Образцы, чтобы закрыть срочные вопросы с электронными трудовыми книжками
В течение 2020 года ваши работники должны решить, хотят они оставить бумажные трудовые книжки или попросят компанию больше их не заполнять. Для этого от каждого понадобится письменное заявление. Но прежде вы сами должны уведомить сотрудников об изменениях. Образцы необходимых документов — в статье.
Компания должна уведомить работников об изменениях, связанных с введением электронных трудовых книжек. Срок — до 30 июня 2020 года (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Сделать это необходимо письменно. Используйте образец 1.
- Заявления
Заявления
Подавать заявления работники могут до 31 декабря 2020 года.- Срок
Срок
Разошлите уведомления работникам до 30 июня 2020 года.
Напишите в уведомлении, что у сотрудников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную. Расскажите про преимущества электронной книжки перед трудовой. Также сообщите, что при желании работник вправе оставить все по-старому. Тогда вы продолжите заполнять его трудовую книжку на бумаге.
Ответить работники должны до 31 декабря 2020 года. Если же сотрудники не ответят, продолжайте вести трудовую на бумаге и отсылайте сведения о работниках в электронную базу по форме СЗВ-ТД. Как составить отчет.
К уведомлению приложите два образца с заявлениями. Если сотрудник решит, что хочет перейти на электронную трудовую книжку, то пусть подаст заявление, как на образце 2. В бумажной книжке такого сотрудника нужно будет сделать итоговую запись и отдать ему документ.
- Форма
Форма
Заявление можно заполнить в свободной форме, утвержденного бланка нет. Но проще разработать щаблоны заявлений и предоставить их работникам.- Книжка на бумаге
Книжка на бумаге
После того как получите заявление, внесите последнюю запись в бумажную книжку о получении заявления. Затем выдайте ее сотруднику.
Работник хочет, чтобы ему продолжили вести трудовую книжку в бумажном виде? Это тоже необходимо оформить заявлением. Подойдет образец 3.
- Электронная книжка
Электронная книжка
Независимо от того, откажется работник от бумажной трудовой книжки или нет, компания должна подавать сведения о его стаже в ПФР по форме СЗВ-ТД.- Заявление
Заявление
Если работник не подаст заявление, продолжайте вести трудовую как на бумаге, так и в электронном виде.
Сотрудник требует повысить ему пособие на ребенка в 300 раз
Что сделать: объясните работникам, что 50-рублевое пособие по уходу за ребенком до трех лет отменили. Вместо этого можно будет получить новую выплату. Но ее выдают не на работе и только малоимущим семьям.
Сотрудники стали приходить в бухгалтерию с требованием повысить пособие по уходу за ребенком до трех лет. Вместо 50 руб. в месяц требуют платить все 15 000 руб. Об этом нам сообщили читатели. Как отвечать работникам и что делать в такой ситуации, расскажем далее.
С 1 января 2020 года ежемесячное пособие по уходу за ребенком до трех лет отменили (Указ Президента от 25.11.2019 № 570). Ранее его платили в размере 50 руб. в месяц. С 2020 года компании должны платить это пособие только тем сотрудникам, дети которых родились до 1 января 2020 года.
Помимо этого с 2020 года ввели новую выплату малоимущим семьям с детьми до трех лет (Федеральный закон от 02.08.2019 № 305-ФЗ). Выплачивать его будут только нуждающимся. Поддержку получат семьи, в которых размер дохода на одного человека не превышает двукратную величину прожиточного минимума трудоспособного населения региона за II квартал года, предшествовавшего году обращения. Ранее такое пособие платили только на детей до полутора лет. Но с 2020 года пособие платят на детей до трех лет.
Например, прожиточный минимум трудоспособного населения в Псковской области составляет 12 276 руб. В семье три человека — родители и ребенок. Доход семьи должен быть не больше 73 656 руб. (12 276 ₽ × 3 × 2). В таком случае семья получит пособие.
Размер пособия приравняли к прожиточному минимуму на ребенка за II квартал года, предшествовавшего году обращения. Например, в Москве этот минимум составляет 15 225 руб., в Камчатском крае — 22 099 руб., а в Ивановской области — 10 327 руб.
Вот поэтому работники и требуют увеличить пособие по уходу за ребенком до трех лет. Объясните им, что получат его не все. Кроме того, выплату будет выдавать не работодатель, а управление соцзащиты.
Чтобы получить выплату, работники должны представить справку о доходах за последние 12 месяцев. Такую справку выдает работникам бухгалтерия. Законодательство не предусматривает рекомендуемую форму справки. Но Роструд считает, что можно выдавать работникам справку по форме 2-НДФЛ (разъяснения — на сайте онлайнинспекция.рф от 04.02.2019).
С чего начать рабочий год бухгалтеру в компании на упрощенке
В 2020 году у компаний больше причин, чтобы работать на упрощенке. К примеру, многие вынужденно ушли с ЕНВД, потому что торгуют маркированными товарами. Другие выбрали упрощенный режим, чтобы получить льготы и сдавать меньше отчетов в ФНС. А еще в 2020 году упрощенщиков с онлайн-кассами обещают освободить от деклараций. Проверьте, что поменять в работе, если уже давно работаете на спецрежиме или только перешли на него.
Актуализируйте учетную политику
Еще не поздно скорректировать учетную политику. Главное, чтобы дата на приказе о внесении изменений была не позже 31 декабря 2019 года. С начала года в учетке можно поменять что угодно. Например, добавить положения по учету убытков прошлых лет, если раньше их не учитывали. Если перешли на упрощенку и это не связано с поправками, которые внесены в налоговое законодательство, то изменения в учетной политике применяйте с 1 января 2020 года (ст. 313 НК).
Если режим сменили из-за изменений законодательства или в связи с началом нового вида деятельности, можно менять учетную политику в течение налогового периода, внося в нее дополнения (ст. 313 НК, письмо Минфина от 03.07.2018 № 03-03-06/1/45756).
Важная деталь
Еще не поздно скорректировать учетную политику, но дата на приказе должна быть не позже 31 декабря.
Ушли с общего режима. Проверьте учетную политику для целей налогообложения. На общем режиме можно было выбирать, как вести налоговый учет — методом начисления или кассовым (ст. 271, 272, 273 НК). Но на УСН использовать можно только кассовый метод (п. 1, 2 ст. 346.17 НК). Зафиксируйте это в учетной политике.
Способ учета доходов и расходов в бухучете не зависит от того, как вы учитываете их для целей налогообложения. Поэтому смена режима не влияет на порядок ведения бухучета.
Решили совместить ЕНВД и УСН. Со сроками обязательной маркировки не все понятно — их то переносят, то вводят переходный период. Поэтому многие компании решили подстраховаться и перейти на упрощенку, не отказываясь от ЕНВД. Минфин разрешает при розничной торговле товарами, которые подлежат обязательной маркировке, и другими товарами совмещать два режима (письмо от 13.11.2019 № 03-11-11/87500).
Но в такой ситуации не все однозначно. В новом письме чиновники не рассмотрели норму о том, что компания, начав реализацию маркированных товаров, обязана перейти на общую систему (п. 2.3 ст. 346.26 НК). Пока ФНС не дает никаких разъяснений, поэтому есть риск споров с инспекцией.
При совмещении двух режимов ведите раздельный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций по каждому виду деятельности (п. 7 ст. 346.26 и п. 8 ст. 346.18 НК). В кодексе нет указаний, как именно организовать раздельный учет, поэтому самостоятельно определите, как распределять доходы и расходы по каждому виду деятельности. Важно предусмотреть, чтобы ваш порядок раздельного учета позволял понять, к какому именно виду бизнеса относится тот или иной показатель.
Осторожно
За отсутствие книги учета доходов и расходов налоговики вправе оштрафовать компанию как минимум на 10 000 руб.
Откройте книгу учета
Книга учета доходов и расходов — главный налоговый регистр для тех, кто работает на УСН (346.24 НК). Поэтому обязательно откройте ее в начале года. Книгу достаточно составить в единственном экземпляре. Вести ее можно как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).
Отсутствие книги или ошибки в ней — это грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК). Компанию могут оштрафовать на 10 000 руб. Если нарушения обнаружат не за один год, а за несколько, штраф вырастет втрое — до 30 000 руб. Занижение налоговой базы из-за ошибок повлечет штраф в размере 20 процентов от неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Проверьте доходы и расходы
Когда переходите с одного режима на другой, остаются переходные доходы и расходы, которые нужно правильно учесть. Порядок будет различаться в зависимости от того, какой режим применяли до упрощенки — общий или ЕНВД.
Ушли с общего режима. Компании на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» могут учесть в расходах по состоянию на 1 января 2020 года стоимость оплаченного и полученного сырья, материалов или инвентаря, которые не были списаны в производство в период применения общего режима.
Если товары или другие МПЗ вы оплатили еще до перехода на УСН, но их отгрузят вам после 1 января, стоимость сможете учесть в расходах после продажи. Остаточную стоимость не полностью самортизированных основных средств и нематериальных активов по состоянию на 31 декабря 2019 года можно будет в дальнейшем учесть в расходах на упрощенке в специальном порядке (п. 2.1 ст. 346.25 НК).
Незакрытые авансы, полученные от покупателей, включайте в доходы (п. 1 ст. 346.25 НК). Исчисленный с них НДС исключите. Не забудьте, что авансовый НДС вы не сможете принять к вычету в обычном порядке — при отгрузке в 2020 году. Сделать это можно было только в последнем квартале 2019 года до перехода на УСН при условии, что авансовый НДС вернули покупателю.
Ушли с ЕНВД. Авансы, полученные в период применения ЕНВД, не учитывайте в доходах при расчете упрощенного налога. Даже если оплаченные заранее услуги окажете уже после перехода на упрощенку.
Также в доходы не надо включать оплату за отгруженные на вмененке товары. Например, продали товары с условием отсрочки платежа и деньги получите уже на УСН. Учитывать полученную оплату в доходах по упрощенке не нужно, даже несмотря на кассовый метод. Реализацией в таком случае признается передача права собственности на товары, работы или услуги (п. 1 ст. 39 НК).
Расходы на сырье и материалы, оплаченные в период работы на ЕНВД, не признавайте на УСН (письмо Минфина от 23.04.2018 № 03-11-11/27126). Если товары только оприходовали на вмененке, а оплатили и продали после смены режима, то расходы можно учесть (письмо Минфина от 20.11.2019 № 03-11-06/89836). Пока это лишь мнение чиновников, но скоро такой порядок пропишут в кодексе.
На заметку
На упрощенке разрешат учитывать больше расходов
Компаниям и ИП, которые до перехода на УСН с объектом «доходы минус расходы» применяли ЕНВД или ПСН, разрешат учитывать в расходах покупную стоимость товаров, приобретенных до перехода на упрощенку. Учесть их можно будет в том налоговом периоде, в котором перечислили продавцу деньги. При условии что это произошло уже после того, как сменили режим. Действие новой нормы Налогового кодекса будет распространяться на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 года (проект № 862653-7).
Проанализируйте договоры с контрагентами
При переходе на упрощенку внесите изменения в договоры с покупателями, если не планируете выставлять им счета-фактуры с НДС.
Важная деталь
Компании на упрощенке обязаны использовать кассы, срок действия фискального накопителя которых не меньше 36 месяцев.
После перехода на УСН цену договора можно снизить, чтобы сохранить покупателей. Например, уменьшить ее на часть суммы НДС или на всю сумму налога. Чтобы изменить условия договора, составьте дополнительное соглашение (ст. 425, 453 ГК). Образец.
Перенастройте онлайн-кассу
Смена налогового режима потребует изменить настройки онлайн-кассы. Как минимум удостоверьтесь, что аппарат ставит в чеке правильную систему налогообложения. Если на упрощенку перешли с ЕНВД, менять фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в налоговой нет необходимости. Это нужно, только если меняете данные, которые есть в карточке ККТ, а системы налогообложения там нет (п. 4 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Достаточно изменить в настройках налоговую систему. Касса автоматически сформирует отчет о перерегистрации и передаст его в ФНС.
А вот когда ушли с общего режима, проверьте, каким фискальным накопителем пользовались. Компании на упрощенке обязаны использовать кассы, срок действия фискального накопителя которых не меньше 36 месяцев. Поэтому, если срок фискального накопителя вашей кассы, которую использовали на общем режиме, меньше, придется его заменить. Иначе ФНС выпишет предупреждение или оштрафует компанию на сумму от 5000 до 10 000 руб. Предпринимателям и руководителю компании грозит штраф от 1500 до 3000 руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП). При смене фискального накопителя кассу придется перерегистрировать в ФНС.
