Что проверить в документах на перевозку, если не хотите потерять расходы и вычеты
Для компании подтвердить транспортные расходы — как выиграть в лотерею. Чем больше сумма, тем сложнее. То первичку неправильно оформили, то перевозчик недобросовестный. Как исключить такие налоговые риски, читайте в нашей статье.
Осторожно
Инспекторы снимут расходы, если обнаружат, что сведения в транспортной накладной неверные. Безопасный образец.
Компания, которая повезет ваш груз своим транспортом, предложит подписать договор перевозки. А посредник — договор транспортной экспедиции. Он окажет вам только услуги по организации перевозки. Свои машины задействовать не будет, а для доставки привлечет другого подрядчика. Подтверждающие документы для договоров разные.
Для договора перевозки достаточно одного документа — транспортной накладной. Если в договоре не оговорили, кто оформляет этот документ, — обязанность ляжет на грузоотправителя. Выписывают ее минимум в трех экземплярах — по одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, можно добавить еще один для заказчика.
Когда груз сдали перевозчику, накладную подписывают грузоотправитель и водитель. Первый экземпляр остается у грузоотправителя. Остальные едут дальше. После разгрузки в месте назначения грузополучатель подписывает документы, оставляет один экземпляр себе, а два возвращает водителю. Затем один из них отправляют заказчику, а второй перевозчик оставляет себе. Печати на накладной не обязательны. Это подтвердил Олег Хороший, начальник отдела налогообложения прибыли Департамента налоговой и таможенной политики Минфина.
Договор транспортной экспедиции требует больше документов, чем договор перевозки. Минфин разъясняет, что для списания расходов в этом случае нужны экспедиторские и другие документы, которые подтверждают выполнение услуг (письмо от 22 марта 2017 г. № 03-03-06/1/16317). Но подтвердить исполнение можно только договором перевозки и транспортной накладной. Значит, для признания расходов понадобятся: транспортная накладная, акт сдачи-приемки оказанных услуг, экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, договор перевозки, доверенность от заказчика на право заключения договора перевозки, доверенность от экспедитора перевозчику. Такой список требуют налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 1 ноября 2011 г. № 16-15/105695).
Транспортная накладная нужна для обоих договоров. При договоре перевозки сложностей с этой накладной нет. А вот по договору транспортной экспедиции документ часто оформляют неверно. Составить его должен экспедитор. Он указывает себя в разделе 2 в качестве грузоотправителя, а в графе «Перевозчик» пишет того, кто на самом деле повезет груз. Между тем на практике распространен другой вариант — экспедитор в транспортной накладной указывает себя перевозчиком. Это ошибка. Грузоотправитель — тот, кто от своего имени или от имени грузовладельца передает груз по договору перевозки. Грузополучатель — тот, кто вправе получить груз. А перевозчик — тот, кто по договору перевозки груз доставляет
Как теряют вычеты из-за недобросовестных экспедиторов
Большинство транспортных компаний в России — посредники. Они нанимают для перевозки предпринимателей, в собственности которых, по нашим данным, 80 процентов магистральных тягачей. Но почти все ИП на спецрежимах, поэтому добросовестные экспедиторы не могут получить по ним вычет НДС. По нашим подсчетам, у экспедитора на общей системе, который занимается внутренними перевозками и имеет свой парк машин, доля вычетов не превышает 65 процентов. Мы предлагаем клиентам закрепить в договоре условие: экспедитор ежеквартально представляет им декларацию по НДС. Если доля вычетов в ней превышает 70 процентов, то для клиента это повод усомниться в добросовестности контрагента и отказаться от сотрудничества с ним. Этот способ помогает выявить недобросовестного перевозчика уже на этапе переговоров.
МАРИНА ГАЛЯВИНА, директор правового управления ООО «ИТЕКО Россия»
В СЗВ-М за июль поставили код прошлого месяца
Зачем исправлять: чтобы ПФР не заявил, что вы не отчитались, и не выписал штраф в 500 руб. за каждого сотрудника в СЗВ-М.
До 15 августа нужно сдать СЗВ-М за июль. Перед отправкой отчета убедитесь, что в нем стоит верный код отчетного месяца — 07, а не 06. А если уже ошиблись, как можно скорее исправьте отчет, чтобы избежать штрафа от проверяющих из ПФР.
Зачастую коллеги просто берут предыдущий отчет и вносят в него свежие данные. Это удобно, но у такого способа есть опасность. Если забудете обновить в отчете код месяца, то СЗВ-М за нужный период в базу фонда не попадет. Проверяющие не будут разбираться, почему вы дважды отчитались за один и тот же месяц. Когда срок сдачи СЗВ-М пройдет, они просто выпишут вам штраф за отчет, который не увидели в своей базе. Размер штрафа — 500 руб. за каждого сотрудника в отчете, так что итоговая сумма санкций может выйти внушительной (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). В суде такой штраф можно оспорить. Судьи уверены: главное, чтобы компания отправила СЗВ-М вовремя, пусть и с ошибкой. Даже если ошиблись в коде месяца, за который сдавали отчет (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 19 мая 2017 г. по делу № А12-47145/2016).
Чтобы исправить такую ошибку, сдайте СЗВ-М еще раз, но с верным кодом отчетного периода. Постарайтесь сделать это, пока не прошел срок сдачи текущего СЗВ-М. В отчете поставьте правильный код отчетного месяца и тип формы «исхд». Получится, что вы еще раз сдадите исходную форму, но она будет считаться корректировкой. В ПФР говорят, что это нормально. Но на всякий случай приложите к отчету пояснения в свободной форме о том, что таким образом вы исправляете ошибку в коде отчетного месяца. Тогда проверяющие точно не запутаются в ваших отчетах и правильно разнесут полученную информацию в базе.
Как таковой формы уточненки для СЗВ-М нет. Есть только дополняющий и отменяющий отчеты. Но первый для нашей ситуации не подходит — дополнять вам нечего. А отменяющую форму сдавать опасно. Ведь тем самым вы отмените прошлый отчет, который хоть и с ошибкой, но вовремя поступил к проверяющим из ПФР. Тогда новый исходный СЗВ-М с правильным кодом отчетного периода поступит в базу фонда уже с нарушением срока. Штрафа от фонда избежать в таком случае не получится. Вы сможете его только снизить через суд, если у компании есть смягчающие обстоятельства (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13 июня 2017 г. по делу № А40-14378/17).
Выдали сотруднику отпускные с НДФЛ
Зачем исправлять: чтобы избежать штрафа в 20 процентов от налога за то, что удержали и заплатили НДФЛ с опозданием.
Одна из коллег поделилась с нами такой ситуацией. Компания начислила сотруднику отпускные — 10 000 руб. С этой суммы рассчитали НДФЛ — 1300 руб. То есть на руки сотруднику должны были выдать 8700 руб. (10 000 – 1300). Но из-за ошибки бухгалтера сотрудник получил все 10 000 руб.
В итоге работнику выдали больше денег, чем ему причиталось. В этой ситуации компания рискует получить штраф в 20 процентов за НДФЛ, который вовремя не удержали и не перечислили в бюджет (ст. 123 НК РФ). Просто так заплатить налог из собственных денег компания не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Налоговый кодекс запрещает так поступать.
Как исправить ошибку, чтобы минимизировать налоговые риски для компании? Просто так удержать с сотрудника переплату не получится. Взыскать с него лишние деньги можно, если компания их переплатила из-за собственной счетной ошибки (ст. 137 ТК РФ). Но в ситуации, о которой мы говорим, такой ошибки не было. Ведь бухгалтер начислил отпускные верно. В день, когда переплатили сотруднику отпускные, попросите его вернуть переплату. Эту сумму перечислите в бюджет как НДФЛ. В ФНС нам сообщили, что претензий к компании в таком случае не будет — ведь получится, что налог вы удержали вовремя.
Если же сотрудник отказывается вернуть деньги или уже уехал в отпуск, придется корректировать учет. Без налоговых последствий это можно сделать, если сотруднику в текущем году не платили материальную помощь. Ведь такая выплата до 4000 руб. в год не облагается НДФЛ. Тогда достаточно будет провести лишние выплаты как материальную помощь. Но на руки эту сумму сотруднику не выдавать, а перечислить ее в качестве НДФЛ. Например, если сотруднику выдали 10 000 руб. вместо 8700 руб., то оформите материальную помощь на 1300 руб. После того как перечислите деньги в бюджет, все начисления по сотруднику сойдутся, и проблем не будет.
Если вариант с матпомощью невозможен, остается только удержать налог из последующих денежных выплат сотруднику. Если сделаете это в том же месяце, когда выдали отпускные, то на камералке 6-НДФЛ налоговики вряд ли придерутся к такой выплате. В ФНС говорят, что программа инспекций сопоставляет только даты по уплате НДФЛ. Если налог перечислили вовремя — до конца месяца, в котором выплатили отпускные, — то на дату удержания инспекторы даже не обратят внимания.
