Будет проще,

если подписать с контрагентом акт сверки или получить гарантийное письмо. Документ пригодится на случай спора.

Налоги, бухучет и взносы

Расчеты с контрагентами

Контрагенты не платят или мы не можем им заплатить. Готовые образцы документов

1Напомните покупателю о задолженности: Образец. Как подстраховаться от проблем с оплатой
2Попросите поставщика об отсрочке: Образец. Советы юриста
3Предложите перенести поставку: Образец письма покупателю
4Обратитесь к арендодателю за снижением арендной платы: Образец письма арендодателю

Ограничения, которые вводятся в связи с коронавирусом, можно считать форс-мажором. Например, если в регионе закрыли общепит и магазины. А форс-мажор освобождает от ответственности за неисполнение обязательств (п. 3 ст. 401 ГК). Другое дело, если деятельность компании не ограничивали, но из-за снижения спроса уменьшилась выручка и возникли сложности с платежами. Будут ли судьи считать такую ситуацию форс-мажором, неизвестно. Кроме того, суды сейчас приостановили деятельность и рассматривают только некоторые дела. Поэтому советуем искать способы договориться с контрагентом. На случай спора все же ведите переписку. Письма отправляйте одновременно на обычную и электронную почту.

Ситуация № 1. Покупатель не перечислил оплату

Если напоминания по телефону о задолженности не дают результата, стоит письменно уведомить покупателя. Образец 1 ниже. Некоторые поставщики из-за задолженности приостанавливают следующие отгрузки. Если вы будете принимать такие меры, то также уведомите об этом покупателя.

Если выяснится, что у покупателя сложности, вместе поищите альтернативные способы оплаты. Например, если есть встречные долги, можно провести взаимозачет. Возможно, за покупателя может рассчитаться дружественная компания.

Советуем подписать акт сверки или получить гарантийное письмо. Такой документ поможет взыскать задолженность. Суды сейчас рассматривают дела, которые разбирают в упрощенном порядке. К ним относятся ситуации, когда контрагент согласен с задолженностью (п. 2 ст. 227 АПК). Если у вас будут доказательства, что контрагент подтвердил долг, будет проще взыскать его. Что еще предпринять, читайте далее. Как подстраховаться от проблем с оплатой — ниже.

ТОРГ-12
ТОРГ-12
Зафиксируйте сумму задолженности и реквизиты товарной накладной, по которой вы отгрузили покупателю товары.
Пени
Пени
Чтобы стимулировать покупателя перечислить оплату, можно не начислять пени при условии оплаты в сроки, указанные в письме.

На заметку

Как подстраховаться от проблем с оплатой, если вы заключаете новый договор

1. Заключить договор на условиях 100-процентной предоплаты.
2. Предоставлять покупателю бонусы за своевременную оплату. Например, дополнительные скидки на следующий заказ или бесплатную доставку.
3. Вводить бонусы за досрочную оплату счетов. К примеру, если клиент получил отсрочку на 30 дней, а заплатил через 25, поставщик предоставляет скидку — 5 процентов от суммы покупки на следующий заказ.

4. Включить в договор условие о том, что ставка пеней увеличивается в зависимости от периода просрочки. Например, при задержке оплаты не более чем на 30 дней пени составляют 0,5 процента за каждый день просрочки, при просрочке более 30 календарных дней — 1 процент.

Ситуация № 2. Компании нужна отсрочка по оплате товаров

Если у вас снизилась выручка или по другой причине недостаточно денег, попросите у поставщика перенести сроки оплаты товаров. Ссылайтесь на долгосрочное сотрудничество, стабильные закупки товаров, своевременные платежи по ранее приобретенным товарам. Укажите конкретный срок оплаты, который компания хочет согласовать с поставщиком. Образец 2 ниже.

Если вы заключили долгосрочный договор, который требует оформлять дополнительные соглашения, то переписки для изменений сроков недостаточно. Безопаснее в случае согласия поставщика зафиксировать новые сроки оплаты в дополнительном соглашении к договору. Если поставщик откажется предоставлять отсрочку, а у компании есть выгодные предложения от других продавцов, можно сообщить ему об этом. Не исключено, что поставщик предоставит отсрочку, чтобы сохранить компанию в качестве клиента.

Проценты и штрафы
Проценты и штрафы
Укажите, что речь идет об отсрочке без уплаты штрафных санкций, а также процентов за отсрочку платежа.
Срок оплаты
Срок оплаты
Можно предложить поставщику конкретный срок оплаты. Другой вариант — перечисление денег несколькими платежами. Тогда нужно привести в письме график платежей.

На заметку

Три совета от практикующего юриста

1. Если вы планируете обратиться к контрагенту с предложением изменить договор, постарайтесь собрать доказательства существенного изменения обстоятельств: снижения показателей выручки, количества сделанных покупок, посещаемости в аналогичные периоды.

2. Если вы идете контрагенту навстречу и снижаете стоимость услуг, аренды и т. д. — определите четко срок действия таких условий, по истечении которого будут применяться прежние условия договора.

3. Если вы по просьбе контрагента меняете условия договора, признавая форс-мажор, получите что-то взамен. Например, если ранее договор предусматривал возможность его расторжения в случае действия обстоятельства форс-мажора в течение определенного срока, постарайтесь договориться об исключении такого условия.

Ситуация № 3. Необходимо перенести сроки поставки

Если у вашей компании нет возможности поставить товары в срок, который вы согласовали в договоре или заявке, сообщите об этом покупателю. Укажите в письме, какую поставку товаров вам нужно отложить, и причины переноса. Например, перенести отгрузку необходимо в связи с тем, что производители увеличили цены на продукцию из-за кризиса или недопоставили товары. Сообщите покупателю возможные сроки отгрузки товаров. Если есть возможность, то предложите покупателю другие варианты, например приобрести у вас товары другого ассортимента. Напишите, когда желательно получить ответ, подтверждающий согласие на перенос поставки. Образец 3 — ниже.

Перенос поставки
Перенос поставки
Укажите, в связи с чем компания откладывает поставки.
Сроки отгрузки
Сроки отгрузки
Сообщите возможные сроки отгрузки.

Ситуация № 4. Компания просит снизить арендную плату

Арендаторы в кризис сталкиваются с проблемами оплаты аренды. Если ваша компания арендует государственное или муниципальное имущество и входит в реестр малых и средних предприятий, то обращайтесь к арендодателю. Чиновники разрешили предоставлять отсрочку арендаторам федерального имущества. Арендную плату за 2020 год ваше предприятие сможет уплатить равными долями в сроки, предусмотренные договором аренды в 2021 году. Для этого арендодатель заключит с вами допсоглашение к договору.

Компании, которые арендуют региональное или муниципальное имущество, тоже могут рассчитывать на отсрочку. Чиновники рекомендовали регионам и местным властям оформлять дополнительные соглашения по отсрочке аренды в таком же порядке, как по федеральному имуществу (распоряжение Правительства от 19.03.2020 № 670-р).

Если вы заключили договор с частным арендодателем, также обратитесь к нему. Попросите предоставить арендные каникулы или снизить арендную плату. Аргументируйте это конкретными показателями. Например, напишите, на сколько снизилась выручка. Или ссылайтесь на ограничения в отношении деятельности вашей компании, принятые в связи с коронавирусом. Образец 4 ниже.