Шпаргалка, с которой вы грамотно отразите в учете нестыковки по счету «Касса»
Чем поможет эта статья: Здесь есть готовые наборы типовых проводок на те случаи, когда вы неожиданно находите расхождения по кассе.
От чего убережет: Вы не ошибетесь, отражая в бухгалтерском и налоговом учете нестандартные операции с наличными.
Снимая отчет по кассе, нашли излишек
Если ваша компания на упрощенке
С 2013 года упрощенщики обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, поэтому все проводки, данные в статье, вам пригодятся.
Допустим, вы сняли показания счетчиков ККТ. И видите, что наличная выручка на самом деле больше той суммы, что значится в распечатанном отчете. Другими словами, в кассе излишки.
Такие «лишние» суммы занесите в графы 11 и 14 журнала кассира-операциониста, если вы применяете типовую форму № КМ-4. Далее оприходуйте их в кассу и отразите как прочие доходы. Проводки здесь будут следующими:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— отражена выручка, принятая по показаниям счетчиков ККТ;
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
— признан прочий доход в виде излишка наличных в кассе.
В налоговом учете обнаруженные по кассе излишки покажите в составе внереализационных доходов. Сделайте это на дату, когда примете деньги в кассу организации.
Обнаружили, что налички в кассе недостает
Теперь предположим, что, снимая кассу в конце смены или в результате внеплановой ревизии, вы зафиксировали недостачу денег. Что делать?
Тут важно, заключили вы с кассиром договор о материальной ответственности или нет. Напомним, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.
Если договор есть, замечательно. Тогда вы вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира. Причем вам не придется доказывать вину работника. Даже если сотрудник откажется полностью возмещать недостающую сумму добровольно, вы сможете добиться этого через суд.
В любом случае в бухучете вы сделаете такие проводки:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
— отражена недостача наличных;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с мате-риально ответственного
работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— удержана сумма ущерба из зарплаты кассира.
В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (образец приказа — ниже). А если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.
Скачать бланк в формате Word >>
Договор о материальной ответственности с кассиром не заключали? Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. Хотя если кассира по суду признают виновным в недостаче денег — другими словами, он умышленно похитил какую-то сумму денег из кассы, — тогда, конечно, вы вправе будете требовать возместить ущерб полностью.
В налоговом учете суммы недостачи можно списать как внереализационный расход. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648. Но будьте внимательны: учесть затраты можно только в той сумме, которую вы взыскиваете. Если же по решению руководства компании кассир не возмещает ущерб либо компенсирует его частично, то полностью расходы учесть не получится.
Кассу ограбили
Вот неприятная ситуация — кассу компании ограбили. Само собой, о случившемся надо по горячим следам заявить в полицию. Но прежде чем это сделать, проведите инвентаризацию налички и составьте акт — можно по типовой форме № ИНВ-15. Ведь чтобы заявить о пропаже денег, сперва надо выяснить, сколько на самом деле похитили.
На день, когда оформите акт, сделайте проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
— отражена недостача наличных денег, возникшая вследствие ограбления кассы.
А надо ли вносить в кассовую книгу запись о случившемся? Вовсе нет. Просто на конец рабочего дня, когда вы зафиксировали пропажу, покажите условный остаток. Тот, что получился бы без вычитания украденной суммы. На начало же следующего дня отразите реальную сумму в кассе.
Проще говоря, факт разрыва между остатками на конец одного и начало другого дня показывать в кассовой книге не надо. Но приложите документы, подтверждающие причину такого расхождения. К примеру, акт ревизии наличных, документы из полиции, пояснительные записки сотрудников и другие бумаги о краже.
В зависимости от того, найдут виновников или нет, исчезнувшие из кассы деньги вы тем или иным образом зафиксируете в бухгалтерском учете.
Виновника не удалось найти
Важная деталь
Если виновника хищения не нашли, недостачу списывайте на дату, когда следователь приостановит уголовное дело.
К сожалению, часто уголовные дела приостанавливают. Проще говоря, полиция так и не находит грабителей. Если у вас именно такой случай, то в бухучете пропавшие суммы отнесите к прочим расходам, а в налоговом — к внереализационным (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Расход покажите на дату, когда следователь приостановит дело, то есть вынесет соответствующее постановление. Проводку сделайте такую:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
— признан прочий расход в сумме недостачи.
Полиция нашла грабителя
Полиция все же выяснила, кто виноват? Тогда недостачу отнесите на грабителя — ведь он должен будет возместить вам украденную сумму. Запись сделайте следующую:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— отнесена на виновника сумма похищенных денег из кассы.
При расчете налога на прибыль действуйте так же, как и при обычной недостаче, взыскиваемой с кассира. То есть в доход и расход поставьте одну и ту же сумму.
Сотрудники банка выявили расхождения в суммах, когда принимали выручку
Бывает и такое: вы сняли кассу и передали наличные инкассаторам. А сотрудники банка открыли инкассаторскую сумку и обнаружили: по документам одна сумма, а в действительности — другая. Вы попросту ошиблись, когда пересчитывали деньги, передавая их инкассаторам.
Сданной налички оказалось больше
Если речь идет об излишках, то в бухучете отразите эти суммы как прочие доходы. В налоговом учете — это внереализационные поступления. Проводки сделайте следующие:
Обучающий курс по теме
Про ККТ, кассы и операции с наличными — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— признана дневная выручка компании;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50
— переданы деньги инкассаторам;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57
— зачислена на расчетный счет выручка;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
— отражены излишки наличных, выявленные банком.
В банке зафиксировали сумму меньше той, что значится по сопровождающим документам
Сотрудники банка могли, напротив, недосчитаться денег. Или они обнаружили одну или две фальшивые купюры. Это недостача. В случае с фальшивками во внимание берите номинальную стоимость таких банкнот. То есть если это купюра на 1000 руб., именно эту сумму и отразите как недостачу. Вы сделаете проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57
— отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.
Далее алгоритм действий будет следующий. Первый вариант: вы взыщете сумму с ответственного работника (проводки те же, которыми вы учитываете недостачу по кассе, — см. выше). И тогда ту же сумму вы можете отразить при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов.
Второй вариант: вы отнесете разницу на прочие расходы за счет средств компании, отразив это в бухучете записью:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
— списаны суммы недостачи за счет средств организации.
Но при этом в налоговом учете расход вы не показываете. Не удастся списать и номинальную стоимость фальшивых купюр. Так поступить запрещает пункт 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Поэтому данная сумма недостачи является постоянной разницей, из-за которой в бухучете придется отразить постоянное налоговое обязательство. Проводка тут такая:
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— отражено постоянное налоговое обязательство.
Но если ваша компания относится к малым, вы не обязаны применять ПБУ 18/02. И тогда отражать разницы не придется.
Главное, о чем важно помнить
1 В бухгалтерском учете выявленные излишки наличных отразите как прочий доход, а в налоговом — это внереализационные поступления.
2 Недостачу денег в кассе можно удержать из зарплаты ответственного работника — полностью или частично.
Дополнительно про ККТ и кассы
Статья: «Все самые необходимые для бухгалтера сведения о контрольно-кассовой технике» («Главбух» № 22, 2012).
Документы: письмо Минфина России от 14 октября 2010 г. № 03- 03-06/1/648; подпункт 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.
за правильный ответ
Амортизировать недвижимое имущество можно независимо от госрегистрации
Из-за чего спорят: По мнению чиновников, с 2013 года нельзя амортизировать прошлогоднюю недвижимость, если документы на госрегистрацию так и не подавали.
Кого обычно поддерживают судьи: Компанию.
Решающий аргумент: Дата, с которой можно начинать амортизировать недвижимость, привязана лишь к моменту ввода в эксплуатацию.
Компания построила здание в 2012 году и тогда же стала его эксплуатировать. Но чтобы начать амортизировать этот объект, бухгалтер решил дождаться, когда документы для регистрации права собственности отнесут в Росреестр. Именно такие правила действовали в тот момент. А с 2013 года заработали выгодные изменения в Налоговом кодексе РФ. Теперь по любому (!) имуществу можно начислять амортизацию сразу после ввода в эксплуатацию. Поэтому бухгалтер с 1 января стал амортизировать здание. Но так ли это безопасно? Мы спросили об этом чиновников и практиков — и их мнения разошлись. А ваши коллеги проголосовали за ту позицию, которая им ближе (см. ниже).
Mожно ли амортизировать недвижимость без госрегистрации с 2013 года, если она введена в эксплуатацию в прошлом году?
Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru
Мнение контролеров
— Нельзя было начинать амортизировать с 1 января 2013 года недвижимое имущество, введенное в эксплуатацию в прошлом году, если документы по нему к этому моменту еще не подали на госрегистрацию. Да, в настоящее время право начислять амортизацию не зависит от регистрации прав на имущество. Это теперь прямо указано в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ. Однако данное правило введено с 1 января 2013 года. И оно не распространяется на основные средства, которые компания начала использовать до 2013 года. Следовательно, по ним нужно применять прежний порядок, установленный в пункте 11 статьи 258 кодекса. А именно амортизировать недвижимость можно, если выполнено два условия. Первое — имущество ввели в эксплуатацию. Второе — есть расписка Роcреестра о подаче бумаг на госрегистрацию.
Аргументы практиков
— Недвижимость, введенную в эксплуатацию в прошлом году, можно амортизировать с января 2013 года. Даже если оформлять права на нее еще не начали. Ведь теперь амортизировать можно любые объекты, которые введены в эксплуатацию. Более того, вы можете начислить амортизацию за периоды до 2013 года. Хотя в пункте 11 статьи 258 кодекса была оговорка о том, что нужно подать документы на регистрацию. Но дату, с которой амортизацию можно списывать на расходы, определяет пункт 4 статьи 259. А в нем и раньше было прописано, что начислять амортизацию нужно со следующего месяца после ввода в эксплуатацию. И особых правил по недвижимости в этой норме не было (постановление Президиума ВАС РФ от 30 октября 2012 г. № 6909/12).
Совет от редакции
— Чиновники не согласны с тем, что компании могут применять новые правила амортизации к имуществу, введенному в эксплуатацию до 2013 года (письмо Минфина России от 5 апреля 2013 г. № 03-03-06/4/11151). Если вы уже отразили амортизацию по таким объектам в декларации, то безопаснее подать уточненку.
Хотя недавно чиновники ФНС заявили, что инспекторы не должны спорить с компаниями, которые следуют позиции судей ВАС РФ (подробнее об этом — в следующем номере). Поэтому, опираясь на постановление Президиума ВАС РФ от 30 октября 2012 г. № 6909/12, вы можете не корректировать амортизацию, если успели ее начислить, а то и вовсе пересчитать налог за весь период эксплуатации. Но тогда будьте готовы к спорам. Ведь такой подход невыгоден для бюджета.
Сотруднику продлили однодневную командировку
Что понадобится сделать: Оформите приказ от имени руководителя и обозначьте в нем новые сроки поездки. При необходимости перечислите дополнительные суточные сотруднику.
Вы направили сотрудника в служебную поездку на один день. Но выполнить за это время задание работник по определенным причинам не успел. В итоге командировка затянулась по меньшей мере на пару дней. А вы уже думаете, во что выльется такой форс-мажор и как приводить в порядок документы. Не волнуйтесь, мы вам обо всем расскажем.
Первым делом вам понадобится подготовить приказ руководителя о продлении командировки. Его можно составить в произвольной форме. А сэкономить время вам поможет образец ниже.
Скачать бланк в формате Word >>
В распоряжении укажите, по какой причине и на какой срок затянется поездка. Пропишите также, сколько денег надо направить работнику, если видите, что выданного аванса ему явно не хватит на жилье, обратный билет и другие командировочные расходы.
Впрочем, сотрудник может все это оплатить из собственного кармана, хотя и вовсе не обязан этого делать. Если так, тогда по возвращении возьмите с него заявление с просьбой возместить ему потраченные суммы. Образец такого заявления мы привели ниже.
Скачать бланк в формате Word >>
И кстати, поскольку теперь командировку нельзя назвать однодневной, то работнику обязательно надо выплатить еще и суточные (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). А раз так, то без командировочного удостоверения не обойтись.
Такой документ вы не составили вовсе, руководствуясь тем, что для однодневных поездок он не требуется? Тогда поскорее направьте бланк обычной или электронной почтой в ту компанию, куда командирован ваш сотрудник. И попросите коллег принимающей организации проставить в удостоверении отметки и переслать вам его обратно.
А на будущее мы советуем оформлять командировочное удостоверение на любые поездки внутри нашей страны, даже на короткие. Такие рекомендации дают и чиновники из Роструда (письмо от 4 марта 2013 г. № 164-6-1). Кстати, образец удобного бланка удостоверения мы дали в статье «Переносить вычет НДС на квартал, когда пришел исправленный счет-фактура, не обязательно» (опубликована в журнале «Главбух» № 8, 2013).
С НДФЛ у вас сложностей не возникнет. Давний конфликт по поводу того, что суточные при однодневной поездке облагаются этим налогом, разрешен письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@.
Теперь вы совершенно спокойно можете выдать сотруднику 700 руб. за день командировки по России, не удерживая при этом НДФЛ. И не имеет значения, сколько времени ваш сотрудник выполнял задание руководителя вдали от работы — один день или целый месяц.
