По каким ключевым признакам распознать, что работник принес вам поддельный больничный
Чем поможет эта статья: Вы быстро сможете отличить фальшивый больничный лист от настоящего. Все признаки подделки мы показали на примерах.
От чего убережет: От ненужных споров с соцстрахом. Ведь если подделку обнаружат сотрудники ФСС, то расходы на выплату пособия вам не возместят.
Недавно сотрудники ФСС напомнили, по каким основным признакам можно отличить фальшивый листок нетрудоспособности от настоящего. Те детали бюллетеня, на которые ревизоры рекомендуют обращать внимание, мы пронумеровали в образце ниже и наглядно показали на полях. Кроме того, ревизоры советуют пробивать и настоящие бланки по электронной базе фонда, чтобы убедиться, что бюллетеня нет в списках пропавших или украденных из медучреждения.
Важная деталь
Настоящий больничный голубого цвета, причем от центра к краю он становится темнее.
Как изучать каждый листок нетрудоспособности, мы вам подскажем в статье. А о том, что предпринять, если вы уже выплатили работнику пособие по поддельному или недействительному листку, читайте советы ниже. Алгоритм действий представлен также схематично.
Что предпринять, если вы обнаружили фальшивый бюллетень
— Если вы распознали подделный листок нетрудоспособности сразу, как только получили его от работника, к оплате его попросту не принимайте. Иначе возместить из бюджета выданные по такому бюллетеню суммы не удастся. А стоит ли наказывать сотрудника, решать уже руководству вашей компании. Ведь все дни отсутствия на рабочем месте без оправдательных документов будут прогулами, за которые сотрудника могут уволить.
Вы уже выплатили пособие, а подделку обнаружили сотрудники ФСС в ходе проверки и отказали вам в возмещении суммы? В таком случае вы вправе потребовать у работника добровольно вернуть деньги.
Он может внести всю сумму сразу или же вы будете ежемесячно удерживать 20 процентов его заработка до тех пор, пока долг не будет закрыт окончательно. Так поступать позволяет пункт 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Если же работник, которому вы выплатили пособие по фальшивке, уже уволился, то деньги получится взыскать в судебном порядке.
Как действовать, если вы оплатили пособие по фальшивому или недействительному больничному листу
Пробейте номер больничного по базе ФСС
Итак, в первую очередь обратите внимание на номер, который значится в правом верхнем углу бланка, под штрихкодом (1). Пробейте его по электронной базе фонда. Зайдите на сайт www.fss.ru в раздел «Деятельность фонда» и выберите «Недействительные бланки листков нетрудоспособности».
Именно там сотрудники фонда фонда социального страхования выкладывают данные обо всех аннулированных, потерянных или украденных бюллетенях. Причем эта электронная база регулярно пополняется.
То есть бланк может по всем признакам считаться настоящим, но вот по данным фонда — недействительным. И значит, принимать к оплате такой листок опасно.
Убедитесь, что корешок у листка оторван
Сотрудник должен принести вам листок без нижней отрывной части (2). Корешок всегда остается в медучреждении и сотруднику его не выдают.
Если листок нетрудоспособности целый, то велика вероятность, что работник купил бюллетень у мошенников. Хотя возможно, что врачи просто забыли оторвать корешок. Чтобы прояснить эту ситуацию, советуем вам позвонить в поликлиннику, которая значится в больничном листе. Так вы сразу отсеете самые низкокачественные подделки.
Присмотритесь к качеству бумаги и водяным знакам
Проверьте на ощупь бумагу, на которой напечатан больничный лист. Должно создаться ощущение, что вы держите в руках денежную купюру — она так же хрустит.
Настоящий больничный лист голубого цвета, причем от центра к краю он становится темнее. Ячейки листка должны быть желтоватого цвета, на подделках они зачастую белые. Плюс к этому по всему бланку — фоновая сетка. Ее нет только в поле «Подпись врача». В этом месте поверхность более гладкая и неузорчатая.
Изучите больничный на просвет. У настоящего по всему бланку есть водяные знаки с логотипом фонда и буквы «ФСС РФ» (3).
Обратите внимание на микротексты
Если больничный все еще вызывает у вас подозрения, то с помощью увеличительной лупы проверьте, есть ли на бланке микротекст. В ячейке «Подпись врача» (4) на нижней границе должна быть надпись «ЛИСТОКНЕТРУДОСПОСОБНОСТИ».
Аналогичный текст вы можете заметить и на подстрочных линиях в той части больничного листа, где расписываются руководитель и главный бухгалтер компании (5).
По возможности проверьте больничный под ультрафиолетовым и инфракрасным излучением
Наверняка опознать фальшивый больничный лист вам поможет детектор для проверки купюр. В ультрафиолетовом и инфракрасном излучении внешний вид бланка будет изменяться.
Например, под ультрафиолетом голубые и желтые оттенки лицевой стороны листа превращаются в зеленый и красный. И будут видны светящиеся защитные волокна (6).
Бумага содержит три вида защитных волокон 4—4,5 мм в длину. Видимые волокна — синие, а те, что видны послабее, — розовые и светло-зеленые. Но и те и другие заметны под ультрафиолетом.
А под инфракрасным светом весь текст на больничном попросту исчезнет. Дело в том, что он нанесен специальной краской. Волокна не видны, а текст остался? Значит, у вас в руках подделка.
Пробейте поликлинику по названию
Обратите внимание на то, как заполнены поля с наименованием и адресом медицинской организации (7). Если название поликлиники не соответствует официальному, возможно, перед вами подделка. К тому же на сайте ФНС России вы можете проверить медучреждение по ОГРН. Значение этого номера также должно быть в листке нетрудоспособности (8).
Ну и конечно же, изучите оттиск печати. Текст должен соответствовать наименованию медицинской организации (9).
Уточните фамилию врача
Наконец, загляните в раздел листка «Заполняется врачом медицинской организации»: верно ли заполнены и заполнены ли вообще поля «Освобождение от работы». При этом на фальшивках зачастую вымышленные фамилии врачей (10).
Если больничный вызвал подозрения, позвоните в клинику и уточните, работает у них тот или ной доктор или нет. Или же отправьте письменный запрос.
Главное, о чем важно помнить
1 Пробейте номер больничного по электронной базе на сайте ФСС, нет ли его в числе недействительных бланков. Если есть, пособие по нему не выплачивайте.
2 Название клиники уточните по ОГРН на сайте ФНС России. Фамилию врача проверьте, позвонив в медучреждение.
Дополнительно про больничные
Статьи: «Требуется быстрое решение: сотрудники ФСС не зачли пособие» («Главбух» № 23, 2012); «Решения для двенадцати ситуаций с оформлением больничных листов» («Главбух» № 3, 2012).
Документ: приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н.
за правильный ответ
Что значительно упростит учет проездных билетов, купленных для сотрудников
Почему этот документ важен: Журнал учета проездных билетов поможет контролировать их использование. А также обосновать деловую цель поездок работников для налогового учета.
В чем часто ошибаются: Забывают указать дату и время, когда работник вернул корпоративный проездной обратно.
Когда потребуется документ
Ваши сотрудники в течение дня, выполняя служебные задания, часто пользуются общественным транспортом? Тогда скорее всего вы оплачиваете им расходы на проезд по городу. Тут есть несколько вариантов. Можно выдавать деньги под отчет. И работники сами будут покупать себе проездные билеты, а потом отчитываться. Или руководство может установить таким сотрудникам фиксированные надбавки к зарплате. Размер подобных доплат будет в пределах примерных ежемесячных трат на проезд.
Если ваша компания на упрощенке
Рекомендации, данные в статье, будут интересны и упрощенщикам. Но стоимость проездных получится списать только в составе расходов на оплату труда. При этом придется исчислить НДФЛ и страховые взносы.
Но вот еще один вариант — закупать проездные билеты за счет компании. А затем выдавать их сотрудникам на руки по мере необходимости. При этом варианте проще контролировать расходы компании на проезд работников.
Руководство вашей компании склоняется больше к выдаче проездных? Для такого случая и стоит завести специальный журнал учета билетов. В нем вы будете фиксировать, кому из сотрудников выдали проездной документ, когда тот его получил и когда вернул (подробнее читайте дальше и см. образец ниже).
Скачать бланк в формате Word >>
Как составить и вести журнал учета проездных билетов
В первую очередь в журнале вы будете отмечать всех работников, которым выдаете проездные. Поэтому предусмотрите в этом документе графу, где вы укажете фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность (1).
Еще одна важная графа для заполнения — пункт назначения (2). Информация из нее поможет в случае проверки доказать налоговикам, что работники брали проездной билет для служебных, а не личных целей. И тогда вы без проблем сможете признать расходы на приобретение таких проездных в налоговом учете.
Правда, не всегда удастся вписывать точный пункт назначения. Скажем, бухгалтер или кассир едет по месту назначения — в банк — прямо из офиса. В тот же день они возвращаются на работу и сдают билет. В таком случае назвать пункт просто — он один. Но билет вы можете выдать работнику сразу как минимум на месяц. Здесь уже указать место назначения не получится, в журнале можно проставить прочерк (3).
Осторожно!
Вести журнал учета проездных билетов поручите отдельному сотруднику.
Также в журнале надо зафиксировать номер переданного в пользование проездного (4), указать дату и время (5) его выдачи. По факту возврата — соответствующие дату и время (6). И наконец, при получении и возврате работник должен ставить в журнале свою подпись (7).
Кстати, как вариант, вы можете поручить вести журнал какому-нибудь работнику. Например, секретарю. И всю ответственность за учет проездных возложить на него. То есть он может ставить подпись в том, что выдал билеты. А затем в том, что проездной документ сдан в бухгалтерию. Для этого вы можете ввести дополнительные графы.
Кому в компании положены проездные билеты
Понятно, что обеспечивать проездными ваша компания будет не всех работников, а только тех, кто в них нуждается в силу своих обязанностей. Например, это могут быть сотрудники, которые работают в разъездном режиме — курьеры, торговые представители, менеджеры по продажам, экспедиторы. По решению руководства таковыми можно признать и других работников, которые вынуждены ездить за пределы офиса в рабочее время по производственной необходимости. В частности, бухгалтеры и юристы.
А может, ваша компания оплачивает проезд некоторым работникам, чтобы те добирались из дома до офиса и обратно.
В любом случае список тех, кому вы разрешаете пользоваться проездными билетами, надо закрепить в отдельном приказе. Образец такого приказа вы найдете ниже.
Скачать бланк в формате Word >>
Кроме того, обязанность компании компенсировать своим сотрудникам расходы на проезд, в том числе выдавать проездные билеты, пропишите в коллективном или трудовых договорах (допсоглашениях к ним).
Как отразить затраты на проездные билеты в бухгалтерском и налоговом учете
В бухучете оплаченные проездные билеты учитывайте на счете 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы». Это следует из Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. При этом затраты на покупку проездных билетов можно отнести на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).
В налоговом учете стоимость проездных билетов отнесите к прочим расходам на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Разумеется, при условии, что сотрудники ездили в деловые поездки, а не по личным делам. Тогда налоговики не будут против (п. 2 письма ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488). Но помните, что учесть в налоговой базе сумму проезда можно, только если компания обязана оплачивать такие расходы согласно трудовому или коллективному договору (ст. 255, п. 21 ст. 270 Налогового кодекса РФ).
А как быть с налогом на доходы физических лиц сотрудников? Как правило, исчислять НДФЛ не придется. Ведь вы выдаете работникам проездной для выполнения их трудовых обязанностей (ст. 41 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-05-01-04/117). То же касается и страховых взносов (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Служебный характер поездок можно подтвердить записями в журнале учета проездных билетов и приказом. Да и сложно проследить за тем, чтобы сотрудники не использовали билеты для личных целей. К тому же проездные зачастую безлимитные, просто действуют они ограниченный период.
за правильный ответ
Как определить срок службы подержанного основного средства
