Отказывайтесь выполнять указания руководства, цель которых — сэкономить за счет нарушения закона. Прежде чем принять в работу документ, согласуйте его с ответственными отделами компании. К примеру, договоры безопаснее сначала показать юристам, чтобы они проанализировали их на предмет возможных рисков.

Не используйте электронную подпись директора, чтобы отправить отчетность в налоговую инспекцию. Попросите его самостоятельно подписывать документы. Оценивайте законность и обоснованность запросов, которые поступают от госструктур. Проведите ревизию документа, прежде чем представлять его проверяющим.

Если вас вызвали на опрос или допрос, до того, как сформируете защитную позицию, вы имеете право отказаться давать пояснения (ст. 51 Конституции). Наиболее эффективным будет выстраивание единой позиции с директором и другими сотрудниками компании.

За нарушение правил бухучета штраф возможен как для организации, так и для должностных лиц, в числе которых может оказаться главный бухгалтер.

Штрафы для компании. За грубое нарушение правил бухучета компанию может оштрафовать налоговая инспекция (ст. 120 НК). В данном случае под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимают случаи, когда:

— у организации отсутствуют первичные документы, счета-фактуры, регистры бухучета;

— организация несвоевременно или неправильно отражала в бухучете активы и хозяйственные операции два раза и более в течение календарного года.

Размеры штрафов за грубое нарушение правил бухучета смотрите в таблице.

Штрафы для организации за грубое нарушение правил учета

Штрафы для бухгалтера. Есть также мера наказания и для должностных лиц организации. Она прописана в статье 15.11 КоАП. Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. Какой штраф предусмотрен за такое нарушение, смотрите в таблице.

Штрафы для должностных лиц за нарушение правил бухучета

В каждом случае виновного устанавливают индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер — за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Поэтому виновным в нарушении обычно признают главного бухгалтера. Руководителя же признают таковым, только если:

— в организации вообще нет главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);

— учет и расчет налогов вела сторонняя специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);

— причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

Если руководитель предприятия не организовал ведение бухучета, то суд может признать такие действия как злоупотребление полномочиями. А если при этом еще докажут, что он преследовал корыстные цели, то суд может приговорить его к ответственности по статье 201 Уголовного кодекса.

В некоторых случаях должностное лицо может избежать административного штрафа. Об этом речь пойдет далее.

Проверяющие не вправе штрафовать бухгалтера, если искажение показателей бухгалтерской отчетности допущено по двум причинам. Первая — первичку, которая не соответствует реальным операциям, составил не бухгалтер, а кто-то другой. Вторая — документы передали в бухгалтерию с опозданием (п. 1.1 ст. 15.11 КоАП, Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ).

Новые правила действуют с 9 июня 2019 года. Они касаются в том числе нарушений, совершенных до этой даты, если постановление о штрафе еще не исполнено (ч. 2 ст. 1.7 КоАП).

Новую норму, которая исключает ответственность главбуха за чужие ошибки, ввели в отношении всей статьи 15.11 КоАП. Но текст составлен так, что эта норма соотносится только с одним нарушением — искажением показателя бухгалтерской отчетности. Не исключено, что судьи будут применять новое правило только к этому нарушению.

На заметку
Наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП).

Есть шесть нарушений в учете, за которые налоговики имеют право оштрафовать лично главбуха (ст. 15.11 КоАП):

1) занизили налоги не менее чем на 10 процентов из-за искажения данных бухучета;

2) исказили любой денежный показатель бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов;

3) зарегистрировали мнимый или притворный объект бухучета, например фиктивные расходы или обязательства;

4) счета бухучета вели вне регистров учета;

5) составили бухгалтерскую отчетность не на основе данных регистров бухучета;

6) у компании отсутствуют первичные документы, регистры бухучета или бухгалтерская отчетность, аудиторское заключение, если аудит обязателен, в течение срока хранения этих документов.

Из нормы, которая запрещает штрафовать бухгалтера за чужие ошибки, непонятно, относится она ко всем шести нарушениям или нет. При буквальном прочтении получается, что запрет касается только штрафов за второе из шести нарушений — искажение бухгалтерской отчетности. Поэтому есть риск, что налоговики заявят: новая норма не распространяется на остальные пять нарушений. Поэтому бухгалтер должен уплатить штраф даже за чужие ошибки, если, к примеру, они привели к занижению налогов. Налоговые юристы не исключают такое развитие событий. Хотя пока специалисты ФНС склоняются к тому, что новая норма все же относится к любым нарушениям в учете.

Должен ли бухгалтер платить штраф за грубые нарушения в учете, решают судьи. Налоговики лишь составляют протокол о нарушении. Сейчас бывает, что бухгалтерам приходится платить штрафы за недостоверную первичку, которую подписал директор, и ошибки других работников. Об этом читайте дальше. Как сложится судебная практика, пока неизвестно. Но в любом случае новое правило будет дополнительным аргументом в вашу пользу.

Пять из шести нарушений в учете, которые перечислены в КоАП, редко приводят к штрафам. Инспекторов не интересуют те ошибки в учете, которые не связаны с налогами. К примеру, штрафа можно не опасаться, если вы не создаете в бухучете резерв по сомнительным долгам. То же самое относится к ситуации, когда компания завысила налог. Например, если с задержкой получила документы от поставщиков и не отразила расходы.

Налоговики штрафуют бухгалтеров, только когда из-за ошибки в учете они как минимум на 10 процентов занижают налог. В КоАП не сказано, как считать этот 10-процентный порог. Судьи поступают так: они сравнивают правильную сумму налога с той, которую компания отразила в декларации (постановление Ульяновского областного суда от 15.06.2018 по делу № 4А-232/2018).

В Законе о бухучете сказано: бухгалтер не отвечает за соответствие первички, составленной другими лицами, фактам хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кажется, все логично: главбухи часто работают с первичкой, которую оформляет кто-то другой, и не могут знать, какой на самом деле была хозяйственная операция. Но когда главбухи приводят этот аргумент в суде, он не срабатывает. Вот реальный пример из решения Беловского районного суда Кемеровской области от 22.01.2019 по делу № 12-4/2019(12-100/2018).

В другой ситуации главбух заявила: она не может проверить, соответствует ли первичка реальным операциям или нет. Но судьи не приняли этот аргумент. Бухгалтерская отчетность должна содержать достоверные данные (постановление Ульяновского областного суда от 29.04.2019 по делу № 4А-217/2019). Но бывает, что судьи поддерживают бухгалтера. Вот пример (решение Прокопьевского районного суда Кемеровской области от 25.12.2018 по делу № 12-121/2018).

Самый верный способ избежать штрафа, когда компания занизила налог, — сдать уточненку (ч. 2 ст. 15.11 КоАП, п. 4 ст. 81 НК). В этом случае инспекторы не вправе оштрафовать как компанию, так и главбуха. Такой способ используйте, например, если документы поступили в бухгалтерию с задержкой и вы занизили доходы. Отразите доходы в уточненке. До ее сдачи доплатите налог и пени.

Можно фиксировать дату передачи документов в бухгалтерию. Например, вести журнал регистрации первички, поступающей от менеджеров. В нем можно фиксировать реквизиты документов, дату передачи в бухгалтерию, Ф. И. О. менеджера и его подпись. Но это трудоемкий вариант. Можно также закрепить в должностных обязанностях менеджеров передачу документов в определенные сроки.

Возьмем другую ситуацию: компания занизила налог из-за недостоверной первички. Главбух может не знать, что данные в первичке не соответствуют реальным операциям. Тогда вариант с уточненкой не подходит. Чем подтвердить, что ошибки главбуха нет, если инспекторы потребуют штраф? Доказательством будет подпись работника, который составил документ. Он отвечает за достоверность данных в первичке.

Довод о том, что бухгалтер не подписывал первичку, может не сработать, если судья решит: новая норма КоАП не применяется, если компания занизила налог. Поэтому подстраховаться от штрафа на 100 процентов вряд ли получится. Но стоит проверить, что сказано в вашей должностной инструкции. Безопаснее, чтобы в ней не было обязанностей проверять контрагентов и договоры. Ведь претензии налоговиков обычно связаны с сомнительными поставщиками.

Примеры нарушений в учете из-за чужих ошибок и их последствия для бухгалтера