Как с 1 апреля оформлять счета‑фактуры и УПД в новом электронном формате

Читайте интервью Дмитрия Черепанова из ФНС о том, как с апреля применять новые правила оформления электронных счетов-фактур и УПД. За полмесяца убедитесь, что в учетную программу подгружен новый электронный формат 5.03, начните его тестировать и расскажите коллегам, как с ним работать.

ДМИТРИЙ ЧЕРЕПАНОВ — заместитель начальника Управления камерального контроля ФНС, государственный советник РФ 2-го класса. В 2005 году окончил магистратуру Национальной академии природоохранного и курортного строительства по специальности «экономика предприятия». В системе ФНС работает с 2005 года.

1

апреля —

с этой даты формируйте электронные счета-фактуры и УПД только в формате 5.03

ГЛАВБУХ: Дмитрий Юрьевич, сейчас еще разрешено применять электронные счета-фактуры и УПД в трех форматах: в прежних — 5.01 и 5.02 и в новом — 5.03. Переходный период продлится до 1 апреля, а затем нужно использовать только формат 5.03?

ДМИТРИЙ ЧЕРЕПАНОВ: Да, с 1 апреля применяйте формат электронных счетов-фактур и УПД 5.03 (приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032. — Примеч. ред.). Переходный период, когда все электронные форматы были разрешены, заканчивается. После 1 апреля действующим останется только формат 5.03, который заточен под изменения законодательства, вступившие в силу с 2025 года.

А в чем особенности формата 5.03?

Во-первых, формат 5.03 позволяет компаниям на упрощенке отражать в счетах-фактурах и УПД пониженные ставки НДС 5 или 7 процентов, в том числе и расчетные ставки 5/105, 7/107. Во-вторых, если реализуете прослеживаемые товары, у вас есть возможность указать их стоимость без НДС в рублях. Речь о графе 14 счета-фактуры или УПД, который оформляют взамен счета-фактуры. Причем стоимость можно приводить с копейками: в формате предусмотрено два знака после запятой. И в-третьих, регистрационный номер партии товара по новому формату может быть длиной от 25 до 29 символов, что позволяет указывать более короткие номера. Раньше было минимум 27 символов.

Как компаниям подготовиться к работе с новым форматом 5.03?

Большинство организаций работают в учетных программах, поэтому для перехода на формат 5.03 достаточно обновить свою программу. Помогут технические специалисты, которые обслуживают вашу бухгалтерскую базу. Если используете собственные программные решения, в таком случае надо самостоятельно модернизировать рабочие процессы.

Важная деталь

В 1С уже можно формировать электронные счета-фактуры и УПД в формате 5.03 (информация от 05.02.2025 →edo.1c.ru).

Если 1 апреля или позже компания составит электронный счет-фактуру или УПД в одном из старых форматов, есть ли какие-то риски?

Документы в старых форматах не пройдут форматно-логический контроль у оператора ЭДО. Не сможете отправить электронный счет-фактуру или УПД контрагенту.

Налоговики тоже перестанут принимать электронные счета-фактуры и УПД в форматах 5.01 и 5.02?

Верно. Возможность приема инспекциями счетов-фактур и УПД в старых форматах будет отключена. Чтобы с 1 апреля документы без проблем доходили до получателей, рекомендую переходить на формат 5.03 уже сейчас. Конечно, если он уже интегрирован в вашу учетную программу. За полмесяца как раз успеете привыкнуть к работе с новым форматом.

Откажут ли покупателю в вычете НДС, если в электронном счете-фактуре или УПД от поставщика не будет заполнена новая графа 14, которая предназначена для отражения стоимости прослеживаемых товаров?

Нет. Показатель графы «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без учета НДС, в рублях» не влияет на расчет налоговой базы по НДС (письмо ФНС от 30.09.2024 № ЕА-4-26/11135. — Примеч. ред.). В вычете не откажут, но у продавца могут запросить пояснения. Тем не менее поставщик, который реализует прослеживаемые товары и при этом не заполняет графу 14, создает некомфортные условия для покупателя. В таком случае покупателю будет сложно определить реальную стоимость приобретаемой продукции.

Важная деталь

Если не работаете с прослеживаемыми товарами, графы 12—14 электронного счета-фактуры можно не заполнять.

А если говорить о бумажных счетах-фактурах и УПД, позиция ФНС остается прежней: отсутствие информации в графе 14 также не влияет на вычет НДС?

Не влияет. Но хочу напомнить, что при совершении операций с прослеживаемыми товарами счета-фактуры и УПД составляют только в электронном формате. Исключения — если, к примеру, реализуете прослеживаемые товары физлицам или самозанятым либо экспортируете их в страны ЕАЭС (п. 1.1 ст. 169 НК. — Примеч. ред.). Тогда документы можно оформить и на бумаге.

Что насчет штрафов? Изменится ли контроль за прослеживаемыми товарами, учитывая, что 1 апреля компании должны перейти на новый формат электронных счетов-фактур и УПД?

Штрафов за нарушение правил прослеживаемости еще нет. Но сейчас проходит экспертизу проект Минфина, которым предложено внести изменения в КоАП. Если проект примут, штрафы за ошибки в реквизитах счетов-фактур и УПД, полученных инспекцией от операторов ЭДО, будут такими: для ИП — от 1000 до 30 000 руб., для компаний — от 1000 до 100 000 руб. (ст. 15.50 КоАП в планируемой редакции кодекса). А за выставление счетов-фактур и УПД по прослеживаемым товарам на бумаге, а не в электронном виде штрафы для компаний будут варьироваться от 200 до 100 000 руб., для предпринимателей — от 200 до 30 000 руб. (ст. 15.51 КоАП в планируемой редакции кодекса). Предположительно, штрафы введут в 2026 году.

Дмитрий Юрьевич, как правильно оформлять счета-фактуры и УПД при отгрузке прослеживаемых товаров в составе выполненных работ?

Портал ФНС для работы с МЧД.

В графе 1а укажите наименование прослеживаемого товара, который передаете в составе выполненных работ (письмо ФНС от 23.01.2024 № ЗГ-2-15/791. — Примеч. ред.) В графе 11 электронного счета-фактуры приведите РНПТ. В графах 12 и 12а отразите код и условное обозначение единицы измерения, в графе 13 — количество прослеживаемого товара, а в графе 14 — стоимость без НДС. Остальные реквизиты заполняйте в общем порядке.

А что с указанием доверенности в счетах-фактурах и УПД формата 5.03? Что нового в заполнении этой информации?

Скорректировали блок «Подписант». В нем теперь можно указывать сведения об МЧД и способ ее передачи.

Сами доверенности тоже необходимо представлять только в новом формате?

Да. С 1 марта машиночитаемые доверенности нужно оформлять в формате 5.03, других вариантов нет (приказ ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858). Новый формат позволяет выпустить МЧД с правом передоверия и наделить полномочиями сразу нескольких представителей компании. Также отмечу, что ФНС завершила тестирование единой МЧД формата 003. Работа с едиными МЧД станет доступна через централизованную платформу распределенного реестра ФНС. →m4d.nalog.gov.ru/emchd

Шпаргалка

Как подготовиться к переходу на новый формат электронных счетов-фактур и УПД

Убедитесь, что рабочие системы настроены и готовы к отправке и приему документов в новом формате.

Согласуйте с контрагентами точные сроки перехода на новый электронный формат счетов-фактур и УПД.

Расскажите сотрудникам о новых правилах оформления электронных счетов-фактур и УПД в формате 5.03.

Звезда
за правильный ответ

Тест

Неправильно

Правильно!

Когда применять новый формат электронных счета-фактуры и УПД?

С 1 апреля применяйте формат электронных счетов-фактур и УПД 5.03 (приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032). Переходный период, когда все электронные форматы были разрешены, заканчивается. После 1 апреля действующим останется только формат 5.03, который заточен под изменения законодательства, вступившие в силу с 2025 года. Большинство организаций работают в учетных программах, поэтому для перехода на формат 5.03 достаточно обновить свою программу.

С 1 января 2025 года.

С 1 марта 2025 года.

С 1 апреля 2025 года.

Перечитать статью и сдать тест еще раз