Не позже 31 июля подайте в СФР заявление, чтобы возместить новые расходы
Теперь через СФР можно возместить суммы, которые ваша компания потратила на оценку профессиональных рисков. Сделать это позволяет приказ Минтруда от 19.03.2024 № 123н, который вступил в силу в июне. Для возмещения расходов заполните специальное заявление, приложите подтверждающие документы и отправьте в СФР. Фрагмент заявления с подсказками — ниже. А в конце статьи скачайте полный образец заявления.
Где найти заявление, чтобы возместить новые расходы. Чтобы возместить новые расходы, подайте заявление в свое отделение СФР. Срок — не позднее 31 июля 2024 года (п. 4 Правил, утв. приказом Минтруда от 14.07.2021 № 467н). Бланк есть в приложении № 1 к Регламенту, утвержденному приказом ФСС от 07.05.2019 № 237. Вот образец.
- Реквизиты компании
Реквизиты компании
Приведите наименование, ИНН и регистрационный номер страхователя.- Реквизиты фонда
Реквизиты фонда
Укажите наименование отделения СФР.- Документы
Документы
Приложите к заявлению подтверждающие документы и отправьте в фонд не позднее 31 июля.
На своем сайте СФР опубликовал другую форму, и она отличается от утвержденной. Чтобы не получить формальный отказ, заранее уточните в своем отделении фонда, какой бланк использовать. Найти бланк на сайте фонда можно так. На главной странице sfr.gov.ru перейдите в раздел «Дополнительная информация». Далее выберите подраздел «Формы отчетности, бланки» и кликните «Документы, необходимые для рассмотрения вопроса о финансировании предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний работников».
Что приложить к заявлению и как его подать. Приложите к заявлению два документа, подойдут и копии. Первый — план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году (приложение к Правилам, утв. приказом Минтруда № 467н). Второй документ — план мероприятий по улучшению условий и охраны труда (подп. «а», «б» п. 5 Правил, утв. приказом Минтруда № 467н).
Понадобятся дополнительные бумаги и информация. Во-первых, копия договора с компанией, которая проводила оценку профрисков. Во-вторых, сведения об индивидуальных номерах рабочих мест, которые оценивали. Проследите, чтобы сведения содержали номер отчета о проведении спецоценки (подп. «а», «б» п. 6 Правил, утв. приказом Минтруда № 467н).
за правильный ответ
Как подтвердить расходы на командировку, если жилье и билеты оплатили через сервисы
Отправили сотрудника в командировку, а он вместо бумажных чеков и счетов с синей печатью принес вам распечатки с сайтов различных электронных сервисов и говорит, что им можно верить. Мы разобрались, так ли это, и расскажем вам, как быстро проверить подтверждение оплаты проезда и гостиницы.
Сотрудник перед командировкой может получить аванс по командировочным расходам не только наличными, но и на банковскую карту, в том числе и на личную. А значит, купить билеты и забронировать гостиницу ему проще через онлайн-сервисы. Благо сейчас их предостаточно.
Правда, потом для отчета о рабочей поездке в бухгалтерию ему нужно будет принести закрывающие документы. В их стандартный комплект входят электронный билет, акт об оказании услуг на сумму сервисного сбора, страховка, документы о найме жилья, а также чеки об оплате билетов и проживания.
Важная деталь
Расходы на электронный ж/д билет подтвердит контрольный купон из автоматизированной системы (письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-03-07/21149).
Скачайте полный перечень закрывающих документов.
Закрывающие документы по транспортным расходам
На примере основных сервисов расскажем, какие документы они выдают для подтверждения расходов на транспортировку и в каком виде.
Авиакомпания. Если сотрудник купил билет напрямую на сайте авиакомпании, то там же, в личном кабинете, можно получить и закрывающие документы. В «Аэрофлоте» это маршрутная квитанция электронного билета с выделенной строкой НДС, электронный чек при оплате банковской картой и посадочный талон. Имейте в виду, что счет-фактуру при оплате банковской картой компания не выдает. Так же поступает и авиакомпания «Россия».
Рис. 1. Подтверждение поездки с сайта РЖД
На сайте РЖД распечатайте купон электронного билета — это и есть документ строгой отчетности.
 |
РЖД. При путешествии на поезде бухгалтерские документы можно получить в личном кабинете на сайте РЖД в разделе «Мои заказы». При условии, что билеты сотрудник купил онлайн на официальном сайте перевозчика. Для подтверждения расходов он должен распечатать купон электронного билета (приказ Минтранспорта от 21.08.2012 № 322). Такой контрольный купон — это документ строгой отчетности. Его применяют для расчетов по картам без ККТ.
На заметку
Проверьте один важный реквизит при покупке электронного авиабилета
Чтобы в налоговом учете подтвердить расходы на покупку электронного авиабилета для командированного сотрудника, понадобится маршрутная квитанция. Убедитесь, что в документе есть стоимость перелета.
Маршрутная квитанция — это документ строгой отчетности, который оформляют как при наличных расчетах, так и при использовании платежных карт без применения ККТ. А значит, его можно использовать в качестве документа, подтверждающего расходы на электронный авиабилет.
Для учета расходов на авиабилет нужно еще подтвердить, что сотрудник действительно был на рейсе. Для этого попросите у работника посадочный талон со штампом о досмотре. Если посадочный талон тоже электронный и штампа нет, то можете запросить у авиаперевозчика справку с информацией о перелете (письмо Минфина от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32039).
Сервисы-посредники. Если билеты сотрудник покупал, например, через сервис организации поездок, то и закрывающие документы требуйте от него. Так, «Авиасейлс» дает подтверждающие документы на все билеты, в том числе оплаченные по безналу. Закрывающие документы за месяц сервис формирует автоматически после 10-го числа следующего месяца. Остается просто скачать файлы. Для этого перейдите в личный кабинет «Авиасейлса». В разделе «Баланс» выберите период, за который требуются закрывающие документы.
Рис. 2. Закрывающие документы на авиаперелет
В личном кабинете «Авиасейлс» достаточно выбрать период и нажать кнопку «Скачать все».
 |
При желании можно получить и оригиналы документов. Для этого потребуется направить запрос на почту сервиса. Документы отправят как через ЭДО, так и «Почтой России» — по желанию.
Если билеты сотрудник купил с помощью сервиса Tutu.ru, то отчетные документы можно отыскать в электронном письме, которое сервис направляет сразу после покупки билета. Также документы размещают в личном кабинете пользователя на сайте или в мобильном приложении. Для этого потребуется найти интересующий заказ, нажать на ссылку «Детали заказа» и выбрать кнопку «Отчетные документы».
Если нужны оригиналы с печатью, заполните форму и направьте на почту сервиса. И тогда в течение пяти рабочих дней сервис отправит документы по указанному адресу.
На заметку
Как подтвердить расходы на проживание в гостинице
При оплате через систему бронирования попросите у сотрудника счет за проживание и документ оплаты от оператора системы бронирования. После оплаты сотруднику приходит уведомление о том, что деньги перечислены гостинице. А гостиница направит чек онлайн-ККТ (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). В чеках проверьте обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Дополнительно попросите сотрудника приложить выписку о движении денег по счету, к которому привязана карта (письмо Минфина от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Подтвердить проживание в гостинице можно справкой. Запросите документ в гостинице. Необходима детализация услуг и оплаты. Потребуются билеты и прочие документы о том, что сотрудник находился в месте расположения гостиницы (письмо УФНС по Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374).
Оплата проживания
Отели также легко забронировать и оплатить онлайн. Разберемся, какие при этом выдают документы в наиболее популярных сервисах.
Номер в гостинице. Если отель сотрудник забронировал, например, при помощи сервиса «Яндекс Путешествия», отчетность для бухгалтерии станет доступна уже через день после выселения из отеля. Сервис обещает, что в редких случаях формирование документа занимает три дня. То есть услуга нацелена на то, чтобы сотрудник успел отчитаться о командировочных расходах.
Чтобы скачать отчетность для бухгалтерии, сотруднику надо зайти в личный кабинет. Потом кликнуть на вкладку «Мои поездки» справа вверху. В разделе «Прошлые и отмененные поездки» он выберет нужную поездку. На странице поездки в разделе «Отели» надо нажать название отеля > «Чеки и документы» > «Отчетность для бухгалтерии» и дождаться окончания выгрузки информации в формате PDF. После этого сотрудник получит письмо примерно такого содержания.
Если бухгалтерия все же сомневается, что сотрудник останавливался в гостинице, можно попросить его обратиться в отель за копией акта о его проживании на бумаге.
Квартира. Если сотрудник бронирует квартиру для проживания в месте командировки, например, через сервис «Авито Недвижимость», то ему придется встретиться с собственником и подписать документ, который бы подтвердил, что он там фактически проживал и сколько это стоило.
На заметку
Сотрудник должен подтвердить, что жил в квартире в командировке
При аренде квартиры у физлица подтвердить расходы на наем жилья можно документами в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК, письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803). Например, договором и актом, который подписал владелец квартиры с одной стороны, и командированный сотрудник — с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Оплату проживания подтвердит расписка, составленная в произвольной форме.
Если квартиру работник арендовал у ИП, то подтвердите это договором и актом. Если квартиру оплачивал командированный сотрудник, арендодатель должен выдать кассовый чек. В случае когда платил работодатель с расчетного счета, кассовый чек не нужен, так как безналичные расчеты между организациями и ИП освобождены от ККТ (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).
Рис. 3. Гостиница
В «Яндекс Путешествия» кликните «Мои поездки» и выберите нужную поездку.
 |
Рис. 4. Отчетность
В разделе «Отчетность для бухгалтерии» скачайте документы.
 |
С марта 2023 года сервис работает только через бронирование онлайн. В объявлении арендодатель указывает цену и другие условия проживания. Гость выбирает квартиру и отправляет заявку на бронирование через «Авито Недвижимость».
Арендодатель принимает заявку в течение 12 часов. После этого гость в течение 12 часов вносит предоплату — 30 процентов от стоимости бронирования. Оставшуюся сумму гость оплачивает после заезда. Это подтвердит выписка с его банковского счета. Однако этих документов недостаточно, ведь они подтверждают только факт бронирования и оплаты проживания. Чтобы удостовериться, что сотрудник там жил, можно составить любой документ в произвольной форме и подписать его у собственника квартиры.
Если такой документ сотрудник из поездки не привез, запросите подтверждение по почте у собственника квартиры. Он, скорее всего, не откажет в гарантийном письме.
Рис. 5. Письмо о проживании
От «Яндекс Путешествия» сотрудник получит письмо в подтверждение того, что жил в отеле.
 |
ДТП на служебном автомобиле — как поступать компании
Читайте статью-шпаргалку, которая подскажет, что делать компании, если сотрудник на служебной машине попал в аварию и пострадали автомобили. Даем алгоритмы действий на случаи с разными виновными.
ДТП на служебной машине оформляют так же, как и любую другую аварию. Главное подтвердить факт аварии документально — заполнить извещение о ДТП или привлечь к оформлению сотрудников ГАИ. Вариант «договориться на месте» не подойдет компании. Так у нее не будет документов, которые помогут доказать ущерб и получить компенсацию.
Если ДТП оформили, в первую очередь обратитесь за выплатой по ОСАГО. Если ущерб больше, чем выплата, ваши действия зависят от того, кто виновник: сотрудник компании или водитель другого автомобиля. Смотрите на схеме, как поступать компании.
 |
В ДТП виноват другой водитель. Если в ДТП виноват не сотрудник компании, а другой участник движения, то по поводу возмещения ущерба компании разбирайтесь с ним. Компания может претендовать на страховую выплату или возмещение ущерба за счет виновника. Получите от сотрудника документы по аварии: протокол осмотра места происшествия, схему ДТП и извещение о ДТП. Если аварию оформят сами участники, документ будет один — извещение о ДТП.
Важная деталь
Компания может освободить сотрудника от возмещения ущерба (ст. 240 ТК). Но тогда у него возникнет доход, который облагается НДФЛ.
С документами обратитесь в страховую за выплатой. Она, как правило, ограничена суммой 400 000 руб. Если ущерб автомобилю больше, то оставшуюся сумму можете взыскать с виновного лица. Для этого обратитесь в суд с исковым заявлением. К этому процессу лучше привлечь юриста.
В учете назначение и выплату страховой суммы отразите проводками:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» начислена сумма страхового возмещения; |
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76 получено страховое возмещение. |
Если сумма ущерба больше, чем покрывает страховка, то возмещение ущерба виновником аварии отражайте аналогичными проводками.
В ДТП виноват сотрудник компании. Если в ДТП виноват сотрудник компании, то вариантов развития событий больше. Ваши действия будут зависеть от того, в какое время произошло ДТП.
Если ДТП произошло в рабочее время, то ущерб, причиненный другим участникам движения, ложится на компанию. Часть ущерба покроет страховка, если на машину оформлен полис ОСАГО. Если ущерб больше, чем сумма страховой выплаты, то оставшуюся сумму ущерба возместите за счет компании. После сотрудник, по вине которого произошла авария, возместит вам эти расходы из своего кошелька (ст. 1068 ГК, п. 6 ч. 1 ст. 243 ТК). Сотрудник также восстановит за свой счет и автомобиль, на котором попал в аварию.
В бухучете сумму возмещения ущерба потерпевшей стороне включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). В учете сделайте проводки:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76 отражена задолженность перед потерпевшей стороной; |
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51 (50) погашена задолженность по возмещению ущерба потерпевшей стороне. |
Сумму возмещения от сотрудника отразите проводками:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» отражена сумма ущерба, подлежащая возмещению работником; |
ДЕБЕТ 51 (50, 70) КРЕДИТ 73 поступили средства от работника или удержаны из зарплаты в счет возмещения ущерба. |
В ситуации, когда сотрудник попал на служебной машине в аварию в нерабочее время, вся материальная ответственность ложится на него самого. Все расходы, которые не покроет страховка, оплачивает сотрудник. Проводки такие же
