Начинаем заполнять трудовые книжки с номера записи. Оштрафуют, если не исправим?
Чем рискуете: штрафа не будет. Максимум проверяющие укажут компании на ошибку во время профилактического визита и расскажут, как заполнять трудовую книжку правильно.
При приеме сотрудника на работу в графе 3 трудовой книжки надо указать наименование компании. Под названием организации записывают должность, на которую берут работника. На этой же строке в графах 1, 2 и 4 ставят порядковый номер записи, дату и реквизиты приказа о приеме на работу. Такой порядок утвердили чиновники из Минтруда (п. 10 приложения 2 к приказу от 19.05.2021 № 320н). Одобряет его и Роструд (ответ на вопрос от 30.05.2023 № 181490 →онлайнинспекция.рф). Образец 1 — ниже.
На практике встречается следующая ошибка. Работодатель приводит номер, дату записи и реквизиты приказа на одной строке с наименованием компании. Получается, что информация в графах 1, 2 и 4 оказывается не на своем месте. Образец 2 — ниже. Исправлять ли такую ошибку? С этим вопросом мы обратились к практикующим трудинспекторам. Вот что нам ответили.
Правила заполнения трудовой книжки действительно гласят, что запись о приеме на работу нужно начинать с указания наименования компании. Порядковый номер записи, должность, дату и реквизиты приказа надо приводить ниже, как на образце 1. Такие правила предусмотрели, чтобы унифицировать и упорядочить заполнение трудовых книжек. Чтобы все работодатели оформляли документ одинаково и не возникало путаницы в записях.
Трудинспекторы, с которыми мы пообщались, отмечают: если компания делает записи по-другому — начинает с порядкового номера, это ошибка, но некритичная. Такой недочет ни на что не влияет, трудовые права работников не нарушает, а потому вносить исправления в трудовую книжку нет необходимости. Просто учтите этот нюанс оформления, когда будете делать новые записи в трудовых книжках.
По словам проверяющих, они не штрафуют работодателей за подобные оформительские ошибки. Но во время профилактического визита могут обратить внимание организации на выявленный недочет. Опять же, наказывать за него инспекторы не станут: во время профвизита у них на это нет полномочий. Максимум расскажут, в чем заключается ошибка, и проговорят, как делать правильно. А правильный алгоритм заполнения мы уже описали выше и показали на образце 1.
СФР рассылает странные сообщения о бывших сотрудниках. Что ответить фонду
Что сделать: поясните фонду, что сотрудник уже уволен. Об этом вы ранее отчитывались в СЗВ-ТД или в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Одна из ваших коллег поделилась ситуацией, с которой столкнулись и другие бухгалтеры. Работник уволился из компании в феврале 2023 года. На следующий день после увольнения бухгалтер отразила эту кадровую процедуру в подразделе 1.1 отчета ЕФС-1. Сведения в электронном виде направила в фонд, и от СФР ей пришел протокол, подтверждающий успешные отправку и получение информации.
Прошло несколько месяцев, как вдруг от фонда приходит сообщение об ошибке с кодом WARN_KZ_0004. В сообщении указаны Ф. И. О. и СНИЛС уволенного сотрудника. Такая ошибка означает, что человек не числится работником страхователя. Это и понятно, думает бухгалтер, ведь сотрудник действительно давно уволился. А значит, и отвечать на такое сообщение не нужно. Но специалисты фонда, как мы выяснили, не рекомендуют оставлять подобные сообщения без внимания.
В фонде нам пояснили, с чем связана рассылка таких сообщений. Оказалось, это техническая ошибка. Она возникает в тот момент, когда бывший сотрудник оформляет на новой работе электронный больничный лист. Вместе с информацией по больничному листу, которая поступает новому работодателю от СФР, прежняя компания сотрудника получает вот такое странное сообщение. Связано это с объединением в 2023 году ФСС и ПФР. По словам представителей СФР, взаимодействие баз данных бывших фондов пока несовершенно, проблему еще не решили и подобные сообщения бывшим работодателям действительно могут поступать.
При получении сообщения с кодом WARN_KZ_0004 специалисты фонда рекомендуют бывшему работодателю проверить, действительно ли он своевременно отчитался об увольнении сотрудника. Если так, то стоит направить в СФР пояснения о том, что сотрудник давно уволился и об этой кадровой процедуре компания ранее уже отчиталась. К пояснениям приложите копию протокола, подтверждающего получение фондом подраздела 1.1 отчета ЕФС-1 или СЗВ-ТД. Этого будет достаточно.
Ваш ответ поможет специалистам фонда поскорее устранить несовершенство своей базы. Заодно они проверят на актуальность сведения, которые у них есть по вашей компании.
У директора истекает срок полномочий. Увольнять?
Что сделать: уволить директора, выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчет, а потом принять заново. Либо заключить допсоглашение, но тут есть риск.
Рассмотрим ситуацию. Компания закрепила в уставе, что срок полномочий директора составляет три года. На этот же срок с директором заключили трудовой договор. Например, с 15 июля 2020 года. Но 15 июля 2023 года этот срок истекает. Что предпринять? Ведь это директор, де-факто он продолжает управлять компанией, расставаться с ним собственники бизнеса не планируют.
С директором фактически заключили срочный трудовой договор. Этот документ прекращает действие по истечении своего срока — в нашем случае это три года (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК). О прекращении договора предупредите директора заранее и в письменной форме — не менее чем за три календарных дня до предстоящего увольнения (ст. 79 ТК). Форма уведомления — свободная.
Так как в уставе закреплено, что полномочия директора действуют три года, каждый новый трудовой договор руководителя будет срочным. Один из вариантов продления — по истечении срока действия договора его расторгнуть и заключить новый с внесением необходимых записей в трудовую книжку директора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК).
Трудинспекторы, которых мы опросили, склоняются именно к этому варианту, поскольку он не противоречит ТК. Есть еще один способ: продлить срок действия договора через допсоглашение. Этот вариант не регламентирован ТК, но популярен на практике. Проверяющие к нему особо не придираются, но споры возможны. Ведь продлевать срочные договоры допсоглашениями можно только беременным и педагогам, которые избираются на должность по конкурсу (ч. 2 ст. 261, ст. 332 ТК).
Если выбираете первый способ, то уволить директора необходимо накануне, 14 июля 2023 года, издав приказ о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК). В этот же день выплатите ему окончательный расчет и компенсацию за все дни неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК). А 15 июля 2023 года директора нужно принять заново на должность: составить приказ о приеме и подписать новый трудовой договор.
Перед увольнением и приемом проведите собрание учредителей. На основании протокола примите директора вновь.
Уведомлять инспекцию о продлении полномочий директора и вносить изменения в ЕГРЮЛ не нужно (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). А вот сдать в СФР подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 об увольнении и приеме директора придется. Крайний срок — следующий рабочий день после оформления каждой кадровой процедуры.
за правильный ответ
