Проводки по НДФЛ и взносам в 2023 году
Подберите правильные проводки по учету зарплатных налогов на ЕНС. Скачайте памятку с пятью новыми правилами по НДФЛ и взносам.
Путевые листы изменились: как с ними работать с 1 сентября
- 1Стало больше случаев, когда можно обойтись одним путевым листом
- Полный перечень
- 2Появились новые обязательные реквизиты путевого листа
- Всего их два
- 3Показания одометра в путевом листе теперь указывайте иначе
- Что изменилось
- 4Медосмотры водителей разрешили проводить онлайн
- Как устроены такие медосмотры
С 1 сентября действуют новые правила для путевых листов. В них теперь нужно указывать дополнительные сведения, по-другому ставить отметку о медосмотрах и вписывать показания одометра.
Важная деталь
Минтранс дополнил перечень обязательных реквизитов путевого листа приказом от 05.05.2023 № 159.
Изменения по количеству путевых листов
Теперь вы вправе реже оформлять путевые листы. Новые правила позволяют оформить один путевой лист в бумажном или электронном виде:
— на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня или смены водителя;
— на несколько рейсов, если водитель успевает их сделать в течение рабочего дня (смены).
Если разные водители совершали рейсы на одном автомобиле, тогда путевой лист на бумаге оформите на каждого из них.
Изменения в сведениях о водителе
Добавьте в путевой лист новую информацию о водителе: СНИЛС и данные о водительском удостоверении (серию, номер и дату его выдачи). Раньше в обязательных сведениях о водителе были только Ф. И. О, дата, время и результат медосмотра.
Важно, чтобы в путевых листах были достоверные данные. Их легко проверить. Например, через сервис Госавтоинспекции можно установить действительность водительских прав (гибдд.рф > «Сервисы» > «Проверка водителя»). Также с 1 сентября в электронные путевые листы разрешено вносить изменения в сведения о водителе, а также о марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах.
Изменения при заполнении показаний одометра
По-новому вписывайте в путевой лист показания одометра. Теперь это нужно делать:
1) при выпуске транспортного средства на линию;
2) при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физлицами;
3) при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня или смены предыдущего водителя. Это в случае, если оформляете несколько бумажных путевых листов на одно транспортное средство.
Не указывайте в путевом листе только пройденное расстояние, это опасно. Без показаний одометра непонятно, как компания определила этот показатель. Налоговики могут посчитать, что такой путевой лист составлен с нарушениями, и снять расходы на ГСМ.
На заметку
По какой форме составлять путевой лист
Унифицированного бланка для путевого листа нет. Бумажную форму этого документа разработайте и утвердите самостоятельно. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 (письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). Бланк, который будете применять, закрепите в приложении к учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008). Образец приказа, чтобы внести изменения в учетную политику и закрепить в ней обновленный бланк путевого листа.
Если вы оформляете путевые листы в электронном виде, разрабатывать свой бланк не нужно. Переход на электронные перевозочные документы добровольный (п. 9 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Электронные путевые листы оформляют в электронном сервисе в соответствии с форматом, который ФНС утвердила в приказе от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116. Вы только заполняете соответствующие поля.
Изменения в сведениях о медосмотрах
С 1 сентября можно дистанционно проводить обследование водителей до, после и в течение рабочего дня, то есть без посещения медцентра или личного присутствия врача (Федеральный закон от 29.12.2022 № 629-ФЗ).
С медицинской организацией нужно заключить специальный договор на телемедицину. Водителю понадобится компьютер с подключенными к нему алкотестером, тонометром, термометром и веб-камерой. Врач будет присутствовать на осмотре онлайн. Водитель проверит артериальное давление, температуру, определит наличие паров алкоголя в выдыхаемом воздухе, ответит на ряд вопросов. Врач проанализирует данные и примет решение о допуске водителя до рейса. При этом дистанционный осмотр медработник запишет на видео (с согласия водителя). Записи о проведенных измерениях и их результатах должны храниться не менее 30 дней.
Если водитель успешно пройдет осмотр, медики пришлют ему специальный чек со временем и датой осмотра. Этими данными нужно дополнить путевой лист. Будьте внимательны: удаленный медосмотр не освобождает работников от прохождения два раза в год очного исследования на наличие в организме наркотиков и психотропных веществ.
Важная деталь
Правила для дистанционных медосмотров есть в постановлении Правительства от 30.05.2023 № 866.
Раньше в бумажный путевой лист медработник вписывал дату и время проведения медосмотра и заверял это своей подписью. А в электронном путевом листе запись визировали усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. С 1 сентября при оформлении электронного путевого листа медработник сможет заверить дату и время проведения предсменного и послесменного медосмотра только усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом больше не нужно указывать серию, номер, дату выдачи и срок действия лицензии медорганизации на проведение «водительских» медосмотров.
Если решили перейти на дистанционные медосмотры, издайте приказ. В нем установите перечень работников, которые будут проходить осмотр онлайн, а также назначьте ответственных.
На заметку
Изменения для водителей легковых такси
С 1 сентября самозанятый таксист вправе получить разрешение на перевозку пассажиров без статуса ИП. Это значит, что плательщики НПД смогут работать с агрегаторами напрямую, без посредников и дополнительных комиссий. Это меняет и правила оформления путевого листа. Раньше в нем в качестве лица, которое его заполнило, указывали данные об организации или индивидуальном предпринимателе. Теперь путевой лист может оформить физлицо-водитель без статуса ИП. Если такой физик будет оказывать вам услуги на личном автомобиле, ему тоже придется оформлять путевой лист. Запись будет выглядеть так: «физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем». Также в листе потребуется указать его Ф. И. О., ИНН, адрес места жительства и номер телефона для связи.
До 1 сентября 2023 года самозанятый мог работать таксистом, если:
— зарегистрировался как ИП, получил разрешение и работал с агрегатором напрямую;
— заключил договор с партнером агрегатора, то есть с посредником, у которого есть разрешение.
за правильный ответ
Электронная первичка: как составлять и когда списывать расходы
Если решили перейти на электронный документооборот или торгуете прослеживаемыми товарами, прочитайте эту статью. Узнаете, как правильно составить и подписать электронную первичку, где и как ее хранить, как определить период списания расходов. Эти и другие вопросы на вебинаре журнала «Главбух» разобрала юрист и консультант по налогам и сборам Эмма Форштретер. Вот самое интересное из ее выступления.
ЭММА ФОРШТРЕТЕР — действительный член ИПБ России, аттестованный преподаватель Минфина в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам, юрист по трудовому праву.
Чем электронные документы отличаются от бумажных
Электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Главное правильно их оформить и подписать. Любая компания вправе выбрать, будет ли она пользоваться бумажными документами или переведет их в электронный формат. Никаких запретов для этого нет. Есть лишь два документа, которые могут быть только электронными: счета-фактуры и УПД по прослеживаемым товарам (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК). В остальных случаях решайте сами, работать с бумажной или электронной первичкой.
Для ряда операций ФНС предложила унифицированные формы документов. Компания может применять их как есть, доработать под себя или утвердить собственные бланки. Но, как и в любом бумажном документе, в электронном должны быть обязательные реквизиты.Кроме того, он должен быть подписан особой подписью — электронной (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Какую подпись ставить на электронной первичке
Какой вид электронной подписи применять для подписания первички, организация или предприниматель выбирают сами. Варианта три: простая, усиленные неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи.
Если решите подписывать документы простой или усиленной неквалифицированной ЭП, заключите с контрагентом соответствующее соглашение. В нем зафиксируйте перечень, условия и каналы передачи документов, а также правила подписания и проверки подписи (ст. 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, п. 1.3 Методических рекомендаций ФНС от 17.06.2021, п. 17 ФСБУ 27/2021). Иначе юридической силы у такой первички не будет и для подтверждения расходов она не подойдет. Если же для электронной первички выбрали усиленную квалифицированную подпись, соглашение заключать не нужно (ст. 5, 6 Закона № 63-ФЗ, ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, письмо Минфина от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82037).
На заметку
Обязательные реквизиты электронной первички
| Наименование документа. Дата составления. Наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя. | Наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав. Единица измерения количества проданного товара. | Цена за единицу и общая стоимость. Должности и подписи ответственных лиц. |
Важная деталь
Не путайте первичку и отчетность. Для накладных, актов и других первичных документов подойдет любой вид электронной подписи. А вот сдать отчетность можно только с квалифицированной ЭП.
Когда признавать расходы по электронной первичке
Прежде всего необходимо определить дату составления первичного документа. Это тот день, когда все ответственные лица поставили свои подписи (абз. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). Дата подписания документов, в том числе электронных, важна для определения момента учета расходов и принятия НДС к вычету. Это позволяет компаниям и предпринимателям точно установить период отражения финансовых операций и соблюсти требования законодательства. При ЭДО подписание первички происходит практически так же, как и на бумаге, но с участием третьего лица — оператора.
Разберем порядок действий при формировании электронного документа. Так вы сможете лучше понять, как определить дату признания расходов. Организация формирует в бухгалтерской программе файл, заверенный электронной подписью, и отправляет его через оператора. Каждый контрагент визирует его своей ЭП. После того как последняя сторона подпишет документ и вернет его, программа поставит соответствующую отметку. Именно эта дата и будет датой составления документа. На дату подписания акта, например, все участники сделки подтверждают факт выполнения работ. От нее и отталкивайтесь при определении периода признания расходов.
В бухгалтерском учете расходы по электронной первичке признавайте на дату фактического оказания услуг, выполнения работ или поставки товара (п. 6 ПБУ 9/99, п. 18 ПБУ 10/99, ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В налоговом учете — в порядке, аналогичном бумажной первичке (письма Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 22.04.2020 № 03-03-06/1/33778).
Как хранить электронные документы
Бухгалтерские документы, составленные в электронной форме, распечатывать не нужно. Это может понадобиться только в том случае, если документацию запрашивают налоговики, а она составлена не по форматам, утвержденным ФНС. В таком случае ФНС разрешает направить подписанный документ неформализованно в формате PDF, заверив электронной подписью.
Храните электронные документы на серверах оператора или в специализированных электронных архивах. Так вы сможете оперативно найти документы и переслать их в инспекцию в электронном виде. Срок хранения для бумажных и электронных документов одинаковый.
Если у вас документооборот бумажный, но вы для удобства пользования сканируете оригиналы, то не торопитесь уничтожать бумагу. По крайней мере, пока не истечет срок хранения. Скан-копия не заменяет бумажный документ. Если ФНС запросит оригинал с «живыми» подписями, которого уже нет, расходы, скорее всего, снимут. Придется восстанавливать документ у контрагента.
На заметку
Можно ли исправить электронный документ и как это сделать
Электронную первичку, как и бумажную, можно исправлять. Однако для этого придется составить новый документ. Укажите, что он оформлен взамен первоначального. Поставьте дату исправления и подписи лиц, которые его внесли. В соглашении или договоре с контрагентом лучше зафиксировать, как именно вы будете вносить правки (письмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928). Но опирайтесь на основные требования, которые содержит пункт 20 ФСБУ 27/2021.
за правильный ответ
