение срочного трудового договора или же привлечение работника к дисциплинарной ответственности, к примеру, за прогул, либо неоднократное неисполнение обязанностей, хищение и пр.

Два способа обойтись без второго уведомления по НДФЛ

Шаг 4. Сдайте отчеты

При увольнении работника подайте в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа. Если работник выходит на пенсию, подайте на него в СФР сведения о стаже по форме ЕФС-1. Срок — три календарных дня со дня, когда сотрудник напишет заявление о представлении индивидуальных сведений, либо со дня поступления запроса от СФР. Сдали ЕФС-1 о стаже на всех сотрудников без исключения. Опасно? Остальные отчеты, в частности 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения о физлицах, подайте в обычные сроки.

Важно

Четыре документа для безопасного увольнения сотрудников по их инициативе

Заявление на увольнение с формулировками, которые подстрахуют компанию. На 100 процентов, конечно, такое заявление от суда не защитит. Но так судьи хотя бы поверят, что сотрудник действительно решил сам покинуть компанию.

Письмо, чтобы выяснить у сотрудника причины и последствия увольнения. Не лишним будет напрямую выяснить у работника, в какой ситуации он сейчас находится и понимает ли, как на нем скажется увольнение.

Письмо с разъяснениями последствий увольнения. Сами разъясните сотруднику, что случится, если он уволится по собственному желанию.

Анкета увольняющегося. Задайте работнику вопросы, которые помогут объяснить суду, что ситуация не выглядела конфликтной при подаче заявления и непосредственном увольнении.