Как провести генеральную уборку в бухгалтерской первичке вашей компании
Самое сложное: Определить максимальный из всех возможных срок хранения каждого документа. Чтобы потом без последствий для компании уничтожить лишнюю первичку.
Будет проще, если: Свести все сроки по документам в аналитическую таблицу.
This is a modal window.
Если ваша компания на упрощенке
Рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны и для компаний, применяющих упрощенную систему.
На носу отчетность за 9 месяцев, а там и до годовой рукой подать. Самый раз навести порядок в накопившейся первичке. Ведь если речь зайдет о камеральной или выездной проверке, подтверждать расходы в налоговом учете и доказывать реальность сделок с контрагентами вы будете именно документами.
О том, как с максимальной пользой провести ревизию первички и на что обратить особое внимание, расскажем последовательно в статье.
Шаг №1. Рассортируйте документы на нужные и ненужные
Для начала проведите, так сказать, ревизию первички. Вы можете это делать, как вам удобно. Ни одним законом подобная процедура не регламентирована.
Ревизию предлагаем провести по трем направлениям. Во-первых, определите документы, которые можно без сомнений уничтожить. Во-вторых, оставшиеся проверьте на ошибки. И в-третьих, выявите первичку, которую нужно восстановить, поскольку ее просто нет на месте.
Если объем документов велик и вы хотите, чтобы сотрудники бухгалтерии сделали все четко и по порядку, тогда стоит закрепить алгоритм проверки в специальном положении. Там же объяснить, как поступить в том или ином случае. При желании также составьте с руководителем отдельный приказ, в котором назначьте экспертную комиссию, направления и сроки ревизии. Но можно обойтись и без таких формальностей.
Шаг №2. Уничтожьте первичку с истекшим сроком хранения
Итак, сперва стоит освободиться от ненужных документов. Согласитесь, держать лишние бумаги нет необходимости. Но понятно, что смело уничтожать можно только те сведения, у которых истек срок хранения. А как его правильно определить?
По идее, бумаги нужно держать как минимум три календарных года. Именно столько может охватить выездная проверка. За более ранние периоды налоговики просто не вправе запрашивать информацию.
Но есть сроки хранения, строго установленные тем или иным законом. Так, для целей налогового учета от документов нельзя избавляться по крайней мере четыре года. Закон о бухгалтерском учете предусматривает пятилетний срок. А бумаги, связанные с расчетом страховых взносов, и вовсе нельзя выкидывать шесть лет. Еще отдельные сроки для некоторых бухгалтерских и налоговых документов названы в разделе 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. А в таблице ниже мы привели ситуации, в которых стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички.
Для этих документов стоит установить особые сроки хранения
| Вид документов | Срок хранения | Где об этом сказано |
|---|---|---|
| Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) | Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270 |
| Первичка за годы, в которых компания получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества | В течение всего периода, пока вы учитываете убыток при расчете налога на прибыль | Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278 |
| Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) | Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ |
Так что советуем из всех возможных выбрать максимальный период, в течение которого требуется держать документ. И уже ориентируясь на него, принимать решение — уничтожать бумаги или оставить.
Если документов очень много, результаты проверки сроков хранения советуем свести в специальный аналитический расчет. Напротив каждого вида первички проставьте все возможные сроки в соответствии с нормами законодательства. Так вы наглядно определите безопасный максимум. Какие риски ждут компанию, если она раньше времени избавится от первички, читайте в комментарии ниже.
Чем рискует компания, поспешив уничтожить документы
— Уничтожать документы, срок хранения которых еще не истек, опасно. За отсутствие какой-либо первички и счетов-фактур ревизоры могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Также в ходе проверки придется платить по 200 руб. за каждый непредставленный экземпляр (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ, ст. 48 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Кроме того, руководителю или вам, как главному бухгалтеру, грозит ответственность по Кодексу РФ об административных правонарушениях. За нарушение сроков хранения — штраф по статье 15.11 в размере от 2000 до 3000 руб. А если не представите документы по требованию проверяющих — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33).
Плюс ко всему будьте готовы к тому, что при отсутствии подтверждающих документов ревизоры вправе доначислить налоги расчетным путем (подп. 1 п. 7 ст. 31 Налогового кодекса РФ).
И вот когда все сроки вы обозначили, составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью. Его примерный образец вы найдете ниже. Когда речь идет о большом объеме бумаг, в описи можно их сгруппировать по видам или налоговым периодам.
Шаг №3. Исправьте найденные в документах ошибки
Теперь стоит позаботиться о порядке в самих документах. И при необходимости исправить выявленные в них ошибки. Тут главное сделать все по установленным правилам.
Предупредим, что вносить изменения можно во все первичные документы, кроме банковских и кассовых, а также бланков строгой отчетности (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Правда, с 2013 года новый закон о бухгалтерском учете снимет прямой запрет исправлять кассовые и банковские документы. Но таковой останется для кассовой первички в пункте 2.1 действующего Положения ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П.
О том, как исправлять первичку, подробно написано в пункте 4 Положения от 29 июля 1983 г. № 105. А пример исправленного документа мы показали ниже. Общие правила несложные. Нельзя использовать «корректоры». Ошибочный текст или сумму зачеркивайте одной чертой, а над ней (ниже или сбоку) пишите верный. Но так, чтобы было разборчиво. Далее в любом свободном месте напишите слово «Исправлено», поставьте текущую дату и свою подпись. Если, конечно, ваша подпись изначально была на документе.
Если же ошибка, к примеру, во входящей первичке, то исправления придется согласовывать с контрагентом. Не исключено, что представитель такой компании, чья подпись была на оригинале документа, уже уволился. В таком случае завизировать скорректированные реквизиты могут другие уполномоченные на это сотрудники контрагента.
Заметим, что данные выше рекомендации касаются бумажных документов. А первичку, полученную в электронном виде, надо просто переоформить и подтвердить электронной подписью.
А что если и бумажный документ также составить заново, то есть заменить неверный старый на правильный новый? В принципе, законодательство этого не запрещает. Но вот проверяющие могут придраться. В любом случае выбранный способ исправления первички лучше закрепите в учетной политике компании.
Шаг №4. Восстановите утраченные документы
Наконец осталось восстановить утраченные документы. Если, конечно, таковые вы выявили. Тут опять же ориентируйтесь на сроки хранения. Ведь если, к примеру, сгорели бумаги десятилетней давности, их и восстанавливать нет смысла. А вот за те периоды, которые вправе проверить налоговики, — смысл есть. Такие рекомендации даны в письме Минфина России от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288.
Кстати, по общим правилам в случае пропажи или гибели первичных документов нужно назначить комиссию, которая расследует причины такой утраты. Плюс взять справку из соответствующей госслужбы. Например, если бумаги сгорели — поможет документ от пожарных.
Каким способом восстановить документы? Очевидно, внутреннюю документацию придется создавать заново. А когда это касается входящей первички, запросите заверенные копии у поставщиков или покупателей. Образец письма с таким запросом — ниже.
Контрагенты должны заверить направляемые вам копии согласно требованиям пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. Как правило, руководитель такой компании (или другой уполномоченный сотрудник) под реквизитом «Подпись» вписывает слово «Верно», свою должность, ставит дату, подпись с расшифровкой и печать. Только в таком виде полученные копии смогут полноценно заменить утраченные оригинальные документы.
Заметьте: заверять копии входящих документов самостоятельно нельзя. Такой вывод поддерживают и судьи ВАС РФ в определении от 20 декабря 2010 г. № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009.
Вопрос-тест по темам номера
- 7По итогам ревизии первичных бухгалтерских и налоговых документов компания обнаружила ошибку в акте выполненных контрагентом работ и расходном кассовом ордере. Вправе ли компания внести исправления в эти документы?Правильный ответ — В. Компания может вносить изменения в любые первичные документы, кроме кассовых и банковских. Это предусмотрено ныне действующим законом о бухгалтерском учете
Подсказки для безошибочного расчета налога на имущество
Рубрика подготовлена с использованием БСС «Система Главбух» — www.1gl.ru
Как считать налоговую базу компании, созданной в середине года?
Организации, которые зарегистрированы в ЕГРЮЛ не с начала календарного года, базу по налогу на имущество считают по общим правилам. То есть руководствуясь пунктом 4 статьи 376 Налогового кодекса РФ.
Поясним, как в данном случае считать аванс по налогу за 9 месяцев. Для расчета налоговой базы нужно знать остаточную стоимость основных средств. Если объект новый, берут его первоначальную стоимость. Сначала нужно сложить стоимость объектов на 1-е число каждого месяца года с января по сентябрь и к ней прибавить стоимость имущества на 1 октября. Полученную сумму делят на 10. При этом за месяцы, когда организация еще не существовала, и месяц ее создания стоимость объектов будет равна нулю.
Нужно ли платить налог с демонтированного основного средства?
Нет, не нужно. Основные средства можно исключить из базы по налогу на имущество начиная с месяца, следующего за тем, в котором они выбыли, то есть их списали с баланса.
В данном случае процедура выбытия объекта будет считаться завершенной, когда в бухучете вы отразите все доходы и расходы, связанные с разборкой основного средства. По окончании демонтажа остаточную стоимость имущества спишите со счета 01 на счет 91. Только после этого разобранный объект считается выбывшим. А до тех пор, пока демонтаж объекта не закончен, из базы по налогу на имущество его исключать нельзя.
Облагать ли налогом арендованное имущество?
Нет, в общем случае налог на имущество по сданным в аренду основным средствам платит арендодатель. Ведь при передаче объекта в аренду именно он остается его собственником. И продолжает учитывать его на своем балансе на счетах 01 или 03.
В свою очередь арендатор отражает полученное имущество за балансом на счете 001. Поэтому с арендованных объектов налог на имущество он платить не должен.
Однако есть две ситуации — исключения. Первая: компания берет имущество в лизинг. Это разновидность арендных отношений. Но тут стороны вправе выбирать, кто будет учитывать у себя на балансе объект лизинга. Если по договору — это лизингополучатель, именно он и будет платить налог на имущество.
Вторая ситуация: когда арендуют предприятие как имущественный комплекс. При таких обстоятельствах амортизацию в бухгалтерском учете начисляет арендатор. И вместе с тем он исчисляет и платит налог на имущество со стоимости всего имущественного комплекса, который находится во временном пользовании.
Как платить налог по имуществу филиалов с отдельным балансом?
Налог нужно платить по местонахождению обособленного подразделения. И базу формировать обособленно. Включайте в нее все те основные средства, которые числятся на балансе филиала и расположены по его местонахождению.
Возможно, сама организация и филиал с отдельным балансом расположены в разных регионах. Тогда налог на имущество по этому подразделению нужно начислять по ставке, действующей в субъекте РФ, где оно находится.
Дополнительные консультации по теме
Разъяснения по другим вопросам, связанным с налогом на имущество, приведены в БСС «Система Главбух». Читатели журнала «Главбух» с 10 сентября по 9 октября 2012 года могут бесплатно пользоваться расширенным пакетом рекомендаций на эту тему. Для этого надо зайти на сайт БСС «Система Главбух» www.1gl.ru. Далее нужно ввести свои логин и пароль (если они уже есть) либо зарегистрироваться и войти в Систему. И наконец, выбрать ссылку на специальный пакет «Налог на имущество» (эксклюзивный бесплатный доступ к рекомендациям абсолютно для всех читателей журнала «Главбух»).
«Деньги в кассе превысили установленный лимит. Что нам будет?»
Чем рискуете: Если в течение двух месяцев после превышения лимита об этом узнают налоговики, они оштрафуют компанию и ее ответственных работников.
С этого года действуют новые правила ведения кассовых операций (Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П). Утверждать лимит в кассе стало проще, без одобрения банка. Но нарушать его по-прежнему нельзя. Допустим, в период сдачи отчетности вы забегались и забыли отправить излишек в банк. Чем это грозит?
Вообще, за то, что компания накапливает в кассе наличные деньги сверх установленного лимита, наказание предусмотрено статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. При этом бюджет организации может потерять до 50 000 руб., а ответственных сотрудников оштрафуют на сумму до 5000 руб. Но, что важно, привлечь к ответственности налоговики вправе только в течение двух месяцев с момента нарушения (п. 1 ст. 4.5). То есть, если за это время о превышении лимита контролеры не узнают, санкций можно не опасаться.
Заметьте, по новым правилам вы сами вместе с руководством решаете, с какой периодичностью будете сдавать деньги в банк. Главное, чтобы не реже чем каждые семь рабочих дней. Допустим, с начала 2012 года вы сдаете деньги каждые три дня. Так вот, если сумма наличных в кассе в какой-то момент оказалась больше лимита, а излишки вы не внесли на счет в ближайший по графику день, у налоговиков появляется основание оштрафовать вас. Если, конечно, станут проверять в ближайшие два месяца, соблюдает ли ваша компания порядок учета наличности.
О выбранной вами периодичности инкассации и о размере лимита ревизорам расскажет соответствующий приказ вашего руководителя. Такой документ вы не оформляли? Тогда налоговики могут решить, что кассовый предел у вас равен нулю. И тогда остаток любой суммы будет нарушением. Так что безопаснее все-таки закрепить лимит наличности документально.
Обратите внимание: есть два случая, когда можно нарушать кассовый лимит без неприятных последствий. Первый — в дни выдачи зарплаты и других сумм, включенных в фонд оплаты труда. Хранить в кассе средства для этих целей можно в течение пяти рабочих дней. И второй случай, когда нарушения не будет. Срок сдачи денег в банк выпал на выходные и нерабочие праздничные дни, и потому инкассация у вас прошла, скажем, в понедельник.
