В ФНС рассказали, для чего переводить договоры в цифру и какой формат выбрать
Теперь вы можете составлять договоры с контрагентами в электронном виде. ФНС утвердила уже два формата для таких документов. Какой из них выбрать и для чего вообще переводить договоры в цифру, рассказала разработчик ХML-формата договора Ольга Лапина. В ФНС она занимается вопросами, связанными с переходом на ЭДО первичных документов.
ОЛЬГА ЛАПИНА — советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, автор бестселлера «Годовой отчет», к. э. н., имеет диплом DIPiFR. С 2012 года советник руководителя ФНС по вопросам электронного документооборота первичных учетных документов. Разработчик утвержденных ФНС форматов УПД, УКД, акта расхождений при приемке, акта приемки выполненных работ. Принимала активное участие в формировании методологии формата транспортной накладной.
ГЛАВБУХ: Ольга Гелиевна, налоговая служба утвердила уже два формата для электронных договоров: XML и PDF/A-3 (приказы ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115, от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236. — Примеч. ред.). В наименовании форматов фигурирует термин «договорной документ», а не просто «договор». Почему выбрали эту формулировку?
ОЛЬГА ЛАПИНА: Соглашусь, что термин необычен. Но такое название появилось неспроста. Учитывали, что нельзя ограничивать компании в свободе волеизъявления при заключении сделок. А это значит, что организации сами смогут выбрать способ заключения сделок, текст, форму и название для документа. Поэтому термин «договорной документ» по своей сути — это обобщение для всех случаев заключения договоров. Форматы подойдут для договоров с приложениями, а также для дополнительных соглашений.
Получается, что ФНС сделала два формата одного и того же документа?
Да, чтобы у компаний был выбор. Сейчас можно использовать любой удобный для себя формат договора. Такой документ подойдет для обмена как с контрагентом, так и с налоговиками. Но я бы еще отметила, что альтернатив, по сути, не две, а три. ФНС теперь готова принимать и документ, который стороны изначально создали в формате PDF и подписали электронными подписями.
Так в каком формате представлять договор, если он понадобится налоговым инспекторам при проверке: PDF/A-3, PDF или XML?
Исключительно в том формате, в котором он был создан. Нет никакой нужды задумываться о какой-либо конвертации, поскольку все три формата уже технически указаны как возможные к приемке-передаче при взаимодействии с ФНС. Тем более что сама возможность и порядок легитимной конвертации пока не определены, хотя обсуждения ведутся уже несколько лет.
Важная деталь
Представлять в ФНС договор нужно в том формате, в котором он был создан.
На что компаниям ориентироваться при выборе формата договора? Можете назвать преимущества и недостатки каждого из форматов: PDF/A-3, PDF и XML?
Начнем с договора в формате PDF. Его легко создать — подойдут стандартные средства. Им можно обмениваться быстро с минимальными расходами на доставку. Но как и у бумажного договора, у договора в PDF есть важный недостаток: информация в нем не подлежит автоматизированной обработке в информационных системах.
А вот если заключить договор в формате PDF/A-3, его основные данные не понадобится вводить в информационные системы вручную. Особенность этого формата в том, что он совмещает в себе две структуры: картинки текста в PDF и отдельные показатели в формате XML. Это позволяет отказаться от ручного переноса данных в систему учета компании. Но есть нюанс: XML-часть документа смогут извлечь не все. Для этого понадобится специально настроить свое ПО. Но и это еще не все. Дело в том, что однозначно юридически значимой в формате стандарта PDF/A-3 является PDF-часть, а XML-часть — только при отсутствии противоречий с текстовой частью.
Проще
Прочитать XML-документ можно с помощью сервиса визуализации ФНС. →edo2.nalog. gov.ru/visual#/
Что касается XML-формата, то в его структуре нет дублирования данных, все фрагменты текста имеют юридическое значение. Это формат, который не требует ручного ввода и не имеет дополнительных рисков, связанных с возможным появлением в автоматизированной системе искаженных по отношению к тексту договора данных.
Выбор формата, на мой взгляд, должен также определяться и потребностью компании в машинной обработке информации, которая содержится в договоре. Например, XML-формат больше подходит, когда нужно автоматически использовать информацию о датах отгрузок и оплат, сроках между операциями по договору. В том числе чтобы предупреждать работников о сроках необходимых действий и формировать проекты первички. Если такой потребности нет, то может хватить и свойств PDF-форматов.
Если компания получит договор в XML-формате, как прочитать его содержание?
ФНС уже работает над программным обеспечением для визуализации договоров в XML-формате на своем сайте.→nalog.gov.ru Это значит, что с таким договором сможет работать практически любая организация. Получили подписанный первой стороной договор, посмотрели через сайт ФНС, согласились и поставили свою электронную подпись. Надо будет — посмотрели еще раз или скачали скан-копию.
Планируется ли сделать формат XML обязательным для электронных договоров? Если это так, то как следовало бы действовать сейчас компаниям, которые уже имеют электронные договоры в других форматах?
Я уже отмечала, что сейчас передать в инспекцию можно договор, созданный в любом из трех форматов. Вряд ли эти возможности в среднесрочной перспективе будут сокращены до одного формата. Так что поводов что-то резко менять просто на фоне утверждения XML-формата я не вижу.
На заметку
Преимущества электронных договоров
| Не понадобится делать скан-копии бумажных договоров, загружать в систему учета компании, подписывать электронной подписью. Это сократит время на обмен документами с ФНС. |
| В электронный документ невозможно внести изменения после подписания КЭП. Это защитит бизнес от недобросовестных клиентов и поставщиков. |
|
| Доступный всем формат решает проблему роуминга операторов ЭДО между контрагентами. |
| Электронные договоры обладают юридической силой наравне с бумажными документами, поэтому могут являться доказательством в суде. |
Что известно о новом спецрежиме, который введут для тех, кто перерос малый бизнес
Пользоваться льготами МСП смогут даже те, кто вырос из малого бизнеса. Чиновники поняли, что у компаний нет стимула расширяться, а значит, и создавать новые рабочие места. Поэтому решили создать новый спецрежим — промежуточный вариант между упрощенкой и общей системой. Он позволит компаниям сгладить «прыжок» в крупный бизнес. В статье собрали все, что известно о новом режиме. Узнайте, подойдет ли он вашей компании.
Важная деталь
Президент поручил Правительству разработать новый налоговый режим к началу 2024 года.
Почему понадобился новый спецрежим
Компании на спецрежимах не должны бояться развивать и наращивать свой бизнес. Сейчас этому мешает резкий переход на общую систему налогообложения и потеря льгот МСП. И как следствие — риск обанкротиться. Боясь потерять организацию, собственники начинают искусственно занижать показатели и дробить бизнес. Чиновники справедливо решили, что это неправильно.
Скажем сразу: на момент подготовки материала депутаты еще не успели опубликовать проект нового переходного налогового режима. Но это только вопрос времени: ввести новый режим поручил Президент. Нам удалось разузнать некоторые подробности, каким будет переходный спецрежим и кто им сможет воспользоваться.
Кто попадет в новую категорию бизнеса
В промежуточную категорию попадут компании, которые уже превысили ограничения для МСП, но еще не доросли до крупного бизнеса. Минэкономразвития предлагает отнести к этой группе организации, которые работают в приоритетных отраслях, не связаны с государством и чей доход не превышает 10 млрд руб. в год. Сейчас на рынке действует порядка 2500 таких предприятий.
Компаниям из промежуточной категории бизнеса помогут финансово. В частности, предоставят поручительство от лица государства и льготные кредиты. Вероятно, появятся также инструменты для привлечения инвестиций в такие предприятия через биржу. Заработают все эти меры в лучшем случае в 2025 году, поскольку новый налоговый режим планируют внедрить в НК не раньше 2024 года. Вот только ваши коллеги считают, что для бизнеса важнее не государственная поддержка, а уменьшенная налоговая нагрузка. А если уж говорить о льготах, то они должны быть привязаны к отраслям, в которых работают компании.
|
Чиновники же считают, что смысл нового спецрежима не в том, чтобы компании экономили на налогах. Вот что об этом говорил замминистра финансов Алексей Сазанов во время Московского финансового форума — 2023.
|
Почему бы просто не повысить ограничение по доходам для УСН? Увеличивать лимиты по упрощенке уже не имеет смысла, считают чиновники. Когда бизнес просил это сделать, налоговики говорили, что компаний с пороговыми значениями по доходам, стоимости имущества и численности сотрудников не так много. Поэтому в повышении порога просто не было смысла. Но вмешалась инфляция, и сейчас, например, многие компании приближаются к лимитам по стоимости активов. Бесконечные повышения лимитов не дадут результата. Все это будет временной мерой. Согласны с этим и коллеги.
|
Каким будет новый налоговый режим
Чиновники уже разрабатывают новый спецрежим по поручению Президента. Первые наработки Минфин планирует представить уже к концу этого года. Причем это будет не аналог упрощенки, а что-то похожее, но специализированное для категории компаний, выросших в средний бизнес. К примеру, платить НДС все же придется, но по крайней мере по пониженной или даже нулевой ставке. Важно, что создадут универсальный режим для всех его потенциальных пользователей. Такую идею озвучил на Московском финансовом форуме замминистра финансов Алексей Сазанов.
|
Ваши коллеги отметили, что ждут новый спецрежим, каким бы он ни был. В любом случае он снизит нагрузку на бизнес.
|
В ФНС в ответ на наш запрос поразмышляли, каким может быть новый спецрежим. Пока точной информации нет даже у налоговиков.
|
Почему коллеги считают новый спецрежим «адаптацией для хитрецов» и так ли это
Для решения проблемы Президент призвал не «ловить за руку» тех, кто хитрит, чтобы остаться в льготной категории бизнеса. Вместо этого нужно создать отдельный комплекс мер поддержки. Задача в том, чтобы поддержать развитие, убрать преграды, которые мешают бизнесу набирать силу, расширяться, создавать новые рабочие места. В результате введения промежуточной категории «МСП плюс» у компаний будет меньше стимулов к дроблению. А плавный переход к общей системе сохранит конкурентную позицию компании.
Отношение бизнеса к новым идеям чиновников не так однозначно. Вывод один: МСП плюс не станет гарантией налоговой безопасности.
Что еще ждет компании в ближайшую трехлетку
Минфин определил основные направления бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2024—2026 годы (информация от 28.09.2023 →minfin.gov.ru). Помимо появления нового переходного режима, в политику Минфина заложены и другие изменения. Вот самые важные.
Малому бизнесу попытаются облегчить работу. Дадут льготные кредиты, гранты, переработают систему предоставления государственной социальной помощи на основании социального контракта. А еще доработают АУСН, НПД и ПСН. Географию применения автоупрощенки расширят, а некоторые ограничения снимут.
Поддержат не только бизнес, но и потребности страны. Планируют расширить программы поддержки государства и под это подстроить налоговую систему. К примеру, хотят изменить правила предоставления вычетов на детей, а налоговых агентов обяжут указывать в отчетности не облагаемые НДФЛ доходы.
Ставки НДФЛ оставят на прежнем уровне. Чиновники ожидают значительный прирост поступлений по НДФЛ. Но, как нам пояснили в Минфине, новых ставок вводить не будут. Бюджет пополнят за счет налога в размере 15 процентов, а также НДФЛ с доходов по вкладам в банках, который начнет поступать с 2024 года.
Бухучет реформируют. Хотят сделать так, чтобы учет соответствовал современному уровню развития экономических отношений. В том числе расширят сферы применения упрощенного учета: пока заявлено, что под упрощение бухучета подпадут все категории НКО. Также чиновники продолжат сближать бухучет с МСФО.
|
Как вычеты по НДФЛ влияют на ваш учет, расчеты и уведомления
- 1Детский вычет применяйте к первой выплате в месяце
- Так сейчас считают налоговики
- 2Зарплату включайте в расчет лимита для вычетов по дате выплаты
- Из-за этого право на вычет сотрудник может потерять позже
- 3Вычет предоставьте и в том случае, если работник обратился за ним в середине года
- Правила для детского и имущественного вычета отличаются
- 4Налог к уплате уменьшайте на сумму возврата
- Иначе переплатите в бюджет
В конце года самое время проверить вычеты по НДФЛ. И дело не только в лимите доходов, через него сотрудники уже вполне могли перешагнуть. Из-за новых правил по НДФЛ поменялись и правила, по которым вы предоставляете вычеты. Причем они стали еще более запутанными.
Осторожно
Предоставляйте детский вычет уже к первой выплате в месяце. Иначе есть риск жалоб со стороны сотрудников.
В какой момент предоставлять детский вычет
В НК прямо не говорится, в какой момент предоставлять детский вычет. Есть два варианта. Первый — при выплате в данном месяце любого облагаемого дохода. Второй — обязательно при первой же выплате. В начале года чиновники разрешали предоставлять вычет при выплате любого дохода в течение месяца или даже делить его. Однако сейчас их позиция стала строже: вычет нужно предоставить к первой же выплате в месяце. Не важно, что это — зарплата, отпускные или какой-то другой доход. Такие разъяснения мы получили в ФНС.
Теперь нужно смотреть только на то, есть ли у работника право на вычет на момент получения дохода. Если есть, вычет нужно предоставить (п. 3 ст. 210, подп. 4 п. 1 ст. 218, п. 3 ст. 226 НК). Ведь сотрудник написал заявление на вычет, и выходит, что отложить его нельзя. Перенос вычета на более позднюю выплату означает, что работник в начале месяца получит меньше денег. Да, по итогам месяца разницы не будет, но, возможно, работнику важно получить больше денег в начале месяца. Поэтому возможны претензии со стороны сотрудников.
Пример 1. Вычет в начале месяца
И в прошлом году налоговый агент мог предоставить вычет не с зарплаты за месяц, а, например, с отпускных, если их выплачивали до конца месяца. Но если компания откладывала вычет на последний день месяца, никаких претензий к ней не возникало.
На заметку
Какие выплаты включать в лимит доходов для вычетов
В лимит включайте доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13 процентов. Причем только те, к которым применяются вычеты. Дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов, но вычеты применить к ним нельзя. Поэтому и учитывать в лимите их не нужно (письмо Минфина от 28.10.2021 № 03-04-07/87353).
Включите в расчет выплаты с прошлого места работы, возьмите их из справки о доходах. Что касается текущих доходов, учитывайте в лимите только выплаты от вашей компании. Выяснять все доходы сотрудника вы не обязаны. Например, не важно, сколько физик получает на работе по совместительству.
Выплаты, которые не облагаются НДФЛ, в 350 000 руб. не включайте. В частности, увеличивайте лимит только на сверхнормативные суточные — это свыше 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. для заграничных командировок. Учтите, что сверхлимитные суточные увеличивают налоговую базу по НДФЛ не на дату выплаты, а на последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет. Это правило не изменилось.
По каким правилам включать зарплату в лимит
В НК есть еще одно требование к вычетам: они полагаются только до того месяца, в котором облагаемый доход работника с начала года превысит лимит в 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Посчитать окончательную сумму лимита можно только в конце месяца. Именно с этим связан тот факт, что бухгалтеры откладывали вычет на конец месяца. Из-за лимита вычет с первой же выплаты может привести к перерасчету НДФЛ (письмо Минфина от 09.02.2023 № 03-04-06/10700).
Пример 2. Перерасчет НДФЛ из-за вычета
Расчет самого лимита с 1 января не изменился. В него по-прежнему включают все облагаемые доходы до удержания НДФЛ. Но если раньше зарплату включали в лимит в полной сумме в последний день месяца, то теперь ее учитывают частями — при каждой выплате. Причем не важно, за какой месяц зарплата. Дата начисления зарплаты при этом осталась неизменной — последний календарный день месяца. Но для НДФЛ это не важно. Смотрите только на день выплаты.
Пример 3. Аванс и расчет в разных месяцах
Пересчитайте НДФЛ, если работник только сейчас обратился за вычетом
Если сотрудник оформил вычет в конце года, НДФЛ потребуется пересчитать. Это нужно сделать независимо от того, какой вычет попросил работник. Но правила зависят от того, надо ли возвращать налог или достаточно скорректировать текущие выплаты.
Детский вычет. Если право на вычет возникло в текущем году, налог пересчитайте с начала года, но учитывайте, в каком месяце родился ребенок. Вернуть излишне уплаченный НДФЛ за прошлые годы сотрудник может только через налоговую инспекцию.
Пример 4. Пересчет НДФЛ из-за детского вычета
Если доход работника к дате, когда он написал заявление на вычет, уже превысил лимит, вычет предоставьте за те месяцы, когда общая сумма дохода еще укладывалась в 350 000 руб.
Имущественный вычет. Не важно, когда работник оформит уведомление на имущественный вычет. Вам в любом случае нужно пересчитать НДФЛ с начала года и вернуть его работнику (письмо Минфина от 06.03.2020 № 03-04-05/16897). Уточненки при этом подавать не надо.
Пример 5. Как показать НДФЛ, если работник оформил имущественный вычет в середине года
Как определить сумму НДФЛ к уплате, если возвращали налог
В уведомлениях отражают сумму НДФЛ к уплате. Это значит, что в документе нужно указать разницу между удержанным и возвращенным НДФЛ. Не ошибитесь, иначе инспекторы спишут лишнюю сумму. Тогда придется корректировать уведомление, однако деньги разрезервируют не сразу.
Осторожно
Сумму НДФЛ к уплате определяйте за вычетом возвратов.
Пример 6. Как скорректировать автозачет
