Советы для налоговой подстраховки, если берете сотрудников на сезон
На время посевной набирать сотрудников в штат на постоянную работу невыгодно. Есть варианты нанять людей на время. Кого лучше пригласить на сезонную работу — самозанятого или временного сотрудника, расскажем в статье.
Важная деталь
Работник по сезонному трудовому договору имеет те же права, что и остальные штатники. В том числе на оплату больничного и компенсацию неиспользованного отпуска.
Работодатели предпочитают поручать временную или краткосрочную работу самозанятым. Ведь бизнес получает ряд преимуществ. Например, не нужно начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ. Но в работе с самозанятыми есть свои недостатки. Подробнее о плюсах и минусах работы с такими исполнителями, читайте далее.
Чем сезонные самозанятые лучше и хуже штатников
Преимущества работы с самозанятыми. Главный плюс — отсутствие обязанности начислять и уплачивать страховые взносы на вознаграждения по договорам подряда с самозанятыми, а также удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с их доходов. Кроме того, компании-заказчики не выплачивают компенсации по трудовому законодательству, например за неиспользованный отпуск.
Налог с выплат по договорам ГПХ самозанятые платят за себя сами. При этом ставки налога существенно ниже НДФЛ. Это дает преимущество и самим плательщикам НПД.
Другое достоинство договора с самозанятыми — сокращение налогового учета и отчетности. Ведь если компания не начисляет страховые взносы и не удерживает НДФЛ, то она не обязана отчитываться по этому физлицу.
Также у компании-заказчика нет необходимости вести кадровое делопроизводство в соответствии с требованиями Трудового кодекса, а документальное оформление гражданско-правовых отношений с самозанятыми существенно проще.
Из-за таких выгод многие компании стремятся привлекать на сезонные работы временных сотрудников со статусом самозанятых. Однако, принимая такие решения, бизнесу нужно учитывать налоговые риски.
Важная деталь
Когда будете заполнять ЕФС-1 на штатного сезонника, в графе 6 подраздела 1.2 укажите код «СЕЗОН». Но при условии, что эти сотрудники отработали полный сезон.
Риски. Учитывайте, что все без исключения компании, заключающие гражданско-правовые договоры с самозанятыми, автоматически попадают в зону риска. Инспекторы проверяют, не маскируют ли гражданско-правовые договоры трудовые отношения. Если этот факт докажут, договоры ГПХ переквалифицируют в трудовые и доначислят налоги, взносы, пени и штрафы.
Помимо серьезных рисков, связанных с переквалификацией договора, есть еще один недостаток. Компании-заказчики должны быть готовы отвечать на запросы налоговиков по самозанятым. Инспекторы запрашивают договоры, акты выполненных работ и другие документы по сделкам, одной из сторон которых являются самозанятые.
Инспекторы в таких требованиях ссылаются на «злоупотребления правом применения труда самозанятых граждан». В ответ ожидают доказательств, что отношения с исполнителями носят гражданско-правовой характер и не подменяют трудовые отношения.
Пять правил, которые нужно учесть, когда берете самозанятых на сезонные работы
Правило 1. Проверьте, вправе ли компания заключить договор с самозанятым. Нельзя заключать договор с самозанятым, если он числится в штате компании. Кроме того, запрет распространяется на случай, если самозанятый был работником компании в течение последних двух лет (п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Правило 2. Убедитесь, что статус самозанятого действующий. Проверить статус можно с помощью сервиса ФНС на официальном сайте.→npd.nalog.ru Для этого достаточно ввести ИНН физлица.
Добавьте в договор условие об обязанности информировать компанию-заказчика в случае утраты гражданином статуса самозанятого.
Важная деталь
Из договора должно быть видно, что работы носят разовый характер. Продолжительные и регулярные действия проверяющие могут расценить как выполнение трудовой функции на основе срочного трудового договора.
Правило 3. Формулировки в договоре с самозанятым должны отличаться от условий трудового договора. Проконтролируйте, что сказано о работе в договоре. Ведь самозанятый не выполняет трудовую функцию. Это означает, что понадобится четко описать объем, конечный результат и сроки исполнения.
Добавьте в договор условия, что подрядчик не подчиняется внутренним правилам трудового распорядка, в том числе режиму работы, другим локальным актам компании, а также какому-либо должностному лицу. Компания не контролирует ход выполнения работ.
Учитывайте, что на самозанятого не распространяются социальные гарантии, установленные ТК, например оплачиваемый отпуск.
Правило 4. Привяжите сроки оплаты к выполненным работам или услугам. Оплата один или два раза в месяц не характерна для договоров с самозанятыми. Такое условие вызовет подозрения в подмене трудовых отношений. Вместо ежемесячной суммы установите плату за весь объем работы и срок ее перечисления.
Правило 5. Проследите, чтобы имя самозанятого не фигурировало в локальных актах компании. Не оформляйте кадровые документы на самозанятого. Проследите, чтобы его имя не значилось в журналах регистрации времени работы сотрудников, графиках отпусков, ведомостях о начислении зарплаты. Приказы о командировках, оформление постоянного пропуска, выплата матпомощи, обеспечение бесплатными или льготными обедами — это признаки трудового договора. Если налоговики их обнаружат, то переквалифицируют договор в трудовой и потребуют доплатить НДФЛ и взносы.
Новые правила для платежек с мая 2023 года
Убедитесь, что вы без ошибок отправляете деньги в бюджет. Отличите правильные реквизиты налоговых платежек от неправильных.
Фиксированный аванс под запретом — миф или правда
С 1 января вы удерживаете НДФЛ с каждой выплаты, в том числе с зарплаты за первую половину месяца или аванса. Именно из-за НДФЛ разработчики бухгалтерских программ решили вообще убрать из своих настроек процентный способ расчета аванса либо не рекомендуют его использовать. А Роструд недавно высказался против выплаты фиксированного аванса. Разбираемся, есть ли основания для этих запретов.
На что недавно указали специалисты Роструда
Трудинспекторы указали, что при расчетном методе зарплату за первую половину месяца, которую все по привычке называют авансом, надо считать исходя из количества отработанных дней или норм выработки. В данном случае размер аванса будет меняться в зависимости от числа рабочих дней в том или ином месяце. При сдельной оплате работодатель не вправе установить работникам фиксированный размер аванса. Из-за этого может получиться, что если сотрудник не выполнит норму, по итогам месяца он окажется даже должен компании (ответ Роструда на вопрос от 18.04.2023 № 179615→онлайнинспекция.рф).
Важная деталь
Изменения по НДФЛ никак не повлияли на расчет зарплаты за первую половину месяца.
Какая связь между авансом по зарплате и НДФЛ
До 2023 года с аванса не удерживали НДФЛ, теперь это облагаемый доход. Значит, нельзя больше платить работнику абстрактную сумму, ему полагается ровно та сумма, которую он заработал. Процентный же способ предполагает, что сотрудник получает некую фиксированную сумму, например 45 процентов от оклада. Это может быть как больше, так и меньше реально заработанного за первую половину месяца. Да и вообще понятия «аванс» в ТК как не было, так и нет. Есть зарплата — за первую половину месяца и за вторую. Значит, и считать нужно именно зарплату. Для программы каждая выплата сотруднику теперь это операция получения дохода.
|
Что говорят эксперты
Авансовый способ гораздо проще расчетного. Кроме того, он понятнее для работников: независимо от месяца они получают одну и ту же сумму. И самое главное, его по-прежнему можно применять. Никаких запретов нет.
Аванс может отличаться от той суммы, которую работник получал в прошлом году. Никакого смысла стремиться к тому, чтобы выплаты совпадали, нет. Главное при любом способе учитывать отработанное время (письма Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549 и от 16.01.2019 № 14-1/ООГ-71). Это означает, что, если сотрудник в первой половине месяца болел, был в отпуске или только устроился в компанию, размер аванса нужно скорректировать.
|
Какой вариант выбрать
Если компании так удобнее, вы можете «не спорить» с бухгалтерской программой и использовать расчетный способ начисления аванса. Если по каким-то причинам не хотите так поступать, есть два варианта. Первый — настроить в программе свою формулу для расчета аванса. Второй — установить фиксированный аванс. Трудовой кодекс допускает оба варианта. Но если выберете фиксированную сумму, она все равно должна рассчитываться от оклада. Для каждого сотрудника будет свой размер. Тогда это не будет нарушением. То есть, по сути, это тот же процентный способ, только вы сразу определяете сумму, которую получит работник, и прописываете ее в трудовом договоре.
Фиксированный аванс в процентах от оклада — самый удобный вариант. Никаких дополнительных расчетов делать не нужно, вы просто указываете в бухгалтерской программе конкретную сумму и с нее удерживаете НДФЛ. Но и в этом случае выплата, которую получит работник, должна соответствовать отработанному времени. Какими формулировками это закрепить в трудовом договоре, смотрите в образце.
