ЕФС-1 будете сдавать по новой форме

Введут новые коды для графы «Трудовая функция». В отчете будете указывать, на какой тип договора приняли сотрудника:

«0» — бессрочный трудовой договор;

«0.1» — срочный трудовой договор на срок до 6 месяцев;

«0.2» — срочный трудовой договор на срок более 6 месяцев;

«1» — трудовой договор по совместительству;

«1.1» — трудовой договор по совместительству на срок до 6 месяцев;

«1.2» — трудовой договор по совместительству на срок более 6 месяцев.

Также для графы «Код выполняемой функции» появится три новых обозначения: «ДИСТ» — при приеме или переводе сотрудника на дистанционную работу или работу на дому; «НЕПД» — для неполного рабочего дня; «НЕПН» — для неполной рабочей недели. Компенсации удаленным работникам: как платить сейчас и что поменяется с 2024 года.

Добавят коды для отчетов по договорам ГПХ. В ЕФС-1 по договорам гражданско-правового характера будет на два кода выполняемой функции больше. Добавят коды для договоров, в которых закрепили условия о страховании от несчастных случаев, когда надо платить взносы в СФР на травматизм:

ДГПХФЛНС — договор ГПХ, по которому страхователь-физлицо, в том числе ИП, обязан уплачивать страховые взносы на травматизм;

ДАВТФЛНС — договор авторского заказа, по которому страхователь-физлицо, в том числе ИП, обязан уплачивать страховые взносы на травматизм.

Благодаря эти кодам СФР поймет, когда ставить на учет ИП как работодателя и когда его снимать с учета, если предприниматель не нанимает работников, привлекает подрядчиков.

Предусмотрят основания для отказа в приеме отчета. Не примут отчет, если:

— его подал человек, полномочия которого не подтверждены;

— у заявителя недействительная КЭП;

— поданные сведения не соответствуют форме или формату.

Добавят новые основания, чтобы сдать отчет при увольнении. Указывать в ЕФС-1 кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» придется также в случае, если трудовой договор прервали в связи с переводом сотрудника по его просьбе или с его согласия на постоянную работу к другому работодателю.

Предусмотрят новый чек-бокс — «Назначение выплат по ОСС». Появится он в подразделе 1.2 раздела 1 отчета в поле «Тип сведений». Сюда будете ставить галочку, если сотрудник подал заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком или если на него пришел больничный лист.

Введут новую графу «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности». В этой графе надо будет указывать 0 или 1. Кодом 1 придется обозначать:

— женщин в декрете и работников в отпуске по уходу за ребенком;

— сотрудников, которые учатся или поступают в образовательные организации и при этом находятся в отпуске без содержания;

— мобилизованных и добровольцев.

Всех остальных работников будете обозначать кодом 0.

В СФР разобрали спорные вопросы о заполнении аналога СЗВ‑ТД

 Под одним титульным листом можно сдавать все разделы, которые входят в форму ЕФС-1?

Да, все верно. Форма включает титульный лист и может содержать как все предусмотренные разделы, так и один из разделов или подразделов.

 В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 теперь показывают не только штатных сотрудников, но и подрядчиков-физлиц. В графе 2 этого подраздела надо указать дату начала договора. Как определить, что это за дата?

Надо опираться на дату заключения договора или дату начала работы подрядчика, если она зафиксирована в договоре.

 Например, договор заключили 22 марта 2023 года. Но по условиям договора подрядчик приступает к работе с 1 апреля. Какую из этих двух дат указывать в графе 2?

Если в договоре указана дата начала работы или оказания услуги, то именно ее и нужно приводить в графе 2 подраздела 1.1 отчета ЕФС-1. В вашем примере это 1 апреля 2023 года.

 Аналогичный вопрос по дате окончания договора. Например, в договоре сказано, что договор действует до 31 марта, но акт выполненных работ подписали 27 марта. Какую из этих двух дат указывать в графе 2?

Учитывая, что работы по договору ГПХ выполнены досрочно и акт подписан 27 марта, то фактически договор ГПХ прекращает действовать в этот день. Поэтому 27 марта надо указать в графе 2 подраздела 1.1 формы ЕФС-1.

 То есть ориентироваться надо все же на акт, а не на дату, которую заказчик и исполнитель зафиксировали в договоре?

Да, датой окончания договора считается дата подписанного акта.

 Заключили договор ГПХ с 1 марта 2023 года по 1 апреля 2023 года. Акт выполненных работ компания планирует подписать с подрядчиком 1 апреля. Так как дата расторжения договора известна заранее, можно ли заранее подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о расторжении договора?

Да, можно представить сведения об окончании договора одновременно со сведениями о начале его действия. Нарушением это не будет.

 Про подрядчиков поговорили, теперь давайте обсудим обычных сотрудников. Допустим, работнику повысили оклад, а должность не изменилась. Отражать ли это в подразделе 1.1 отчета ЕФС-1?

Нет. Повышение оклада в соответствии с ТК — не кадровое мероприятие. Это не нужно фиксировать в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

 А если изменилась продолжительность рабочего времени? Например, раньше сотрудник работал по четыре часа в день, а стал по шесть часов. Это надо отразить в подразделе 1.1?

Нет. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 фиксируйте только кадровые мероприятия, которые оформляете приказом, распоряжением, договором. Например, в отчете однозначно надо отразить прием сотрудника в компанию, перевод на другую постоянную работу, увольнение. А изменение продолжительности рабочего времени у действующего сотрудника — не кадровое мероприятие.

 Как заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением?

Укажите в соответствующих графах подраздела 1.1 дату увольнения. Впишите наименование мероприятия — «Увольнение», код и причину, почему сотрудник увольняется. Приведите реквизиты документа, который является основанием для увольнения, например приказа.

 Сотрудник уходит в отпуск. Компания на время отпуска заключает с ним договор подряда. Подавать ли подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 при заключении и окончании такого договора?

Да, подавать. Заключение и расторжение договора подряда — отдельные кадровые мероприятия, которые надо отразить в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Не важно, что с работником уже действует трудовой договор.

Включать ли в подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 принятых на работу внутреннего и внешнего совместителей?

Да, включать. Подраздел 1.1 заполняйте и подавайте на всех работников, включая тех, кто трудится по совместительству (п. 1.4 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 245п. — Примеч. ред.). Речь идет и о дистанционной работе.